Συχνά όταν ένα έγγραφο προσφέρεται σε κάποιον, το άτομο που υποβάλλει το έγγραφο πρέπει να τηρεί αρχείο της ανταλλαγής ή να εξασφαλίζει απόδειξη ότι το έγγραφο δόθηκε στον παραλήπτη. Για αυτούς τους λόγους, καθώς και για άλλους, δημιουργείται συχνά μια απόδειξη εγγράφου και απαιτείται η υπογραφή της από τον παραλήπτη. Παρόλο που δεν υπάρχει τυπικό έντυπο για την απόδειξη εγγράφου, τα περισσότερα περιλαμβάνουν το όνομα του εγγράφου, την ημερομηνία και την ώρα που προσφέρονται στον παραλήπτη και την υπογραφή του προσώπου που δέχτηκε την παραλαβή του εγγράφου.
Παρόλο που υπάρχουν άλλες μέθοδοι για τη διασφάλιση ή την απόδειξη της λήψης ενός εγγράφου, όπως η αποστολή του εγγράφου με πιστοποιημένο ή συστημένο ταχυδρομείο, σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτές οι μέθοδοι δεν είναι πρακτικές ή προτιμώμενες. Ελλείψει επίσημης κάρτας υπογραφής ή απόδειξης, όπως η απόδειξη επιστροφής για πιστοποιημένη επιστολή ή πακέτο, μπορεί να χρησιμοποιηθεί απόδειξη εγγράφου. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείται ιδιωτική υπηρεσία ταχυμεταφορών ή παραδίδεται ένα έγγραφο στο χέρι, ενδέχεται να μην υπάρχει απόδειξη παράδοσης χωρίς απόδειξη παραστατικού.
Η χρήση απόδειξης εγγράφου χρησιμοποιείται συχνότερα για νομικά έγγραφα. Ωστόσο, μια απόδειξη εγγράφου μπορεί να χρησιμοποιηθεί για οποιοδήποτε τύπο εγγράφου. Στο νομικό πεδίο, μπορεί να χρειαστεί να παραδοθεί στον πελάτη μια αλλαγή τελευταίας στιγμής ή μια επείγουσα αίτηση που υποβάλλεται στο δικαστήριο χωρίς την πολυτέλεια να περιμένει μια παραδοσιακή υπηρεσία αλληλογραφίας. Συχνά, ακόμη και η ολονύκτια αλληλογραφία δεν θα φτάσει το έγγραφο στον προορισμό του εγκαίρως. Κατά συνέπεια, μπορεί να χρησιμοποιηθεί μια ιδιωτική υπηρεσία ταχυμεταφορών ή το έγγραφο να παραδοθεί αυτοπροσώπως. Σε περίπτωση διαφωνίας σχετικά με την παραλαβή σε μεταγενέστερη ημερομηνία μπορεί να χρειαστεί αρχείο της παράδοσης.
Η βιομηχανία ακινήτων είναι ένας άλλος τομέας στον οποίο μπορεί να χρησιμοποιείται συχνά απόδειξη εγγράφου. Οι προσφορές για αγορά είναι γενικά ευαίσθητες στο χρόνο. Παρόλο που μια προσφορά μπορεί να αποσταλεί με φαξ σε έναν πωλητή, εάν η προσφορά γίνει αποδεκτή, τα μέρη συνήθως θέλουν ένα πρωτότυπο, υπογεγραμμένο αντίγραφο το συντομότερο δυνατό, το οποίο απαιτεί την ανάγκη να χρησιμοποιηθεί μια ταχεία μέθοδος παράδοσης, όπως μια ιδιωτική υπηρεσία ταχυμεταφορών Το Η απόδειξη παραλαβής ολοκληρώνεται στη συνέχεια χρησιμοποιώντας απόδειξη εγγράφου.
Μια απόδειξη εγγράφου μπορεί να είναι περίτεχνη ή τόσο απλή όσο το μέρος που το χρησιμοποιεί επιθυμεί. Κατά κανόνα, θα περιέχει το όνομα και μια σύντομη περιγραφή του παραδιδόμενου εγγράφου, τον αριθμό των σελίδων, την ημερομηνία και την ώρα και θα έχει χώρο για το όνομα και την υπογραφή του προσώπου που αποδέχεται την παραλαβή του εγγράφου. Όχι μόνο η απόδειξη χρησιμεύει ως αρχείο για το πρόσωπο που υπέβαλε το έγγραφο, αλλά μπορεί επίσης να απαιτηθεί σε περίπτωση που υπάρξει διαφωνία ή αντιδικία στο μέλλον, όταν ή ακόμα και αν παραληφθεί το έγγραφο.
SmartAsset.