Η απάτη στις προμήθειες αναφέρεται σε παραβιάσεις της διαδικασίας υποβολής προσφορών όταν ιδιωτικές εταιρείες ζητούν συμβάσεις από δημόσιους φορείς. Περιλαμβάνει υπερτιμολόγηση για υλικά ή εργασία, μη ανταγωνιστικές διαδικασίες υποβολής προσφορών, σύγκρουση συμφερόντων και προμήθεια ελαττωματικών υλικών. Αυτό το είδος απάτης απαγορεύει στους δημόσιους φορείς να αποκτούν αγαθά ή υπηρεσίες με το χαμηλότερο δυνατό κόστος.
Απάτη μπορεί να συμβεί κατά τη διαδικασία προετοιμασίας της προσφοράς, εάν το κόστος είναι διογκωμένο ή όταν ένα αίτημα για προσφορές δίνει πλεονέκτημα σε μια συγκεκριμένη εταιρεία. Οι δημόσιοι φορείς συνήθως τοποθετούν διαφημίσεις για να ζητήσουν προσφορές από ανταγωνιστικές εταιρείες. Όταν τα σφάλματα σχεδιασμού ή προϋπολογισμού υπονομεύουν τον ανταγωνισμό, μπορεί να θεωρηθεί απάτη στις προμήθειες. Απάτη μπορεί επίσης να συμβεί όταν ένας δημόσιος υπάλληλος δίνει εμπιστευτικές πληροφορίες σε έναν συγκεκριμένο προμηθευτή.
Απάτη στις προμήθειες μπορεί επίσης να συμβεί κατά τη διαδικασία επιλογής, συνήθως όταν προσφέρονται δωροδοκίες ή μίζες με αντάλλαγμα την ανάθεση της σύμβασης σε μια συγκεκριμένη εταιρεία. Οι δημόσιοι υπάλληλοι συνήθως ταξινομούν τις υποβληθείσες προσφορές για να αξιολογήσουν ποια εταιρεία μπορεί να παρέχει την υπηρεσία στην καλύτερη τιμή. Η πολιτική ορισμένων δημόσιων υπηρεσιών απαιτεί δύο ή περισσότερα άτομα κατά τη διαδικασία εξέτασης της προσφοράς για τη διασφάλιση της δικαιοσύνης.
Οι δημόσιοι υπάλληλοι ενδέχεται να διαπράξουν απάτη στις προμήθειες με εξαπάτηση. Ενδέχεται να χωρίσουν τα αγαθά ή τις υπηρεσίες σε δύο χωριστές συμβάσεις για να αποφύγουν την επίσημη διαδικασία έγκρισης. Οι δημόσιοι φορείς που επιβλέπουν τις δαπάνες ορίζουν συνήθως ένα όριο για την έγκριση της σύμβασης που συνδέεται με ένα συγκεκριμένο χρηματικό ποσό. Εάν ένας υπάλληλος διαχωρίσει σκόπιμα την παραγγελία για να αποφύγει τον έλεγχο, μπορεί να κατηγορηθεί για αυτού του είδους την απάτη.
Οι προμηθευτές ενδέχεται επίσης να εξαπατήσουν το κοινό κατά τη διαδικασία υποβολής προσφορών ή μετά την ανάθεση μιας σύμβασης. Η νόθευση προσφορών συμβαίνει όταν οι εταιρείες συνωμοτούν για να υποβάλουν υψηλές προσφορές που δίνουν πλεονέκτημα σε μια εταιρεία. Ένας ανάδοχος που κερδίζει την προσφορά μπορεί να συμφωνήσει να στείλει εργασίες υπεργολαβίας σε έναν ανταγωνιστή που υποβάλλει υψηλή ή απαράδεκτη προσφορά. Αυτές οι συνωμοσίες δίνουν την εμφάνιση ανταγωνιστικής προσφοράς, όταν δεν υπάρχει καμία.
Μια άλλη μορφή απάτης στις προμήθειες συμβαίνει όταν ένας ανάδοχος διογκώνει το κόστος των υλικών ή παραποιεί έγγραφα που υποβάλλονται για να υποστηρίξουν αυτά τα έξοδα. Όταν μια εταιρεία χρεώνει για εργασία που δεν εκτελέστηκε ή για υλικά που δεν παρασχέθηκαν, αυτό αντιπροσωπεύει απάτη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας ανάδοχος μπορεί να αντικαταστήσει ελαττωματικά ή κατώτερα προϊόντα για να αυξήσει τα κέρδη. Ορισμένοι δημόσιοι φορείς ζητούν τεκμηρίωση για να επιβεβαιώσουν ότι χρησιμοποιήθηκαν ορισμένα υλικά και το κόστος τους.
Ο έλεγχος της απάτης στις προμήθειες σε μια κατάσταση έκτακτης ανάγκης είναι συνήθως πιο δύσκολος. Εάν συμβεί μια φυσική καταστροφή, οι δημόσιες υπηρεσίες γενικά δεν έχουν χρόνο για να ζητήσουν ανταγωνιστικές προσφορές και να ακολουθήσουν την κανονική διαδικασία κατά την ανάθεση των συμβάσεων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να υπάρχει μια μοναδική πηγή των υπηρεσιών που χρειάζεται ο οργανισμός σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, γεγονός που εξαλείφει τις ευκαιρίες για ανταγωνισμό.