Μερικές φορές αναφέρεται απλώς ως RFT, μια αίτηση υποβολής προσφορών είναι ένα έγγραφο που χρησιμεύει ως πρόσκληση για προμηθευτές και διάφορους τύπους πωλητών να παρέχουν αγαθά και υπηρεσίες στον εκδότη του εγγράφου. Ως επί το πλείστον, αυτός ο τύπος πρόσκλησης χρησιμοποιείται από κυβερνητικές οντότητες που κυμαίνονται από το τοπικό έως το εθνικό επίπεδο. Ένα RFT παρέχει παρόμοια λειτουργία με το αίτημα για πρόταση ή RFP στον ιδιωτικό τομέα.
Ένα από τα διακριτικά χαρακτηριστικά μιας αίτησης υποβολής προσφορών είναι ότι η πρόσκληση δεν εκδίδεται σε επιλεγμένη ομάδα δυνητικών προμηθευτών. Αυτό διαφέρει από ένα αίτημα για πρόταση, όπου το έγγραφο μπορεί να είναι κάπως ευρύ ή πολύ λεπτομερές και απευθύνεται μόνο σε προμηθευτές που η εταιρεία πιστεύει ότι μπορούν να καλύψουν τις ανάγκες της. Οι κυβερνήσεις επικεντρώνονται στην παροχή πολύ συγκεκριμένων πληροφοριών για τους τύπους αγαθών που θέλουν και καλούν ένα ευρύ φάσμα δυνητικών προμηθευτών να προμηθευτούν. Κάθε επιχείρηση ή άτομο που πληροί τα κριτήρια που καθορίζονται στο κείμενο του εγγράφου είναι ελεύθερο να υποβάλει αίτηση και ενδεχομένως να λάβει το καθεστώς εξουσιοδοτημένου προμηθευτή.
Σε ορισμένες χώρες, η απάντηση σε αίτημα υποβολής προσφορών απαιτεί από τον υποψήφιο προμηθευτή να υποβάλει αυτό που είναι γνωστό ως αίτημα για πληροφορίες ή RFI. Αυτό το έγγραφο παρέχει ουσιαστικά ιστορικό για τον δυνητικό προμηθευτή, συμπεριλαμβανομένων λεπτομερειών για τον αριθμό των ετών στην επιχείρηση, πληροφορίες σχετικά με τη χρηματοπιστωτική σταθερότητα της επιχείρησης και τυχόν άλλους παράγοντες που μπορεί να σχετίζονται με τον χαρακτηρισμό ως εξουσιοδοτημένου προμηθευτή της κυβέρνησης. Ένα αντίγραφο του εγγράφου μπορεί να υποβληθεί μαζί με την υποβολή του RFT, ή μπορεί να ζητηθεί από τον πωλητή να επιβεβαιώσει ότι ένα RFI είχε υποβληθεί προηγουμένως, αναφέροντας την ημερομηνία και την κυβερνητική οντότητα που έλαβε το αίτημα για πληροφορίες.
Δεν υπάρχει τυποποιημένο πρότυπο για την προετοιμασία της αίτησης υποβολής προσφορών. Το τελικό έγγραφο θα αντικατοπτρίζει τους ισχύοντες κανονισμούς και πρότυπα που καλείται να τηρήσει η κυβέρνηση. Αυτό σημαίνει ότι το τελικό σχέδιο είναι πιθανό να είναι εξαιρετικά λεπτομερές και να παρέχει στους δυνητικούς προμηθευτές επαρκείς πληροφορίες για να καθοριστεί εάν πρέπει ή δεν πρέπει να απαντήσουν στο αίτημα. Οι απαιτήσεις αυτού του τύπου εμποδίζουν τους προμηθευτές που δεν πληρούν τα κυβερνητικά πρότυπα να ξοδέψουν χρόνο για τη δημιουργία μιας απάντησης που είναι πολύ πιθανό να ληφθεί υπόψη, ενώ ελαχιστοποιούν επίσης τον αριθμό των απαντήσεων που πρέπει να αναθεωρηθούν από την οντότητα που εξέδωσε το αρχικό αίτημα για διαγωνισμό.
SmartAsset.