Η διαχείριση εντολών αγοράς είναι μια εσωτερική λογιστική λειτουργία επιχειρήσεων. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν μια διαδικασία αγοράς για να αποκτήσουν αποθέματα, λειτουργικά περιουσιακά στοιχεία και άλλα στοιχεία που απαιτούνται για την παραγωγή αγαθών ή υπηρεσιών. Οι εντολές αγοράς αντιπροσωπεύουν ένα εσωτερικό έγγραφο που παρέχει συγκεκριμένη εξουσιοδότηση για την αγορά διαφορετικών πόρων. Οι μεγαλύτερες εταιρείες έχουν συνήθως μια πιο σαφώς καθορισμένη διαδικασία παραγγελίας από τις μικρότερες επιχειρήσεις. Οι μεγάλες εταιρείες δημιουργούν πολιτικές διαχείρισης εντολών αγοράς για να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι ακολουθούν τις τυπικές διαδικασίες λειτουργίας αυτής της διαδικασίας.
Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων συνήθως ορίζουν την εντολή αγοράς σε ορισμένα άτομα στην επιχείρηση. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, οι διευθυντές και οι διευθυντές υψηλού επιπέδου συχνά επιτρέπουν στους διαχειριστές επιχειρήσεων να εγκρίνουν εντολές αγοράς για το τμήμα τους. Οι εντολές αγοράς για σημαντικά ποσά σε δολάρια, όπως αρκετές χιλιάδες δολάρια, είναι οι μόνες εντολές αγοράς που χρειάζονται άδεια στελέχους. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και τα διευθυντικά στελέχη αναθέτουν αυτή τη δυνατότητα να διασφαλίσουν ότι οι επιχειρηματικές δραστηριότητες της εταιρείας μπορούν να συνεχιστούν χωρίς υπερβολική εποπτεία.
Οι εταιρείες ενδέχεται να χρησιμοποιούν σύστημα διαχείρισης εντολών αγοράς που απαιτεί επανεξέταση πολλών προμηθευτών ή προμηθευτών. Αυτή η απαίτηση διασφαλίζει ότι η εταιρεία λαμβάνει το χαμηλότερο δυνατό κόστος για οικονομικούς πόρους. Οι εταιρείες παραγωγής, παραγωγής και κατασκευών χρησιμοποιούν συνήθως σύστημα παραγγελίας αγοράς προσφοράς/πρότασης. Ένα σύστημα προσφοράς/πρότασης επιτρέπει στους πωλητές και τους προμηθευτές να παρουσιάσουν σε μια εταιρεία συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με αγορές οικονομικών πόρων. Οι προμηθευτές και οι προμηθευτές θα περιγράφουν το κόστος για κάθε είδος, τη διαθέσιμη διαδικασία παράδοσης και τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση όλων των υπηρεσιών που αναφέρονται στην προσφορά/πρόταση. Αυτή η διαδικασία απαλλάσσει την εταιρεία από το να κάνει άφθονο πόδι που σχετίζεται με την απόκτηση οικονομικών πόρων.
Οι μεγάλες επιχειρήσεις έχουν συχνά ένα τμήμα αγορών που είναι αποκλειστικά υπεύθυνο για την απόκτηση πόρων. Αυτό το τμήμα λαμβάνει την εξουσιοδοτημένη εντολή αγοράς και τη στέλνει στον πωλητή ή τον προμηθευτή. Το τμήμα αγορών ελέγχει τη διαθεσιμότητα των αγαθών για να διασφαλίσει ότι ο πωλητής μπορεί να ολοκληρώσει όλες τις συμβατικές υποχρεώσεις της παραγγελίας αγοράς. Ζητήματα παρακολούθησης ή τροποποιήσεις στην εντολή αγοράς μπορούν να αποσταλούν στον επιχειρησιακό διευθυντή για έγκρισή του. Το τμήμα αγορών είναι απλώς μια ενδιάμεση λειτουργία που χειρίζεται τη διαδικασία παραγγελίας στο σύστημα διαχείρισης παραγγελιών αγοράς.
Μόλις παραληφθούν ή ολοκληρωθούν τα αγαθά ή οι υπηρεσίες, οι πωλητές και οι προμηθευτές θα στείλουν στην εταιρεία ένα τιμολόγιο για να ζητήσουν πληρωμή. Αυτό ξεκινά την τελική διαδικασία του συστήματος διαχείρισης εντολών αγοράς. Το τιμολόγιο εξετάζεται από το λογιστήριο της εταιρείας. Στο λογιστήριο, οι πληρωτέοι λογαριασμοί είναι υπεύθυνοι για τον έλεγχο των εγγράφων εντολής αγοράς και την έκδοση πληρωμών. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν σύστημα τριπλής αντιστοίχισης. Οι υπάλληλοι πληρωτέων λογαριασμών θα ελέγξουν την εσωτερική εντολή αγοράς με βάση τα έγγραφα που λαμβάνουν και τα τιμολόγια του προμηθευτή. Οι εταιρείες θα εκδίδουν πληρωμές μόνο όταν ταιριάζουν και τα τρία έγγραφα. Οι λογιστές θα εισαγάγουν τις πληροφορίες στο λογιστικό λογισμικό της εταιρείας, θα εκτυπώσουν μια επιταγή και θα υπογράψουν έναν εξουσιοδοτημένο υπογράφοντα στην πληρωμή έκδοσης στον πωλητή.
SmartAsset.