Η πιστωτική κάρτα μιας εταιρείας μπορεί να οριστεί με διάφορους τρόπους. Μπορεί να είναι μια κάρτα διαθέσιμη για χρήση για όλα τα μέλη της εταιρείας, ειδικά για μικρές εταιρείες. Αυτές οι κάρτες μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως το κύριο μέσο για την αγορά αντικειμένων σε καθημερινή βάση. Εναλλακτικά, μια εταιρεία μπορεί να εκδώσει πιστωτική κάρτα σε μερικούς υπαλλήλους, ειδικά σε εκείνους που πρέπει να ταξιδέψουν για επαγγελματικούς λόγους και πρέπει να πληρώσουν για τα έξοδα που καλύπτονται από την επιχείρηση στην πορεία.
Η επιχείρηση είναι υπεύθυνη για την πληρωμή λογαριασμών και για τους δύο τύπους πιστωτικών καρτών της εταιρείας, υπό την προϋπόθεση ότι η χρήση τους είναι αυστηρά για εγκεκριμένα επαγγελματικά έξοδα. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει ορισμένα προβλήματα και οι άνθρωποι πρέπει να δώσουν προσοχή στην τήρηση προσεκτικών αποδείξεων και αρχείων όταν χρησιμοποιούν τις κάρτες. Ένας υπάλληλος μπορεί να είναι υπεύθυνος για χρεώσεις που δεν είναι πραγματικά επαγγελματικά έξοδα και η αγορά πραγμάτων στην κάρτα που πραγματικά δεν σχετίζονται με την επιχείρηση μπορεί να προκαλέσει σε ορισμένες περιπτώσεις τερματισμό από μια εργασία.
Είναι αλήθεια ότι ορισμένοι υπάλληλοι θα κάνουν κατάχρηση μιας πιστωτικής κάρτας της εταιρείας, αλλά με τις προκαταβολές στις λεπτομερείς δηλώσεις, αυτό είναι πιθανό να ανακαλυφθεί γρήγορα. Μερικές φορές συμβαίνει τυχαία κατάχρηση. Όταν οι άνθρωποι έχουν συνηθίσει να πληρώνουν για πράγματα με κάρτες, είναι πολύ εύκολο να πληρώσουν για πράγματα με λάθος κάρτα. Εάν ένας υπάλληλος σημειώσει μια τυχαία αγορά με την πιστωτική κάρτα της εταιρείας, θα πρέπει να ενημερώσει αμέσως τους εργοδότες και να είναι έτοιμος να αποζημιώσει την εταιρεία αμέσως.
Ένα πιο περίπλοκο ζήτημα προκύπτει όταν οι υπάλληλοι αγοράζουν πράγματα που είναι νόμιμα επαγγελματικά έξοδα ταυτόχρονα όταν αγοράζουν πράγματα για προσωπική χρήση. Και πάλι, η λεπτομερής τήρηση αποδείξεων είναι το κλειδί για να βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία δεν αγοράζει πράγματα που δεν σχετίζονται με την επιχείρησή της. Ένας τρόπος για να αποφευχθεί αυτό είναι να ζητήσετε ξεχωριστές συναλλαγές κατά την πραγματοποίηση μιας αγοράς που περιλαμβάνει επαγγελματικά και προσωπικά έξοδα και, στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας την πιστωτική κάρτα της εταιρείας και μια προσωπική κάρτα για την πληρωμή αυτών των συναλλαγών.
Μερικές φορές οι άνθρωποι που έχουν εκδώσει μια πιστωτική κάρτα εταιρείας στο όνομά τους, αναρωτιούνται αν μπορούν να επωφεληθούν από τα προνόμια που προσφέρονται με την κάρτα, όπως συχνά μίλια ιπτάμενων. Η απόφαση να επιτρέψει στον εργαζόμενο να χρησιμοποιήσει προνόμια ή δώρα πρέπει να εναπόκειται στον εργοδότη. Όταν αυτό είναι ασαφές, οι εργαζόμενοι πρέπει να επαληθεύσουν με τον εργοδότη τους πριν χρησιμοποιήσουν τυχόν προνόμια. Η εταιρεία μπορεί να θέλει να τα συγκεντρώσει για να δώσει δώρα στους υπαλλήλους ή για να εξοικονομήσει χρήματα στα αεροπορικά ταξίδια.
Ένας τρόπος για να αποφύγετε τη χρήση πιστωτικής κάρτας εταιρείας είναι να δημιουργήσετε μια μέθοδο αποζημίωσης για τα επαγγελματικά έξοδα που γίνονται από τους εργαζόμενους. Αυτό περιλαμβάνει επίσης τους εργαζόμενους να παραδίδουν αποδείξεις, αλλά δίνει στις εταιρείες λιγότερη δυνατότητα να διερευνήσουν χρεώσεις. Πολλοί διαπιστώνουν ότι μια πιστωτική κάρτα εταιρείας προσφέρει μεγαλύτερη ευκολία από τη μέθοδο παραλαβής/επιστροφής χρημάτων. Ένα άλλο πλεονέκτημα για τις πιστωτικές κάρτες έναντι της μεθόδου παραλαβής/επιστροφής χρημάτων είναι ότι οι εργαζόμενοι με λίγα διαθέσιμα προσωπικά μετρητά ή πίστωση δεν θα βρεθούν σε μια ενοχλητική κατάσταση όπου δεν μπορούν να καλύψουν νόμιμα επαγγελματικά έξοδα.
SmartAsset.