Η ημερολογιακή εγγραφή είναι μια λογιστική συναλλαγή που καταγράφει οικονομικές πληροφορίες στο λογιστικό βιβλίο μιας εταιρείας. Τα λογιστικά βιβλία αποτελούνται συχνά από διάφορα περιοδικά. Οι τύποι λογιστικών περιοδικών μπορεί να περιλαμβάνουν γενικά, πωλήσεις, αγορές, εισπράξεις μετρητών και εκταμιεύσεις μετρητών. Το γενικό περιοδικό περιέχει όλες τις οικονομικές πληροφορίες της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων των συγκεντρωτικών συνόλων από τα άλλα περιοδικά. Κάθε ημερολογιακή εγγραφή που καταγράφεται από την εταιρεία συνήθως περιέχει μια χρέωση και μια πίστωση, με βάση το παραδοσιακό σύστημα διπλής εγγραφής που χρησιμοποιείται παγκοσμίως.
Οι πληροφορίες καταχώρισης ημερολογίου συνήθως περιλαμβάνουν αριθμούς λογαριασμού, μια σύντομη περιγραφή της συναλλαγής, ποσό σε δολάρια και έναν συγκεκριμένο αριθμό αναφοράς. Αυτές οι λεπτομερείς πληροφορίες βοηθούν τις εταιρείες να παρακολουθούν τις οικονομικές πληροφορίες που καταγράφονται στα διάφορα λογιστικά περιοδικά της εταιρείας. Παραδοσιακά, οι εγγραφές ημερολογίου απαριθμούν πρώτα όλες τις χρεώσεις, ακολουθούμενες από τις πιστώσεις. Αυτή η μορφή δημιουργεί μια σαφή παρουσίαση για τις οικονομικές πληροφορίες που περιλαμβάνονται στην καταχώριση. Τα φύλλα ημερολογιακού βιβλίου μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν τα αρχικά του λογιστή ή των λογιστών που έχουν δημοσιεύσει την ή τις εγγραφές ημερολογίου. Αυτές οι πληροφορίες παρέχουν στους διαχειριστές λογιστών μια ακριβή διαδρομή ελέγχου όταν εξετάζουν τις εγγραφές ημερολογίου για ακρίβεια και εγκυρότητα.
Διάφοροι τύποι εγγραφών ημερολογίου μπορούν να χρησιμοποιηθούν από εταιρείες. Οι εγγραφές ημερολογίου μπορεί να περιλαμβάνουν μια βασική καταχώριση, την αντίστροφη καταχώριση, την επαναλαμβανόμενη καταχώριση και την προσαρμογή καταχώρισης. Οι βασικές εγγραφές αντιπροσωπεύουν συνήθως την αρχική καταγραφή συγκεκριμένων οικονομικών πληροφοριών. Αυτές οι εγγραφές μπορούν να καταγράφονται καθώς πραγματοποιούνται χρηματοοικονομικές συναλλαγές ή στο τέλος μιας λογιστικής περιόδου. Οι εταιρείες συνήθως δημιουργούν μια πολιτική λογαριασμού για να καθορίσουν πότε θα καταγράφονται οι βασικές εγγραφές ημερολογίου. Η καταγραφή των βασικών εγγραφών ημερολογίου εξαρτάται από τον αριθμό των εγγραφών, το μέγεθος της εταιρείας και την επικαιρότητα στην οποία οι εταιρείες πρέπει να έχουν καταγράψει τις οικονομικές πληροφορίες.
Οι αντίστροφες εγγραφές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη διόρθωση βασικών εγγραφών που έχουν καταγραφεί ανακριβώς από έναν λογιστή. Αυτός ο τύπος καταχώρισης μπορεί επίσης να δημιουργήσει δεδουλευμένες ή αναβολές που πρέπει να αντιστραφούν σε μελλοντική χρονική περίοδο. Οι εταιρείες μπορούν να συγκεντρώσουν ή να αναβάλουν έσοδα, έξοδα ή άλλες οικονομικές πληροφορίες με βάση τις λογιστικές οδηγίες. Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν αυτοματοποιημένο λογιστικό λογισμικό συχνά ρυθμίζουν αντιστρεπτικές εγγραφές χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα χρονικής καθυστέρησης του λογισμικού.
Οι επαναλαμβανόμενες εγγραφές ημερολογίου συνήθως καταγράφουν τις ίδιες πληροφορίες κάθε μήνα στο λογιστικό σύστημα μιας εταιρείας. Αυτές οι καταχωρίσεις μπορούν να ρυθμιστούν χρησιμοποιώντας ένα τυπικό πρότυπο που περιλαμβάνει τους αριθμούς λογαριασμών και άλλες γενικές πληροφορίες για την καταχώριση κάθε μήνα. Οι μόνες πληροφορίες που αλλάζουν σε μια επαναλαμβανόμενη καταχώριση ημερολογίου είναι οι οικονομικοί αριθμοί.
Οι εγγραφές προσαρμογής χρησιμοποιούνται για τη διόρθωση των οικονομικών αριθμών ή των λογαριασμών καθολικού που χρησιμοποιούνται στη βασική καταχώριση ημερολογίου. Αυτές οι εγγραφές μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τη διόρθωση ημερολογιακών εγγραφών που έχουν καταγραφεί σε λάθος ημερολόγιο από λογιστές ή οποιασδήποτε πληροφορίας πρέπει να διορθωθεί σε ημερομηνία μετά την καταγραφή της βασικής ημερολογιακής εγγραφής.