Η δήλωση διακανονισμού είναι ένα έγγραφο που παρέχει μια λεπτομερή ανάλυση όλων των δαπανών που συνεπάγεται η επιτυχής ολοκλήρωση μιας συναλλαγής. Στις Ηνωμένες Πολιτείες και σε ορισμένες άλλες χώρες, ο όρος αναφέρεται συνήθως σε μια δήλωση που τεκμηριώνει όλα τα έξοδα που σχετίζονται με την πώληση ενός ακινήτου. Η ιδέα είναι να παρέχουμε τόσο στον αγοραστή όσο και στον πωλητή μια σαφή κατανόηση του είδους των εξόδων που πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια της συναλλαγής και να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει σύγχυση ως προς το ποιο μέρος είναι υπεύθυνο για κάθε ένα από τα έξοδα. Συνήθως, η πρόσβαση στη δήλωση διακανονισμού παρέχεται το αργότερο μία ολόκληρη εργάσιμη ημέρα πριν από τον τελικό διακανονισμό της συναλλαγής.
Στις Ηνωμένες Πολιτείες, μια συγκεκριμένη μορφή για τη δήλωση διακανονισμού παρέχεται από το ομοσπονδιακό Υπουργείο Στέγασης και Αστικής Ανάπτυξης ή HUD. Το έγγραφο είναι γνωστό ως HUD-1 και βοηθά στη διατήρηση των πληροφοριών οργανωμένων με ομοιόμορφο τρόπο, καθώς και στη διασφάλιση ότι δεν παραβλέπεται καμία ουσιαστική λεπτομέρεια κατά την προετοιμασία της δήλωσης. Μαζί με την καταχώριση συγκεκριμένων εξόδων, το έντυπο απαιτεί επίσης να περιλαμβάνονται πληροφορίες σχετικά με την τιμή αγοράς και την υποθήκη που χρησιμοποιεί ο αγοραστής για την απόκτηση του ακινήτου.
Η προετοιμασία μιας δήλωσης διακανονισμού μπορεί να διεκπεραιωθεί από τον δανειστή που παρέχει τη χρηματοδότηση για την αγορά ακινήτου ή από έναν μεσίτη ή έναν επαγγελματία χρηματοοικονομικό που επιβλέπει τη διαδικασία μεσεγγύησης. Δεν είναι ασυνήθιστο για τον μεσίτη που κανονίζει την αγορά να βεβαιωθεί ότι το έντυπο είναι ακριβές και ότι έχει κατατεθεί στο κατάλληλο πρακτορείο. Σε περιπτώσεις όπου ιδιώτες πωλούν ακίνητα χωρίς το πλεονέκτημα μεσίτη, τα τοπικά γραφεία ακινήτων και γραφείων εσόδων μπορούν να παρέχουν βοήθεια για την εξασφάλιση της κατάλληλης φόρμας και τη συμπλήρωση της φόρμας με τα σωστά δεδομένα.
Πολλές δικαιοδοσίες απαιτούν κάποιο είδος δήλωσης διακανονισμού ως μέσο για την προστασία των συμφερόντων τόσο του αγοραστή όσο και του πωλητή. Το έντυπο βοηθά στην εξάλειψη της πιθανότητας συμπερίληψης χρεώσεων που είναι αμφισβητήσιμες, παράνομες ή μη σχετικές με τη συναλλαγή. Ταυτόχρονα, η κατάθεση και αναθεώρηση αυτού του τύπου εντύπου ελαχιστοποιεί επίσης τις πιθανότητες κάθε είδους μίζες να ενταφιαστούν στο συνολικό κόστος της συναλλαγής. Με τη δημιουργία ενός μέσου για την πλήρη αποκάλυψη, υπάρχει πολύ μικρότερη πιθανότητα να υπάρξει οποιαδήποτε εσφαλμένη επικοινωνία μεταξύ του αγοραστή και του πωλητή σχετικά με το ποιες πληροφορίες κοινοποιήθηκαν και ποιες δεν κοινοποιήθηκαν κατά το στάδιο της διαπραγμάτευσης.