Ένας προϋπολογισμός, που ορίζεται βασικά, είναι ένα στρατηγικό οικονομικό σχέδιο. Συνήθως λαμβάνει υπόψη τα έσοδα και τις δαπάνες. Για να το κάνετε αυτό, μπορεί να χρειαστεί να ληφθούν υπόψη ορισμένοι άλλοι παράγοντες, όπως η διαθεσιμότητα εργατικού δυναμικού και πρώτων υλών. Μια απόκλιση προϋπολογισμού προκύπτει όταν υπάρχει διαφορά μεταξύ του σχεδίου και του αποτελέσματος.
Όταν εξετάζετε τη διακύμανση του προϋπολογισμού, μπορεί να είναι πολύ σημαντικό να γίνεται διάκριση μεταξύ των πραγμάτων που επηρεάζουν τον προϋπολογισμό που μπορεί να ελεγχθεί και εκείνων που δεν μπορούν. Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους μπορεί να προκύψει απόκλιση προϋπολογισμού. Ένας λόγος είναι ότι ο προϋπολογισμός ήταν κακώς σχεδιασμένος. Αυτό είναι ένα παράδειγμα ενός ελεγχόμενου παράγοντα.
Ορισμένες αιτίες διακύμανσης του προϋπολογισμού μπορούν να ελεγχθούν. Το κόστος εργασίας είναι ένα άλλο παράδειγμα. Μια εταιρεία μπορεί να ελέγξει τις δαπάνες της σε αυτόν τον τομέα λαμβάνοντας αποφάσεις όπως η απαγόρευση υπερωριών και η εξωτερική ανάθεση έργων που διαφορετικά θα απαιτούσαν υψηλά αμειβόμενα μέλη του προσωπικού.
Ορισμένες αιτίες διακύμανσης του προϋπολογισμού είναι ανεξέλεγκτες. Οι παράγοντες αυτής της κατηγορίας είναι συνήθως εξωτερικοί. Αυτό σημαίνει ότι αυτοί οι παράγοντες καθορίζονται από οντότητες εκτός της εταιρείας που έχει κάνει τον προϋπολογισμό. Η αύξηση των τιμών των υπηρεσιών κοινής ωφέλειας μπορεί να είναι ένα παράδειγμα ανεξέλεγκτου παράγοντα. Εάν μια φυσική καταστροφή προκαλεί έλλειψη ορισμένων πρώτων υλών, αυτό είναι επίσης ένας ανεξέλεγκτος παράγοντας.
Όταν κάποιος εξετάζει μια απόκλιση του προϋπολογισμού, δεν θα πρέπει να υποθέσει αυτόματα ότι αναφέρεται σε ζημίες. Μια απόκλιση προϋπολογισμού μπορεί να είναι είτε θετική είτε αρνητική. Όταν είναι θετικό, αναφέρεται συνήθως ως ευνοϊκή διακύμανση. Όταν είναι αρνητικό, θεωρείται δυσμενής διακύμανση.
Υπάρχουν διάφορες κατηγορίες αποκλίσεων προϋπολογισμού. Η διακύμανση κέρδους είναι μία από τις πιο κοινές. Αυτό αναφέρεται στο χάσμα μεταξύ των κερδών που αναμένονταν και των κερδών που πραγματοποιήθηκαν πραγματικά, είτε είναι υψηλότερα είτε χαμηλότερα από τα προβλεπόμενα.
Είναι σύνηθες για μεγάλους οργανισμούς να έχουν πολλούς προϋπολογισμούς. Αυτά μπορούν, για παράδειγμα, να χωριστούν ανά τομέα, κλάδο ή τμήμα. Όταν συμβαίνει αυτό, υπάρχει πιθανότητα να υπάρχουν πολλές αποκλίσεις στον προϋπολογισμό. Υπάρχουν πολλοί τρόποι που μπορεί να αντιμετωπιστεί αυτό.
Πάρτε το παράδειγμα μιας εταιρείας εμφιάλωσης που έχει τμήμα βόρεια και νότια. Στο τέλος του έτους, ο βορράς μπορεί να έχει θετική διακύμανση 1 εκατομμυρίου δολαρίων ΗΠΑ. Ο νότος, ωστόσο, έχει αρνητική διακύμανση 500,000 $ USD. Ένας τρόπος με τον οποίο θα μπορούσε να αντιμετωπιστεί είναι να επιτραπεί στο τμήμα βόρειας να διατηρήσει το πλεόνασμα επιπλέον του ποσού που θα λάβει για τον νέο ετήσιο προϋπολογισμό. Αντίθετα, το νότιο τμήμα θα μπορούσε να αφαιρέσει το έλλειμμα των 500,000 δολαρίων από τον προϋπολογισμό του νέου έτους.