Η διαχείριση καταπιστευματικών κεφαλαίων είναι η διαδικασία επίβλεψης και διαχείρισης κάποιου τύπου καταπιστευματικών ταμείων. Αυτό το επίπεδο εποπτείας μπορεί να είναι εξαιρετικά λεπτομερές ή να περιλαμβάνει την εκτέλεση ορισμένων καθηκόντων, με βάση τον τρόπο με τον οποίο είναι δομημένο το καταπιστευματικό ταμείο. Σε όλες τις περιπτώσεις, ο διαχειριστής του καταπιστεύματος αναμένεται να συμμορφώνεται με τις διατάξεις του καταπιστεύματος και να βασίζει όλες τις αποφάσεις σχετικά με τη διαχείριση των περιουσιακών στοιχείων και την εκταμίευση κεφαλαίων από το καταπίστευμα σύμφωνα με αυτές τις διατάξεις.
Ενώ το ακριβές εύρος ευθύνης που σχετίζεται με μια συγκεκριμένη κατάσταση διαχείρισης καταπιστευματικών κεφαλαίων θα ποικίλλει, υπάρχουν μερικές βασικές διαδικασίες που είναι πιθανό να βρεθούν στη διαχείριση οποιουδήποτε τύπου καταπιστεύματος. Ένα από αυτά τα βασικά καθήκοντα ή διαδικασίες είναι η αξιολόγηση των περιουσιακών στοιχείων που συνδέονται με το ταμείο. Ανάλογα με τη δομή του αμοιβαίου κεφαλαίου, ο διαχειριστής μπορεί να έχει την εξουσία να αγοράζει και να πωλεί περιουσιακά στοιχεία ως μέσο μεγιστοποίησης της ροής της απόδοσης στο αμοιβαίο κεφάλαιο. Για παράδειγμα, ο διαχειριστής ενός καταπιστευματικού ταμείου για παιδιά ή ενός καταπιστευματικού ταμείου υποτροφιών μπορεί να είναι σε θέση να πουλήσει μετοχές μετοχών όταν υπάρχει λόγος να πιστεύουμε ότι η αξία αυτών των μετοχών θα πέσει και θα παραμείνει σε ύφεση για κάποιο χρονικό διάστημα. Στη συνέχεια, ο διαχειριστής χρησιμοποιεί τα έσοδα από την πώληση αυτών των μετοχών για να αγοράσει ένα άλλο δικαίωμα προαίρεσης μετοχών που υπόσχεται να δημιουργήσει υψηλότερο ποσοστό απόδοσης, αυξάνοντας την αξία των περιουσιακών στοιχείων που συνδέονται με το καταπίστευμα.
Η διαδικασία διαχείρισης καταπιστευματικών κεφαλαίων περιλαμβάνει επίσης συχνά την επίβλεψη και την εκτέλεση εκταμιεύσεων από το ταμείο προς τους δικαιούχους. Αυτές οι εκταμιεύσεις πρέπει να ακολουθούν οποιεσδήποτε κατευθυντήριες γραμμές καθορίζονται ως μέρος της διαμόρφωσης του αμοιβαίου κεφαλαίου. Αυτό σημαίνει ότι πριν γίνουν οι εκταμιεύσεις από ένα καταπιστευματικό ταμείο υποτροφιών, ο αποδέκτης πρέπει να πληροί όλα τα προσόντα που περιλαμβάνονται στις διατάξεις του καταπιστεύματος. Κατά τον ίδιο τρόπο, ο διαχειριστής ενός οικογενειακού καταπιστεύματος πρέπει να ακολουθεί τις οδηγίες του καταπιστεύματος όταν χορηγεί δάνειο ή διεκπεραιώνει μια επιχορήγηση σε ένα άτομο που θεωρείται μέρος της συμφωνίας καταπιστεύματος.
Ένα άλλο σημαντικό στοιχείο της διαχείρισης των καταπιστευματικών κεφαλαίων σε κάθε περίπτωση έχει να κάνει με την παροχή πλήρους και πλήρους αποκάλυψης των λογιστικών αρχείων του αμοιβαίου κεφαλαίου, όταν και όπως απαιτείται. Οι δικαιούχοι του ταμείου μπορούν να λάβουν πληροφορίες σχετικά με την τρέχουσα οικονομική κατάσταση του ταμείου επικοινωνώντας με τον διαχειριστή. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο διαχειριστής πρέπει να προετοιμάζει και να υποβάλλει εκθέσεις στους δικαιούχους σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα. Ο διαχειριστής του αμοιβαίου κεφαλαίου πρέπει επίσης να γνωρίζει καλά τυχόν νόμους και κανονισμούς που διέπουν τη λειτουργία των καταπιστευματικών ταμείων εντός της δικαιοδοσίας, αναφέροντας τις δραστηριότητες του αμοιβαίου κεφαλαίου στους αρμόδιους φορολογικούς και ρυθμιστικούς φορείς.
Για όλους αυτούς τους λόγους, η επιλογή ενός ατόμου για την παροχή διαχείρισης καταπιστευματικών κεφαλαίων θα πρέπει να εξεταστεί πολύ προσεκτικά. Στην ιδανική περίπτωση, το άτομο θα έχει ένα εκπαιδευτικό υπόβαθρο και κάποια εμπειρία ζωής που είναι χρήσιμη για την εκτέλεση των καθηκόντων του/της. Συχνά, η διαδικασία διαχείρισης πραγματοποιείται από έναν έως τρεις συνδιευθυντές, ένα σύστημα που βοηθά στη δημιουργία μιας σειράς ελέγχων και ισορροπιών που διασφαλίζουν τη συμμόρφωση με τους ισχύοντες νόμους και τις διατάξεις του ταμείου, καθώς και την ευκαιρία να κατανεμηθούν οι αρμοδιότητες διαχείρισης σε τρόπο που επιτρέπει μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα και έγκαιρη απόκριση.