Μια υποχρέωση εγγύησης είναι μια καταχώριση σε χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς. Αναφέρει λεπτομερώς το εκτιμώμενο ποσό που θα πρέπει να δαπανήσει η εταιρεία κατά τη διάρκεια μιας καθορισμένης περιόδου για την εκπλήρωση των υποχρεώσεών της βάσει των εγγυήσεων προϊόντων, όπως επισκευές και αντικαταστάσεις. Ο όρος ευθύνη εγγύησης μπορεί επίσης να καλύπτει τους νομικούς κινδύνους που θα αναλάβει αυτόματα ένα πρόσωπο που εμπλέκεται σε ένα διαπραγματεύσιμο μέσο.
Η κύρια χρήση της υποχρέωσης εγγύησης είναι στους λογαριασμούς μιας εταιρείας και συγκεκριμένα στον ισολογισμό της. Είναι μια προσπάθεια να ληφθεί υπόψη το γεγονός ότι μια εταιρεία μπορεί να υποστεί μελλοντικές δαπάνες που σχετίζονται με αγαθά που έχει ήδη πουλήσει. Αυτά θα συμβούν εάν τα εμπορεύματα υποστούν βλάβη ενώ βρίσκονται υπό την εγγύηση της εταιρείας.
Ο στόχος της υποχρέωσης εγγύησης είναι να προβλέψει το πραγματικό ποσό που θα χρειαστεί να δαπανήσει η εταιρεία για έξοδα που σχετίζονται με την εγγύηση. Αυτό λαμβάνει υπόψη αρκετούς παράγοντες, κυρίως τον αριθμό των προϊόντων υπό εγγύηση, το μέσο κόστος μιας δαπάνης εγγύησης και τις προβλεπόμενες πιθανότητες πληρωμής της εγγύησης για κάθε είδος. Το ποσό θα πρέπει να υπολογίζεται εκ νέου κάθε χρόνο για να ληφθούν υπόψη τόσο οι νέες πωλήσεις όσο και η φθίνουσα περίοδος εγγύησης που απομένει στα είδη που πωλήθηκαν τα προηγούμενα έτη.
Όταν υπολογίζεται η υποχρέωση εγγύησης για μια συγκεκριμένη περίοδο, το ποσό αυτό αναγράφεται τόσο ως υποχρέωση στον ισολογισμό όσο και ως έξοδο στους γενικούς λογαριασμούς. Με την πάροδο του χρόνου, τυχόν χρήματα που δαπανώνται πραγματικά για πληρωμές εγγύησης αφαιρούνται από το ποσό της υποχρέωσης αντί να αναφέρονται ως νέα δαπάνη. Το υπόλοιπο ποσό αντιπροσωπεύει τότε το ποσό που ο κατασκευαστής αναμένει να πληρώσει κατά την υπόλοιπη λογιστική περίοδο. Η διαφορά μεταξύ της αρχικής εκτιμώμενης υποχρέωσης εγγύησης και του πραγματικού εξόδων εγγύησης με την πάροδο του χρόνου αντικατοπτρίζεται επομένως στις αλλαγές στην εισηγμένη υποχρέωση εγγύησης σε μελλοντικούς ισολογισμούς και όχι ως έξοδο.
Η λογιστική νομοθεσία των ΗΠΑ απαιτεί από τις εταιρείες να καταχωρούν τις υποχρεώσεις εγγύησης στους ισολογισμούς, εάν πληρούνται δύο προϋποθέσεις. Το πρώτο είναι ότι η πραγματοποίηση μιας πληρωμής είναι πιθανή: δηλαδή, είναι πιθανή. Το δεύτερο είναι ότι το κόστος των πληρωμών μπορεί να υπολογιστεί. Σχεδόν σε όλες τις περιπτώσεις, οι υποχρεώσεις εγγύησης θα πληρούν αυτές τις δύο προϋποθέσεις.
Ο όρος ευθύνη εγγύησης έχει επίσης μια ασύνδετη σημασία, που περιγράφει μια νομική έννοια. Αυτό περιλαμβάνει διαπραγματεύσιμα μέσα, τα οποία είναι έγγραφα που εγγυώνται την πληρωμή ενός καθορισμένου χρηματικού ποσού, τα πιο αξιοσημείωτα παραδείγματα είναι οι επιταγές. Τόσο το πρόσωπο που εκδίδει το διαπραγματεύσιμο μέσο όσο και το πρόσωπο που το παρουσιάζει προς πληρωμή αναλαμβάνουν αυτόματα ορισμένες νομικές υποχρεώσεις, για παράδειγμα σε περίπτωση απάτης. Αυτές οι υποχρεώσεις, που υπάρχουν χωρίς να χρειάζεται να προσδιορίζονται σε σύμβαση, είναι γνωστές ως υποχρεώσεις εγγύησης.