Μια αντιστροφή καταχώρισης ακυρώνει εγγραφές προσαρμογής ή διορθώνει εσφαλμένα αναρτημένες εγγραφές ημερολογίου. Είναι αρκετά κοινά στη λογιστική, ιδιαίτερα σε εταιρείες που χρησιμοποιούν λογιστική σε δεδουλευμένη βάση. Σύμφωνα με τις τυπικές διαδικασίες λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση, οι εταιρείες καταγράφουν εγγραφές προσαρμογής ώστε να αντικατοπτρίζουν ακριβή υπόλοιπα των λογαριασμών. Μόλις λήξει η λογιστική περίοδος, είναι απαραίτητη μια αντίστροφη εγγραφή στην αρχή της επόμενης λογιστικής περιόδου για να αφαιρεθεί η εγγραφή προσαρμογής. Αυτό αφαιρεί την καταχώριση από το γενικό καθολικό και επιτρέπει στην εταιρεία να διατηρεί καθαρά τα βιβλία της.
Μια κοινή εγγραφή προσαρμογής σχετίζεται με έξοδα κοινής ωφελείας. Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν λογιστική σε δεδουλευμένη βάση πρέπει να δημοσιεύουν όλες τις πληροφορίες στα λογιστικά τους βιβλία για να αντικατοπτρίζουν τα έξοδα. Καθώς οι λογαριασμοί κοινής ωφελείας μπορεί να έρχονται σε σπάνιες στιγμές, μια εταιρεία μπορεί να χρειαστεί να δημοσιεύσει μια καταχώριση για να αντικατοπτρίζει την αναμενόμενη χρέωση. Η τυπική καταχώριση για αυτό θα ήταν μια χρέωση στα έξοδα κοινής ωφελείας και μια πίστωση στα δεδουλευμένα στο τέλος του μήνα, ένας λογαριασμός παθητικού. Η εγγραφή φέρει συνήθως την τελευταία ημέρα της λογιστικής περιόδου ως ημερομηνία καταχώρισής της.
Η αντιστρεπτική εγγραφή για τα δεδουλευμένα για τις επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας έχει μια ημερομηνία που αναφέρεται ως η πρώτη της επόμενης λογιστικής περιόδου. Για παράδειγμα, οι επιχειρήσεις κοινής ωφελείας κάνουν θέσεις σε δεδουλευμένη βάση στις 31 Μαρτίου και η αναστροφή καταχώρισης την 1η Απριλίου. Η δεύτερη καταχώρηση αφαιρεί την καταχώριση σε δεδουλευμένη βάση από το καθολικό. Η εγγραφή σε δεδουλευμένη βάση είναι απλώς ενημερωτική. Δεν έχει πραγματική αξία για την επιχείρηση καθώς δεν αντικατοπτρίζει οποιοδήποτε πραγματικό έξοδο ή δραστηριότητα.
Μια άλλη χρήση της αντιστροφής εγγραφών είναι η διόρθωση σφαλμάτων που δημοσιεύονται στο γενικό καθολικό μιας εταιρείας. Λάθη μπορεί να συμβούν αρκετά συχνά στη λογιστική διαδικασία μιας εταιρείας. Αυτά τα σφάλματα μπορεί να οδηγήσουν σε ακατάλληλα καταχωρημένα ποσά σε δολάρια, πληροφορίες που δημοσιεύονται σε λάθος λογαριασμούς ή καταχωρίσεις διπλής ανάρτησης στο γενικό καθολικό. Για να διορθώσει το σφάλμα, ένας λογιστής απλώς αντιστρέφει την καταχώριση παραθέτοντας την αρχική χρέωση και πίστωση από την αρχική καταχώριση σε αντίθετη μορφή. Για παράδειγμα, μια καταχώριση καταχωρείται λανθασμένα ως χρέωση σε έξοδα ειδών γραφείου και πίστωση σε μετρητά. Για να διορθωθεί αυτό, ένας λογιστής πιστώνει το γραφείο προμηθεύει τα έξοδα και χρεώνει μετρητά.
Μια εταιρεία που κάνει συχνή χρήση της διαδικασίας αντιστροφής εγγραφής μπορεί να χρειαστεί να επανεκτιμήσει τη συνολική λογιστική της διαδικασία. Τα δεδουλευμένα μπορεί να είναι σημάδι κακής τήρησης αρχείων, καθώς δεν λαμβάνουν τους λογαριασμούς στην ώρα τους ή δεν τους καταχωρούν έγκαιρα. Τα συχνά λάθη που δημοσιεύονται στο γενικό καθολικό αποτελούν επίσης κακή αντανάκλαση. Σημαίνει ότι μια εταιρεία δεν έχει την κατάλληλη εποπτεία και οι λογιστές δεν καταγράφουν τις πληροφορίες όπως θα έπρεπε.