Η εγγυημένη κράτηση είναι μια ρύθμιση για διαμονή σε ξενοδοχείο, η οποία εξασφαλίζεται με την παροχή εγγύησης πληρωμής στο ξενοδοχείο. Συνήθως, μια εγγυημένη κράτηση είναι μια συμφωνία μεταξύ του ξενοδοχείου και του επισκέπτη ότι ένα δωμάτιο θα είναι διαθέσιμο, ανεξάρτητα από την ώρα άφιξης του επισκέπτη. Οι επισκέπτες που χρησιμοποιούν αυτήν την επιλογή εξουσιοδοτούν το ξενοδοχείο να χρεώσει τον λογαριασμό που σχετίζεται με την κράτηση, ακόμα κι αν ο επισκέπτης δεν κάνει check in για τις ημερομηνίες που έχουν δεσμευτεί. Εν ολίγοις, μια εγγυημένη κράτηση είναι μια συμφωνία μεταξύ των δύο μερών ότι, ανεξάρτητα από τις περιστάσεις και ανεξάρτητα από τις πάγιες πολιτικές ή τους συνήθεις περιορισμούς που μπορεί να ισχύουν, ο επισκέπτης θα έχει ένα δωμάτιο και το ξενοδοχείο θα λάβει την πληρωμή.
Κάθε ξενοδοχείο έχει τις δικές του πολιτικές σχετικά με τις απαιτήσεις πληρωμής για διάφορους τύπους κρατήσεων, συμπεριλαμβανομένων των εγγυημένων καταλυμάτων. Ορισμένα ξενοδοχεία απαιτούν μόνο πιστωτική κάρτα για να κανονίσουν αυτόν τον τύπο κράτησης. Άλλοι προσφέρουν τη δυνατότητα χρήσης κατάθεσης μετρητών ή παροχής εταιρικών πληροφοριών χρέωσης, γνωστές ως εταιρική εγγύηση. Για τα περισσότερα ξενοδοχεία, η πλήρης πληρωμή των καταλυμάτων, συνήθως πριν από την άφιξη, θα εξασφαλίσει εγγύηση διαθεσιμότητας δωματίων.
Οι ακριβείς όροι μιας εγγυημένης κράτησης διαφέρουν επίσης από χώρα σε χώρα και από ξενοδοχείο σε ξενοδοχείο. Εάν ένα δωμάτιο δεν είναι διαθέσιμο κατά την άφιξη ενός επισκέπτη, συνήθως το ξενοδοχείο συμφωνεί να κανονίσει παρόμοια καταλύματα σε άλλο ξενοδοχείο. Τα περισσότερα ξενοδοχεία επίσης αποζημιώνουν τον επισκέπτη με κάποιο τρόπο για την ταλαιπωρία. Η αποζημίωση μπορεί να περιλαμβάνει δωρεάν διαμονή σε μελλοντική ημερομηνία, επιπλέον διανυκτερεύσεις χωρίς χρέωση ή κουπόνια γεύματος. Μπορεί επίσης να προσφερθεί υπηρεσία μεταφοράς προς το εναλλακτικό ξενοδοχείο.
Όσον αφορά τις ευθύνες του επισκέπτη, ορισμένα ξενοδοχεία απαιτούν από τους επισκέπτες να φτάσουν εντός συγκεκριμένης χρονικής περιόδου μετά την τυπική ώρα check-in. Άλλα ξενοδοχεία συμφωνούν να κρατήσουν το δωμάτιο για όλη τη νύχτα ή τη διάρκεια της κράτησης. Όταν απαιτείται πλήρης ακύρωση, ο επισκέπτης μπορεί να χάσει μέρος ή το σύνολο της κατάθεσης σε μετρητά ή να υποχρεωθεί να πληρώσει ένα ποσοστό της αναμενόμενης διαμονής. Δεδομένου ότι λίγα πρακτορεία ρυθμίζουν τους όρους μιας εγγυημένης κράτησης, το ξενοδοχείο είναι ελεύθερο να ορίσει όποιους όρους κρίνει κατάλληλους.
Πριν από την ολοκλήρωση μιας εγγυημένης κράτησης, το ξενοδοχείο ενδέχεται να απαιτηθεί από τοπικό διάταγμα να αποκαλύψει στον επισκέπτη τυχόν όρους ή απαιτήσεις που σχετίζονται με την κράτηση. Τα έντυπα συμβόλαια ή οι όροι κράτησης παρέχουν απόδειξη εγγύησης κράτησης σε περιπτώσεις όπου το ξενοδοχείο δεν καταγράφει επαρκώς τον τύπο κράτησης. Οι πρόσθετοι όροι εκτός της κανονικής πολιτικής εγγύησης του ξενοδοχείου συνήθως αφήνονται στη διακριτική ευχέρεια της διεύθυνσης του ξενοδοχείου, αλλά συνήθως πρέπει να είναι γραπτώς για την παροχή επανόρθωσης σε περίπτωση μη συμμόρφωσης.