Ο προϋπολογισμός μηδενικής βάσης αντιπροσωπεύει μια διαδικασία όπου μια επιχείρηση ή μια κρατική υπηρεσία θα δημιουργήσει έναν προϋπολογισμό με συγκεκριμένα όρια σε ετήσια βάση. Αυτό διαφέρει από τον αυξητικό προϋπολογισμό, στον οποίο χρησιμοποιείται προϋπολογισμός προηγούμενων ετών και προστίθεται μια ποσοστιαία αύξηση στα ανώτατα όρια. Ο προϋπολογισμός μηδενικής βάσης ξεκινά κάθε κατηγορία από το μηδέν και θα παρέχει ένα όριο δαπανών με βάση τις απαραίτητες δαπάνες της επιχείρησης ή της κρατικής υπηρεσίας. Τα πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν αυξημένη αυτοσυγκράτηση, μειωμένα δικαιώματα και ανοιχτές συζητήσεις για τον προϋπολογισμό. Τα μειονεκτήματα μπορεί να είναι ο αυξημένος χρόνος για τον προγραμματισμό προϋπολογισμών ή μια ακατάλληλη λύση σε προβλήματα δαπανών.
Η επιβολή περιορισμών στη διαδικασία του προϋπολογισμού μπορεί να συμβάλει στο να διασφαλιστεί ότι δεν θα εισέλθει σπατάλη στον προϋπολογισμό. Συχνά αποκαλούμενη δημοσιονομική χαλάρωση, η σπατάλη αυξάνει το όριο δαπανών του προϋπολογισμού για ορισμένες κατηγορίες. Οι διαχειριστές μπορούν να «βελτιώσουν» την απόδοση του προϋπολογισμού τους, μη φτάνοντας αυτό το όριο δαπανών. Αυτό συμβαίνει επειδή ο διαχειριστής δεν σκοπεύει να ξοδέψει το χρηματικό ποσό που αναφέρεται στον προϋπολογισμό, δημιουργώντας μια λανθασμένη αίσθηση απόδοσης. Ο προϋπολογισμός μηδενικής βάσης αυξάνει τους περιορισμούς σε αυτήν τη συμπεριφορά, επειδή οι διαχειριστές θα πρέπει να παρέχουν τεκμηριωμένες δαπάνες για κάθε τομέα.
Η μείωση των δικαιωμάτων είναι ένα άλλο πλεονέκτημα του προϋπολογισμού μηδενικής βάσης. Πολλές κρατικές υπηρεσίες έχουν ετήσιες αυξήσεις σε προγράμματα δικαιωμάτων που απαιτούν αντίστοιχες αυξήσεις προϋπολογισμού. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε υπερβολικές δαπάνες με λίγες αναλύσεις που διενεργήθηκαν για να καθοριστεί εάν το πρόγραμμα δικαιωμάτων λειτουργεί αποτελεσματικά. Ξεκινώντας από το μηδέν κάθε χρόνο για τη διαδικασία του προϋπολογισμού αναγκάζει μια ανάλυση του προγράμματος για να καθορίσει πόσα χρήματα χρειάζεται το πρόγραμμα για να παραμείνει σε λειτουργία. Μόνο αιτιολογημένες αυξήσεις θα λαμβάνονται υπόψη κατά τον καθορισμό των τρέχοντων ορίων του προϋπολογισμού κάθε χρόνο.
Τα δύο προηγούμενα πλεονεκτήματα οδηγούν στο τρίτο πλεονέκτημα μηδενικής βάσης προϋπολογισμού: την ανοιχτή συζήτηση. Όταν τα άτομα σε μια εταιρεία ή μια κυβέρνηση πρέπει να συζητήσουν ενεργά περιορισμούς ή ετήσια όρια δαπανών, συνήθως ακολουθούν συζητήσεις και συζητήσεις. Αυτό επιτρέπει σε όλους να έχουν λόγο στη διαδικασία του προϋπολογισμού, συμπεριλαμβανομένων των εργαζομένων χαμηλότερου επιπέδου. Η πιο ανοιχτή συζήτηση μπορεί επίσης να οδηγήσει σε βελτιώσεις στον προϋπολογισμό και μείωση των δαπανών από την εφαρμογή νέων ιδεών.
Τα συγκεκριμένα μειονεκτήματα στη διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού μηδενικής βάσης περιλαμβάνουν μεγάλους χρόνους που αφιερώνεται στον προϋπολογισμό και μακροχρόνιες λύσεις σε απλά προβλήματα. Το να επιτραπεί η ανοιχτή συζήτηση για τη διαδικασία του προϋπολογισμού μπορεί επίσης να έχει ως αποτέλεσμα όλοι να έχουν διαφορετικές απόψεις. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε επιχειρήματα και συζητήσεις που μειώνουν τη δημιουργία ενός προϋπολογισμού. Η διαμάχη για έργα κατοικίδιων ζώων είναι ένα παράδειγμα ανοιχτών προβλημάτων συζήτησης στη διαδικασία του προϋπολογισμού.
Η δημιουργία μιας σημαντικής διαδικασίας προϋπολογισμού για απλά προβλήματα μπορεί επίσης να είναι ένα πρόβλημα. Δεν απαιτούν όλα τα επιχειρηματικά ζητήματα προϋπολογισμό και απλές αποφάσεις που δεν αναλογούν μπορεί να οδηγήσουν σε συμπερίληψη στη συζήτηση του προϋπολογισμού. Αυτό θα επιμηκύνει και θα μειώσει την εστίαση στην εύρεση μιας απλής λύσης δαπανών για ένα πρόβλημα.