Οι ειδοποιήσεις απώλειας είναι επίσημες ειδοποιήσεις από έναν ασφαλισμένο προς έναν ασφαλιστή ότι έχει λάβει χώρα κάποιο είδος ζημίας. Πολλοί πάροχοι ασφάλισης διαθέτουν ένα συγκεκριμένο έγγραφο που πρέπει να χρησιμοποιηθεί για την καταγραφή μιας ειδοποίησης απώλειας, ενώ άλλοι απλώς παρέχουν βασικές οδηγίες σχετικά με τα δεδομένα που πρέπει να περιλαμβάνονται στην ειδοποίηση. Ενώ κάποτε έπρεπε να υποβληθεί εγγράφως ένα έντυπο ειδοποίησης απώλειας, πολλοί πάροχοι δέχονται πλέον εναλλακτικές μορφές παράδοσης.
Η κύρια λειτουργία της ειδοποίησης ζημίας είναι να ειδοποιεί την ασφαλιστική εταιρεία για την καταστροφή κάτι που καλύπτεται από τους όρους του ασφαλιστηρίου συμβολαίου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτή η ειδοποίηση θα προηγείται της υποβολής επίσημης αξίωσης. Ωστόσο, πολλοί πάροχοι θα αποστείλουν έναν αντιπρόσωπο ή έναν ρυθμιστή για να εκτιμήσουν το ποσό της ζημιάς στο ασφαλισμένο αντικείμενο που αναφέρεται στην ειδοποίηση απώλειας και να καθορίσουν εάν πρέπει να υποβληθεί αξίωση. Εάν ο ρυθμιστής συμφωνεί με τις δηλώσεις που γίνονται στην ειδοποίηση απώλειας, μπορεί να βοηθήσει τον ασφαλισμένο να υποβάλει την αξίωση επί τόπου.
Σε περιπτώσεις όπου είναι απαραίτητο να χρησιμοποιηθούν εγκεκριμένα από τον πάροχο έντυπα ειδοποίησης απώλειας, ο ασφαλισμένος μπορεί να επικοινωνήσει με έναν αντιπρόσωπο και να ζητήσει αντίγραφα του εντύπου. Αυτό συμβαίνει συχνά όταν ένας πάροχος αναλαμβάνει διαφορετικούς τύπους ασφαλιστικής κάλυψης και χρησιμοποιεί μια συγκεκριμένη μορφή για κάθε τύπο συμβολαίου που προσφέρεται στους καταναλωτές. Για παράδειγμα, η καταστροφή ενός σπιτιού μπορεί να απαιτεί μια ειδοποίηση απώλειας υλικής ζημιάς, ενώ η ζημιά σε κοσμήματα θα απαιτούσε ένα έντυπο ειδοποίησης απώλειας δομημένο ειδικά για ασφαλισμένα προσωπικά αντικείμενα.
Λεπτομέρειες σχετικά με το πώς να ειδοποιήσετε σωστά τον ασφαλιστή σε περίπτωση κάποιου είδους απώλειας βρίσκονται συνήθως στους όρους και τις προϋποθέσεις του ίδιου του ασφαλιστηρίου. Εδώ, ο ασφαλισμένος θα βρει πληροφορίες σχετικά με το πόσο σύντομα πρέπει να δηλωθεί η απώλεια, τη μορφή που απαιτείται και ποιες υποστηρικτικές λεπτομέρειες πρέπει να συμπεριληφθούν. Η τήρηση των όρων που περιλαμβάνονται στην πολιτική συμβάλλει στη διασφάλιση ότι η πρώτη ειδοποίηση απώλειας γίνεται αποδεκτή και ότι η επεξεργασία της επόμενης αξίωσης δεν επιβραδύνεται.
Ενώ οι περισσότερες ασφαλιστικές εταιρείες κάποτε ζήτησαν να υποβληθεί μια ειδοποίηση απώλειας με την υποβολή ενός εγγράφου σε χαρτί σε έναν πράκτορα ή μέσω ταχυδρομικού ταχυδρομείου, πολλοί πάροχοι δέχονται εναλλακτικές λύσεις σήμερα. Ορισμένοι θα θεωρήσουν επαρκή μια προφορική ειδοποίηση με τη μορφή τηλεφωνικής κλήσης μεταξύ του ασφαλισμένου και του ασφαλιστή. Άλλοι θα δεχτούν ειδοποίηση μέσω email, με την ειδοποίηση να εμφανίζεται στο σώμα του email ή ως συνημμένο. Όπως συμβαίνει με κάθε τύπο ειδοποίησης απώλειας, αυτές οι εναλλακτικές επιλογές πρέπει να κατευθυνθούν στο κατάλληλο τμήμα ή επαφή προκειμένου να θεωρηθούν ότι προωθήθηκαν σωστά.