Η επιστολή εκκαθάρισης είναι ένα έγγραφο που επιβεβαιώνει την έλλειψη ποινικού ιστορικού ενός ατόμου σε έναν τόπο όπου έχει ζήσει ή εργαστεί ο αιτών. αυτό το έγγραφο μπορεί να χρειαστεί για την απόκτηση, αλλαγή ή ενημέρωση θεώρησης. Οι επιστολές εκκαθάρισης εκδίδονται από την τοπική αστυνομική αρχή όπου το άτομο εργαζόταν ή ζούσε και αποτελούν καταφατική δήλωση ότι το άτομο έχει καθαρό ποινικό μητρώο. «Αστυνομικά πιστοποιητικά» εκδίδονται επίσης για λόγους βίζας και μετανάστευσης. Ένα αστυνομικό πιστοποιητικό αναφέρει όλες τις συλλήψεις και τις διαθέσεις τους ή αναφέρει «δεν βρέθηκε καμία».
Οι αλλοδαποί που κατοικούν στις ΗΠΑ, καθώς και οι πολίτες των ΗΠΑ που ταξιδεύουν στο εξωτερικό ή επιθυμούν να υιοθετήσουν ένα παιδί από άλλη χώρα ενδέχεται να χρειαστεί να έχουν επιστολή έγκρισης. Οι περισσότερες χώρες θα απαιτήσουν από τους αιτούντες για βίζα να έχουν επιστολή εκκαθάρισης ή αστυνομικό πιστοποιητικό.
Μια επιστολή εκκαθάρισης στις ΗΠΑ μπορεί να ληφθεί αυτοπροσώπως ή σε ορισμένες περιπτώσεις μέσω ταχυδρομείου, από την τοπική αστυνομική αρχή όπου έχει ζήσει το άτομο. Οι εφαρμογές είναι σύντομες και ζητούν βασικές πληροφορίες αναγνώρισης. Τα δικαιολογητικά θα πρέπει να προσκομιστούν αυτοπροσώπως. Σε ορισμένες δικαιοδοσίες, αντίγραφα των δικαιολογητικών μπορούν να ταχυδρομηθούν μαζί με την αίτηση. Ο αιτών θα πρέπει να επικοινωνήσει με την αστυνομική αρχή έκδοσης. Η επιστολή μπορεί συνήθως να εκδοθεί σε λίγες μόνο ημέρες.
Οι αιτούντες βίζα στις ΗΠΑ ηλικίας 16 ετών και άνω πρέπει να λάβουν αστυνομικά πιστοποιητικά από κάθε τοποθεσία στην οποία έχουν ζήσει στη χώρα εθνικότητάς τους. Επιπλέον, απαιτείται αστυνομικό πιστοποιητικό από κάθε τοποθεσία στην οποία έχουν ζήσει σε άλλη χώρα για περισσότερους από 12 μήνες από την ηλικία των 16 ετών. Εάν ο αιτών έχει συλληφθεί ποτέ, απαιτείται αστυνομική βεβαίωση από αυτήν την τοποθεσία, ανεξάρτητα από τη διάρκεια χρόνο που ο αιτών ζούσε εκεί. Η Υπηρεσία Μετανάστευσης των ΗΠΑ διατηρεί μια λίστα με όλες τις χώρες που δεν εκδίδουν αστυνομικά πιστοποιητικά στους πολίτες τους.
Για να είναι έγκυρο, το αστυνομικό πιστοποιητικό πρέπει να περιέχει τα στοιχεία των συλλήψεων, τη φύση του αδικήματος και κάθε διάθεση, ανεξάρτητα από το αν υπήρξε καταδίκη ή όχι. Το αστυνομικό πιστοποιητικό μπορεί να είναι για διάφορους λόγους, συμπεριλαμβανομένων των αιτήσεων για βίζα, συμπεριλαμβανομένων εκείνων για φοίτηση σε ξένο σχολείο και απασχόληση. Κάθε χώρα θα έχει τους δικούς της κανόνες σχετικά με το τι περιεχόμενο σε ένα αστυνομικό πιστοποιητικό μπορεί να οδηγήσει σε άρνηση αίτησης θεώρησης.
Το Ηνωμένο Βασίλειο δεν εκδίδει επιστολές εκκαθάρισης σε ιδιώτες. Ωστόσο, θα δώσουν πληροφορίες στο αρμόδιο προξενείο. Οι περισσότερες χώρες εκδίδουν αστυνομικά πιστοποιητικά στους πολίτες τους. Η διαδικασία είναι σχεδόν η ίδια σε κάθε χώρα. Η αίτηση για το πιστοποιητικό υποβάλλεται στην αστυνομική αρχή όπου διαμένει το άτομο. Κάθε χώρα έχει τις δικές της απαιτήσεις σχετικά με τη διάρκεια διαμονής σε μια συγκεκριμένη χώρα που καθιστά απαραίτητο ένα αστυνομικό πιστοποιητικό από τη συγκεκριμένη χώρα.