Γενικά, μια εντολή αίτησης αγοράς είναι μια φόρμα που ζητά να αγοραστεί ένα αντικείμενο. Αυτές οι παραγγελίες χρησιμοποιούνται συχνά από μεγαλύτερες εταιρείες και οργανισμούς για τη διαχείριση αγορών και κόστους. Ένα κεντρικό τμήμα επεξεργασίας, που συχνά ονομάζεται τμήμα αγορών, συνήθως αξιολογεί τις παραγγελίες και καθορίζει από πού θα τις προμηθευτεί. Μόλις καθοριστεί αυτό, η εντολή αίτησης αγοράς μετατρέπεται γενικά σε εντολή αγοράς για την προμήθεια των αντικειμένων που ζητούνται από έναν πωλητή.
Οι παραγγελίες παραγγελίας έρχονται συχνά ως έντυπα ή ηλεκτρονικά έγγραφα. Σε κάθε περίπτωση, τα έντυπα απαιτούν τους ίδιους τύπους πληροφοριών, όπως το όνομα και το τμήμα του αιτούντος, τυχόν ισχύοντες αριθμούς λογαριασμού, αριθμούς ανταλλακτικών και περιγραφές των ειδών που ζητήθηκαν και τυχόν προτεινόμενους προμηθευτές από τους οποίους προμηθεύονται τα προϊόντα. Εάν είναι ηλεκτρονικά, τα έντυπα μπορεί να υποβληθούν ηλεκτρονικά μέσω ειδικού λογισμικού αιτήσεων ή μπορεί να χρειαστεί να εκτυπωθούν και να προωθηθούν όπως τα παραδοσιακά έντυπα.
Συνήθως, η διαδικασία αγοράς ξεκινά σε ατομικό ή επίπεδο τμήματος. Για παράδειγμα, εάν ένας υπάλληλος χρειάζεται έναν νέο φορητό υπολογιστή, μπορεί να του ζητηθεί να υποβάλει μια εντολή αίτησης αγοράς για αυτόν. Σε περιπτώσεις μεμονωμένων παραγγελιών όπως αυτή, το έντυπο πρέπει συχνά να εγκρίνεται πρώτα από έναν διευθυντή ή τον επικεφαλής του τμήματος πριν σταλεί σε ένα κεντρικό τμήμα αγορών για περαιτέρω αξιολόγηση.
Όταν μια παραγγελία παραγγελίας φθάνει σε ένα τμήμα αγορών, συχνά αξιολογείται για να διαπιστωθεί εάν το είδος είναι πραγματικά απαραίτητο και εάν υπάρχουν χρήματα που διατίθενται για αυτό. Εάν πληρούνται αυτές οι προϋποθέσεις, το τμήμα αγορών θα καθορίσει γενικά από πού θα προμηθευτεί το προϊόν, χρησιμοποιώντας μια λίστα αξιόπιστων προμηθευτών. Σε περίπτωση ακριβών αγορών, μπορεί να αναζητήσουν προσφορές από διάφορους προμηθευτές για να βρουν τους πιο ανταγωνιστικούς όρους. Ενδέχεται να δοθεί προτίμηση σε οποιονδήποτε προμηθευτή αναφέρεται στο έντυπο αίτησης, αν και ορισμένα τμήματα αγορών έχουν την εξουσία να λαμβάνουν την τελική απόφαση προμήθειας με βάση το τι είναι καλύτερο για τον οργανισμό. Μόλις εγκριθούν οι τελικές λεπτομέρειες, εκδίδεται γενικά μια εντολή αγοράς για την ολοκλήρωση της συναλλαγής με τον επιλεγμένο προμηθευτή.
Από μόνη της, μια εντολή απαίτησης αγοράς συχνά δεν έχει επίσημη αγοραστική δύναμη. Είναι συνήθως η τελική εντολή αγοράς που αποτελεί σύμβαση μεταξύ της εταιρείας και του πωλητή. Ορισμένοι οργανισμοί ενδέχεται, ωστόσο, να χρησιμοποιούν εντολές αίτησης αγοράς εναλλακτικά με εντολές αγοράς. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η εντολή απαίτησης αγοράς μπορεί να χρησιμοποιηθεί απευθείας με τον πωλητή ως σύμβαση για την αγορά ενός συγκεκριμένου είδους, χωρίς να απαιτείται δευτερεύουσα εντολή αγοράς.