Ένας διαχειριστής πληροφοριών υγείας έχει τέσσερις βασικούς τομείς ευθύνης: τη δημιουργία διαδικασιών εισαγωγής δεδομένων, τη διαχείριση της ακεραιότητας των δεδομένων, την ασφάλεια του συστήματος και την ανάλυση δεδομένων. Ένας διαχειριστής πληροφοριών υγείας ή υπεύθυνος πληροφοριών υγείας είναι εκπαιδευμένος να διατηρεί τα ιατρικά αρχεία των ασθενών. Οι διαχειριστές πληροφοριών υγείας απασχολούνται σε νοσοκομεία, εγκαταστάσεις υγειονομικής περίθαλψης και ασφαλιστικές εταιρείες. Σε ένα τυπικό τμήμα πληροφοριών υγείας ή φακέλων υγείας, ο διαχειριστής πληροφοριών υγείας έχει αρκετούς τεχνικούς πληροφοριών υγείας που είναι υπεύθυνοι για την εισαγωγή δεδομένων και την εκτέλεση ρουτίνας ανάλυσης.
Οι πληροφορίες που διατηρεί ένας διαχειριστής πληροφοριών υγείας χρησιμοποιούνται για την ανάλυση του κόστους και τη λήψη αποφάσεων σχετικά με τις τάσεις στην υγεία, το προσωπικό και την αγορά εξοπλισμού. Οι πληροφορίες πρέπει να είναι ακριβείς, αξιόπιστες και ασφαλείς, λόγω του απορρήτου του ασθενούς. Υπάρχει ένα ευρύ φάσμα συστημάτων πληροφοριών υγείας που διατίθενται στην αγορά. Δεν είναι ασυνήθιστο για τον διαχειριστή πληροφοριών υγείας να συνεργάζεται στενά με το προσωπικό υποστήριξης συστημάτων για τη δημιουργία νέων αναφορών και τη βελτίωση της λειτουργικότητας για την κάλυψη μοναδικών αναγκών.
Οι διαδικασίες εισαγωγής δεδομένων είναι οι κανόνες και τα βήματα που ακολουθούν οι τεχνικοί πληροφοριών υγείας κατά την εισαγωγή πληροφοριών στο σύστημα πληροφοριών υγείας. Αυτές οι διαδικασίες χρησιμοποιούνται για τη μείωση του κινδύνου σφάλματος εισαγωγής δεδομένων, τη διασφάλιση της συνεπούς χρήσης συγκεκριμένων κωδικών για την αντιστοίχιση των πραγματικών πληροφοριών και την παροχή της βάσης για όλες τις μελλοντικές αναφορές. Η δημιουργία και η διατήρηση αυτών των κανόνων καθορίζει τη συνολική ποιότητα των δεδομένων και έχει άμεσο αντίκτυπο στη χρηστικότητα των πληροφοριών.
Η ακεραιότητα των δεδομένων είναι μια σημαντική λειτουργία που διαχειρίζεται με συνδυασμό επιχειρηματικών διαδικασιών και κανόνων συστήματος. Οι κανόνες της επιχειρηματικής διαδικασίας καθορίζουν ποιες πληροφορίες καταγράφονται και πώς. Η τεκμηρίωση προέλευσης για την εισαγωγή δεδομένων πρέπει να καθορίζεται και να χρησιμοποιείται με συνέπεια από όλους τους τεχνικούς πληροφοριών υγείας. Τα συστήματα υπολογιστών μπορούν να προγραμματιστούν ώστε να διασφαλίζεται ότι όλες οι καταχωρήσεις δεδομένων πληρούν ορισμένους κανόνες σχετικά με τον αριθμό των χαρακτήρων, τις αριθμητικές ομαδοποιήσεις ή τους ελέγχους για την εισαγωγή διπλών δεδομένων. Ο συνδυασμός αυτών των λειτουργιών θα παρέχει έναν βαθμό ελέγχου της ποιότητας των δεδομένων που εισάγονται στο σύστημα.
Τα αρχεία υγείας περιέχουν προσωπικές πληροφορίες για τον ασθενή, όπως ηλικία, φύλο, ακριβείς διαδικασίες που έχουν ολοκληρωθεί, εξετάσεις που έχουν παραγγελθεί, όνομα και ειδικότητα γιατρού και συνταγογραφούμενα φάρμακα. Όλες αυτές οι πληροφορίες είναι άκρως εμπιστευτικές. Το επίπεδο ασφάλειας γύρω από το σύστημα πληροφοριών υγείας είναι κρίσιμο. Ενώ η φυσική ασφάλεια είναι συνήθως ευθύνη του προσωπικού της τεχνολογίας των πληροφοριών, ο διαχειριστής είναι υπεύθυνος για τον έλεγχο τόσο των ατόμων που έχουν πρόσβαση όσο και ακριβώς τις λειτουργίες που μπορούν να εκτελέσουν. Πολλά συστήματα πληροφοριών υγείας έχουν διαδρομές ελέγχου για την παρακολούθηση του ονόματος του μέλους του προσωπικού που είχε πρόσβαση στο αρχείο κάθε ασθενούς και πότε.
Η τελευταία ευθύνη του διαχειριστή πληροφοριών υγείας είναι η ανάλυση των αναφορών του συστήματος. Είναι υπεύθυνοι για την παροχή ακριβών και ολοκληρωμένων αναφορών στην ανώτερη διοίκηση σχετικά με το κόστος, τη δραστηριότητα, τα δημογραφικά στοιχεία των ασθενών και άλλες πληροφορίες, όπως απαιτείται. Αυτή είναι μια κρίσιμη λειτουργία για την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων τόσο στο νοσοκομείο όσο και στην ασφαλιστική εταιρεία.