Η διαχείριση πιστώσεων είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό των λογιστικών λειτουργιών που συνήθως διεξάγονται υπό την ομπρέλα των Εισπρακτέων Λογαριασμών. Ουσιαστικά, αυτή η συλλογή διαδικασιών περιλαμβάνει την πιστοποίηση της επέκτασης πίστωσης σε έναν πελάτη, την παρακολούθηση της λήψης και της καταγραφής πληρωμών σε εκκρεμή τιμολόγια, την έναρξη διαδικασιών είσπραξης και την επίλυση διαφορών ή ερωτημάτων σχετικά με χρεώσεις σε τιμολόγιο πελάτη. Όταν λειτουργεί αποτελεσματικά, η διαχείριση πίστωσης χρησιμεύει ως ένας εξαιρετικός τρόπος για να παραμείνει η επιχείρηση οικονομικά σταθερή.
Η διαδικασία της πιστωτικής διαχείρισης ξεκινά με την ακριβή αξιολόγηση της πιστοληπτικής ικανότητας της πελατειακής βάσης. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν η εταιρεία επιλέξει να επεκτείνει κάποιο είδος πιστωτικού ορίου ή ανακυκλούμενης πίστωσης σε ορισμένους πελάτες. Σωστή διαχείριση των κλήσεων πίστωσης για τον καθορισμό συγκεκριμένων κριτηρίων που πρέπει να πληροί ένας πελάτης πριν λάβει αυτόν τον τύπο πιστωτικής συμφωνίας. Ως μέρος της διαδικασίας αξιολόγησης, η διαχείριση πιστώσεων απαιτεί επίσης τον καθορισμό του συνολικού πιστωτικού ορίου που θα επεκταθεί σε έναν δεδομένο πελάτη.
Διάφοροι παράγοντες χρησιμοποιούνται ως μέρος της διαδικασίας διαχείρισης πίστωσης για την αξιολόγηση και τον χαρακτηρισμό ενός πελάτη για τη λήψη κάποιας μορφής εμπορικής πίστωσης. Αυτό περιλαμβάνει τη συλλογή δεδομένων για την τρέχουσα οικονομική κατάσταση του δυνητικού πελάτη, συμπεριλαμβανομένου του τρέχοντος πιστωτικού σκορ. Θα ληφθεί επίσης υπόψη η τρέχουσα αναλογία μεταξύ εσόδων και εκκρεμών οικονομικών υποχρεώσεων. Η αρμόδια διοίκηση επιδιώκει όχι μόνο να προστατεύσει τον πωλητή από πιθανές απώλειες, αλλά και να προστατεύσει τον πελάτη από τη δημιουργία περισσότερων χρεωστικών υποχρεώσεων που δεν μπορούν να διακανονιστούν εγκαίρως.
Μετά τον καθορισμό του πιστωτικού ορίου για έναν πελάτη, η διαχείριση πίστωσης εστιάζει στην παροχή στον πελάτη ακριβών και έγκαιρων δηλώσεων ή τιμολογίων. Τα τιμολόγια πρέπει να παραδίδονται στον πελάτη σε εύλογο χρονικό διάστημα πριν από την ημερομηνία λήξης, παρέχοντας έτσι στον πελάτη εύλογο χρονικό διάστημα για να συμμορφωθεί με τους όρους αγοράς. Η περίοδος μεταξύ της παράδοσης του τιμολογίου και της ημερομηνίας λήξης θα πρέπει επίσης να δίνει αρκετό χρόνο στον πελάτη για να ελέγξει το τιμολόγιο και να επικοινωνήσει με τον πωλητή εάν υπάρχουν ερωτήσεις ή ανησυχίες σχετικά με ένα στοιχείο γραμμής στο τιμολόγιο. Αυτό δίνει σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη χρόνο να επανεξετάσουν την ερώτηση και να καταλήξουν σε κάποιο είδος επίλυσης.
Όταν η διαδικασία διαχείρισης πιστώσεων λειτουργεί αποτελεσματικά, όλοι οι εμπλεκόμενοι επωφελούνται από την προσπάθεια. Ο πωλητής έχει μια εύλογη διασφάλιση ότι τα τιμολόγια που εκδίδονται σε έναν πελάτη θα πληρωθούν εντός των όρων ή ότι θα ληφθούν τακτικές ελάχιστες πληρωμές στα υπόλοιπα πιστωτικών λογαριασμών. Οι πελάτες έχουν την ευκαιρία να οικοδομήσουν μια ισχυρή σχέση με τον πωλητή και έτσι να δημιουργήσουν μια σταθερή πιστωτική αναφορά.