Οι εντολές αγοράς εξυπηρετούν τη λειτουργία έγκρισης αγοράς αγαθών ή υπηρεσιών από διαφορετικούς προμηθευτές. Διάφορα έντυπα παραγγελίας αγοράς χρησιμοποιούνται για διαφορετικά μεγέθη και τύπους αγορών. Αυτές οι φόρμες περιλαμβάνουν αιτήσεις ή αιτήματα αγοράς, τακτικές εντολές αγοράς, πάγιες εντολές αγοράς, συνολικές εντολές αγοράς, συμβάσεις υπηρεσιών και εντολές αλλαγής.
Σε μια κανονική διαδικασία παραγγελίας αγοράς, εάν μια επιχειρηματική μονάδα χρειάζεται να πραγματοποιήσει μια αγορά, προετοιμάζει ένα αίτημα παραγγελίας αγοράς ή αίτηση που περιγράφει λεπτομερώς τα είδη που ζητούνται, την ποσότητα, το κόστος μονάδας, όταν απαιτούνται τα είδη και τον προτιμώμενο προμηθευτή, εάν υπάρχει. Η επιχειρηματική μονάδα υποβάλλει το αίτημα σε έναν διαχειριστή που είναι εξουσιοδοτημένος να εγκρίνει την αγορά ή σε ένα τμήμα αγορών για έγκριση. Εάν η εντολή αγοράς αφορά μια σημαντική αγορά ή ένα μεγάλο χρηματικό ποσό, ενδέχεται να απαιτούνται περισσότερα από ένα επίπεδα έγκρισης προτού οριστικοποιηθεί.
Το τμήμα αγορών εξετάζει το αίτημα και επιλέγει τον καλύτερο προμηθευτή για το υλικό ή τις υπηρεσίες. Αφού εγκριθεί το αίτημα, εκδίδεται μια εντολή αγοράς και της δίνεται ένας αριθμός και ο αριθμός αυτός αναφέρεται στη συνέχεια σε όλη την αλληλογραφία που σχετίζεται με αυτήν την παραγγελία, μέσω παράδοσης και πληρωμής. Τα έντυπα παραγγελίας αγοράς μπορούν να είναι ηλεκτρονικά ή τυπωμένα. Η εμφάνιση της φόρμας εντολής αγοράς δεν είναι σημαντική. είναι οι πληροφορίες που περιέχουν τη συμφωνία μεταξύ του πωλητή και του αγοραστή.
Τα έντυπα παραγγελίας αγοράς χρησιμοποιούνται όταν μια επιχείρηση χρειάζεται τακτική παράδοση πανομοιότυπης ποσότητας υλικού, όπως μηνιαία αποστολή. Μια πάγια εντολή αγοράς εγκρίνει το διάστημα παράδοσης και την τιμή του εμπορεύματος και καθορίζει το χρονικό διάστημα που θα παραμείνει σε ισχύ η πάγια εντολή. Μια πάγια εντολή αγοράς μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για εξοπλισμό ή μισθώσεις συντήρησης που θα συνεχιστούν για καθορισμένο χρονικό διάστημα.
Οι φόρμες παραγγελίας για κουβέρτες χρησιμοποιούνται για την κάλυψη της συνήθους αγοράς μικρών ποσοτήτων αντικειμένων χαμηλής αξίας. Για παράδειγμα, ένα γραφείο μπορεί να έχει μια γενική εντολή αγοράς για αγορά χαρτιού, μελανιού και γραφίτη για λειτουργίες αντιγραφής και εκτύπωσης. Μια γενική παραγγελία περιορίζει συνήθως τους τύπους αντικειμένων που μπορούν να αγοραστούν και ορίζει ένα μεμονωμένο όριο παραγγελίας και ένα όριο συνολικής αξίας, καθώς και μια ημερομηνία λήξης.
Τα συμβατικά έντυπα παραγγελίας αγοράς χρησιμοποιούνται γενικά για να καλύψουν τις εργασίες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση ενός έργου. Καθορίζουν ακριβώς τι εργασία θα εκτελεστεί και σε ποιο χρονοδιάγραμμα. Μια συμβατική εντολή αγοράς μπορεί να προβλέπει ενδιάμεσες πληρωμές καθώς το έργο φτάνει σε ορισμένα ορόσημα. Εάν, κατά τη διάρκεια του έργου, καταστεί αναγκαία η τροποποίηση των απαιτήσεων, ενδέχεται να εκδοθεί εντολή αλλαγής. Η εντολή αλλαγής περιγράφει με ακρίβεια ποιες προδιαγραφές έχουν αλλάξει και ενσωματώνεται στην αρχική παραγγελία αγοράς.
Οι απαιτήσεις της εταιρείας ενδέχεται να απαιτούν προσφορά για οποιεσδήποτε αγορές που θα κοστίσουν περισσότερο από ένα συγκεκριμένο χρηματικό ποσό ή που περιλαμβάνουν συγκεκριμένο τύπο αγαθών ή υπηρεσιών. Σε αυτήν την περίπτωση, το τμήμα αγορών θα ζητήσει προσφορές. Μετά την παραλαβή και τον έλεγχο των προσφορών, το τμήμα αγορών θα απονείμει την εντολή αγοράς στον υπερθεματιστή.
SmartAsset.