Οι περισσότεροι οργανισμοί που χρησιμοποιούν υπηρεσίες ηχητικής διάσκεψης επιλέγουν να προσφέρουν υπηρεσίες αξιόπιστου παρόχου κλήσεων διάσκεψης. Συνήθως, υπάρχει μια σταθερή χρέωση ανά λεπτό ανά σύνδεση στο συνέδριο που χρεώνεται στον δημιουργό της κλήσης. Ωστόσο, υπάρχει μια άλλη επιλογή που μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς και εταιρείες που δεν είναι σε θέση να διαθέσουν πολλά χρήματα για υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης. Αυτή η επιλογή είναι μια δωρεάν υπηρεσία κλήσεων συνδιάσκεψης. Με μια δωρεάν κλήση συνδιάσκεψης, δεν χρεώνονται χρεώσεις στον πελάτη για το συνέδριο, επομένως δεν υπάρχει τιμολόγιο για πληρωμή. Ακολουθούν ορισμένες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας της δωρεάν διάσκεψης και πότε η υπηρεσία μπορεί να είναι μια βιώσιμη επιλογή.
Τη στιγμή που επιλέχθηκε από τον δημιουργό, οι παρευρισκόμενοι και ο οικοδεσπότης καλούν στη γέφυρα του συνεδρίου και εισάγουν έναν προκαθορισμένο κωδικό πρόσβασης όταν σας ζητηθεί από ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα. Όλοι όσοι εισάγουν τον κωδικό πρόσβασης οδηγούνται σε μια ασφαλή κλήση συνδιάσκεψης, όπου όλα τα μέρη είναι ελεύθερα να αλληλεπιδρούν λεκτικά μεταξύ τους. Δεν υπάρχει χαιρετισμός ή παρέμβαση χειριστή. Η διαδικασία για την κλήση συνδιάσκεψης χωρίς κόστος είναι πλήρως αυτοματοποιημένη.
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να καταλάβετε για τη δωρεάν κλήση συνδιάσκεψης είναι ότι δεν είναι εντελώς δωρεάν. Κάθε συμμετέχων θα επιβαρυνθεί με το κόστος πραγματοποίησης μιας υπεραστικής κλήσης για να συνδεθεί με τη γέφυρα του συνεδρίου. Οι χρεώσεις δεν θα εμφανίζονται σε τιμολόγιο που εκδίδεται από τον πάροχο δωρεάν κλήσεων συνδιάσκεψης, αλλά ως χρέωση για τα λεπτά που προκύπτουν από τον ατομικό λογαριασμό τηλεφώνου κάθε συμμετέχοντα, με το κόστος να εξαρτάται από το είδος του προγράμματος υπεραστικών δρομολογίων που έχει εφαρμόσει. Ο όρος της δωρεάν διάσκεψης βασίζεται στο γεγονός ότι ο πάροχος τηλεδιάσκεψης δεν χρεώνει τέλη εγκατάστασης ή εκδίδει τέλη για τη χρήση των γραμμών τους. Η διαδικασία είναι αυστηρά μια σύνδεση με μια κλήση συνδιάσκεψης διοδίων, στην πραγματικότητα μια σειρά κλήσεων υπεραστικών που τυχαίνει να τερματιστούν σε ένα κοινό συνέδριο.
Οι δωρεάν πάροχοι κλήσεων συνδιάσκεψης μπορούν να προσφέρουν αυτού του είδους τις υπηρεσίες για δύο λόγους. Πρώτον, η πηγή εσόδων τους είναι το ποσό της κίνησης που δημιουργείται στους κορμούς ή τις γραμμές που τερματίζουν στις γέφυρες των συνεδρίων τους. Κάθε λεπτό που κάποιος χρησιμοποιεί μια από τις γραμμές του για μια συνάντηση, βγάζει έσοδα. Δεύτερον, οι δωρεάν κλήσεις συνδιάσκεψης απαιτούν πολύ λίγο εξοπλισμό και προσωπικό. Αυτό σημαίνει πολύ χαμηλό λειτουργικό κόστος που μπορεί εύκολα να καλυφθεί με συνεπή χρήση των εγκαταστάσεών τους.
Φυσικά, υπάρχουν τρόποι για να κάνετε τη δωρεάν κλήση συνδιάσκεψης εντελώς δωρεάν. Μια μέθοδος είναι να χρησιμοποιήσετε ένα κινητό τηλέφωνο για να καλέσετε στη συνάντηση. Εάν συνήθως δεν χρησιμοποιείτε την επιτρεπόμενη τράπεζα λεπτών κινητού τηλεφώνου κατά τη διάρκεια της περιόδου χρέωσης, το κόστος παρακολούθησης της δωρεάν κλήσης συνδιάσκεψης είναι πράγματι δωρεάν. Επιπλέον, εάν το πρόγραμμα υπεραστικών δρομολογίων για τη σταθερή υπηρεσία σας περιλαμβάνει μια κατ ‘αποκοπή μηνιαία χρέωση για απεριόριστη υπεραστική διαδρομή, δεν θα πληρώσετε τίποτα επιπλέον για να παρακολουθήσετε μια δωρεάν κλήση συνδιάσκεψης.
Οι δωρεάν κλήσεις συνδιάσκεψης έχουν ορισμένα μειονεκτήματα. Για παράδειγμα, οι γραμμές είναι διαθέσιμες με σειρά προτεραιότητας. Εάν έχετε μεγάλο αριθμό παρευρισκομένων που πρέπει να συγκεντρωθούν για μια τηλεδιάσκεψη, δεν υπάρχει καμία εγγύηση ότι θα υπάρχουν αρκετές γραμμές κατά τις κανονικές ώρες λειτουργίας. Επίσης, συνήθως δεν υπάρχει η δυνατότητα λήψης βοήθειας από έναν φορέα εκμετάλλευσης σε περίπτωση θορύβου στο περιβάλλον ή κάποια άλλη ενόχληση κατά τη διάρκεια της δωρεάν κλήσης συνδιάσκεψης. Όμως, για έναν οργανισμό που χρειάζεται μόνο μισή δωδεκάδα γραμμών κατά τη διάρκεια μιας ώρας εκτός αιχμής, μια δωρεάν υπηρεσία κλήσεων συνδιάσκεψης μπορεί να λειτουργήσει πολύ καλά και να διατηρήσει ανέπαφο τον προϋπολογισμό ταυτόχρονα.
SmartAsset.