Απόκλιση προϋπολογισμού είναι ο όρος που εφαρμόζεται σε μια επιχειρηματική κατάσταση όταν το ποσό που δαπανάται είναι μεγαλύτερο από τον προϋπολογισμό που έχει διατεθεί για τις δαπάνες. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία έχει προϋπολογισμό $1,000 USD (USD) για δύο νέους υπολογιστές αλλά οι νέοι υπολογιστές κοστίζουν $1,200 USD, τότε υπάρχει μια απόκλιση προϋπολογισμού 200 $ USD. Υπάρχουν πολλές κοινές αιτίες για τη διακύμανση του προϋπολογισμού, όπως ο ανεπαρκής προϋπολογισμός, ο ανεπαρκής υλικοτεχνικός σχεδιασμός και το αυξημένο κόστος προϊόντος.
Η διακύμανση του προϋπολογισμού μπορεί να χωριστεί σε διάφορες κατηγορίες. Αυτές περιλαμβάνουν διακύμανση υλικού, διακύμανση εργασίας και διακύμανση πωλήσεων. Ο εντοπισμός των αιτιών κάθε διακύμανσης είναι χρήσιμος επειδή βοηθά τους ανθρώπους, τις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς να προετοιμάσουν καλύτερα τον επόμενο προϋπολογισμό τους.
Η διακύμανση υλικών αφορά το κόστος των προϊόντων. Χρησιμοποιώντας το παραπάνω παράδειγμα υπολογιστή, οι υπολογιστές μπορεί να έχουν διαφημιστεί σε έναν κατάλογο ή στο διαδίκτυο με τιμή 500 $ USD ανά τεμάχιο. Εάν οι υπολογιστές είναι 600 $ USD όταν αγοράζονται πραγματικά, θα υπάρξει απόκλιση.
Κάθε είδους προϊόντα — από τρόφιμα μέχρι είδη γραφείου — ενδέχεται να αυξηθούν ή να μειωθούν στο κόστος. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν οι φυσικές καταστροφές επηρεάζουν τις τιμές των τροφίμων ή εάν το προϊόν, όπως η βενζίνη, εξαρτάται από τις τιμές του πετρελαίου. Η επιβολή νέων φόρων ή οι αυξήσεις των παλαιών θα έχουν επίσης αρνητικές επιπτώσεις στον προϋπολογισμό.
Η διακύμανση εργασίας περιλαμβάνει το κόστος και τη συνεισφορά των εργαζομένων στην εταιρεία ή τον οργανισμό. Οι περισσότερες εταιρείες θα έχουν συνολικό προϋπολογισμό μισθών. Ομοίως, ένα νοικοκυριό θα προϋπολογιστεί σύμφωνα με τον αναμενόμενο αριθμό ατόμων που εργάζονται σε ένα αναμενόμενο ποσό. Οποιαδήποτε άδεια άνευ αποδοχών ή απώλεια εργασίας θα επηρεάσει αρνητικά τον προϋπολογισμό. Εάν μια εταιρεία απασχολεί πάρα πολλούς ανθρώπους ή εάν η παραγωγικότητα των εργαζομένων της μειωθεί, το κόστος τους θα προκαλέσει διακύμανση του προϋπολογισμού.
Η παραγωγικότητα του προσωπικού επηρεάζει εν μέρει τη διακύμανση των πωλήσεων. Οι περισσότερες εταιρείες θα θέσουν έναν στόχο για τις πωλήσεις που απαιτούνται για να ξεπεράσει η εταιρεία. Εάν οι πωλήσεις πέσουν κάτω από αυτόν τον προϋπολογισμό, τότε το κόστος διατήρησης της λειτουργίας της εταιρείας είναι μεγαλύτερο από τα έσοδα που αποφέρει. Όπως και με τη διακύμανση υλικού, η διακύμανση πωλήσεων μπορεί να αποδοθεί είτε σε κακή απόδοση είτε σε κακή τύχη.
Για παράδειγμα, ένας πωλητής παγωτού είναι πιθανό να υποφέρει εάν υπάρχει ένα κρύο καλοκαίρι, επειδή οι αναμενόμενες πωλήσεις θα μειωθούν. Ομοίως, ένα κατάστημα που οργανώνει κακώς τα προϊόντα και το προσωπικό του είναι επίσης πιθανό να δει μειωμένες πωλήσεις και απόκλιση προϋπολογισμού. Ο πωλητής παγωτού δεν μπορεί να κάνει πολλά για να αυξήσει τις πωλήσεις με τον κρύο καιρό, αλλά το κατάστημα θα έπρεπε να είχε οργανωθεί καλύτερα.
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για μια απόκλιση προϋπολογισμού και αυτοί οι λόγοι συχνά χωρίζονται σε ανεξέλεγκτες και ελεγχόμενες αποκλίσεις. Οι τιμές του πετρελαίου είναι συχνά δύσκολο να προβλεφθούν, γεγονός που τις καθιστά μάλλον ανεξέλεγκτες, αλλά οι αυξήσεις φόρων συχνά διαφημίζονται πολύ εκ των προτέρων και μπορούν να υπολογιστούν σε έναν προϋπολογισμό με αξιοπρεπή ποσότητα ακρίβειας. Ένας καλά προετοιμασμένος προϋπολογισμός θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τη διακύμανση κατά τον προϋπολογισμό για να ξοδέψει λιγότερο από το ποσό των χρημάτων που αναμένεται να είναι διαθέσιμο. Οποιοδήποτε εφεδρικό χρήμα μπορεί να αποθηκευτεί σε ένα ταμείο έκτακτης ανάγκης.