Ένα σύστημα επιχειρησιακού προγραμματισμού πόρων (ERP) είναι ένα σύστημα τεχνολογίας πληροφοριών που εφαρμόζει μια εταιρεία για να αυτοματοποιήσει τις εσωτερικές επιχειρηματικές διαδικασίες και δραστηριότητες της. Η διαχείριση αλλαγών ERP είναι η συγκεκριμένη διαδικασία για την εφαρμογή ενός νέου συστήματος για πρώτη φορά ή για αλλαγή από το ένα σύστημα στο άλλο. Όλη αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει δύο διαφορετικές λειτουργίες μεγάλης κλίμακας: την ολοκλήρωση της πληροφορικής και τη διαχείριση αλλαγών. Το μέγεθος της εταιρείας συνήθως υπαγορεύει τη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών ERP καθώς το σύστημα περιέχει πολλές διαφορετικές ενότητες ή ενότητες.
Η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών μπορεί να γίνει εσωτερικά ή εξωτερικά. Η εσωτερική διαχείριση αλλαγών θα περιλαμβάνει τη μετατόπιση του προσωπικού από τις καθημερινές εργασιακές του δραστηριότητες στην ομάδα διαχείρισης αλλαγών. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές επιχειρήσεων επιλέγουν συνήθως άτομα που έχουν ιδιαίτερη γνώση του συστήματος ERP ή άλλων επιχειρηματικών τμημάτων που θα λάβουν το νέο σύστημα. Μεγάλες εταιρείες με περίπλοκες επιχειρηματικές δραστηριότητες θα χρησιμοποιούν συχνά αυτήν την προσέγγιση, καθώς διαθέτουν προσωπικό για να χειριστούν αυτήν τη διαδικασία.
Η εξωτερική διαχείριση αλλαγών ERP απαιτεί από μια εταιρεία να προσλάβει σύμβουλο διαχείρισης ή άλλη ομάδα διαχείρισης αλλαγών. Αυτά τα άτομα ή οι ομάδες έχουν συνήθως ειδικές γνώσεις ή εξειδίκευση στη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών. Η χρήση εξωτερικής ομάδας με διαχείριση αλλαγών ERP μπορεί να είναι πιο επωφελής, καθώς η όλη διαδικασία περιλαμβάνει τεχνικό υλικό και λογισμικό τεχνολογίας πληροφοριών.
Η εγκατάσταση ενός ολοκαίνουργιου συστήματος ERP όταν η εταιρεία δεν διαθέτει προηγούμενο επιχειρησιακό σύστημα είναι συχνά ευκολότερη από την αντικατάσταση ενός παλιού συστήματος. Τα παλαιότερα συστήματα ενδέχεται να απαιτούν την κατάργηση παλαιών πακέτων λογισμικού ή υλικού. Η νεότερη τεχνολογία είναι συχνά δύσκολο να ενσωματωθεί με παλαιότερα συστήματα, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε υψηλότερο κόστος διαχείρισης αλλαγών. Επιπλέον, το υλικό παλαιότερης τεχνολογίας μπορεί να έχει μικρή έως καθόλου αξία διάσωσης. Οι εταιρείες συχνά χάνουν χρήματα εάν δεν μπορούν να πουλήσουν τον παλιό εξοπλισμό.
Η εφαρμογή ενός συστήματος ERP συνήθως ξεκινά με ένα τμήμα ή τμήμα. Ανάλογα με τις δραστηριότητες της εταιρείας και τη βιομηχανία ή τον τομέα των επιχειρήσεων, οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές επιχειρήσεων συχνά ξεκινούν με μικρότερο όγκο. Αυτό επιτρέπει στην εταιρεία να συνεχίσει τις κύριες δραστηριότητες καθ ‘όλη τη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών ERP. Τα λάθη και τα ζητήματα μπορούν επίσης να διορθωθούν γρήγορα χωρίς υπερβολικές διαταραχές. Οι εργαζόμενοι μπορεί επίσης να είναι πιο πρόθυμοι να βοηθήσουν στη διαδικασία αλλαγής εάν αισθάνονται πιο άνετα με τη διαδικασία και οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι διευθυντές συνεργάζονται με τους εργαζόμενους και όχι γύρω τους.
Η διαχείριση αλλαγών δεν είναι απαραίτητα μια διαδικασία που τελειώνει γρήγορα. Αλλαγές ή προσαρμογές στο σύστημα ERP σε μελλοντικές χρονικές περιόδους θα είναι συχνά απαραίτητες για να διασφαλιστεί ότι η εταιρεία θα μεγιστοποιήσει την αξία του ERP. Όταν χρησιμοποιεί εξωτερική ομάδα διαχείρισης αλλαγών, η εταιρεία ενδέχεται να χρειαστεί να ζητήσει συνεχή υποστήριξη όσον αφορά τεχνικούς αναλυτές ή υπηρεσίες εξυπηρέτησης πελατών. Αυτό επιτρέπει στην εταιρεία να συνεργαστεί με τον προμηθευτή ERP για να διορθώσει ζητήματα και προβλήματα.
SmartAsset.