Η καταχώρηση στα λογιστικά βιβλία είναι η λογιστική δραστηριότητα όπου οι λογιστές καταγράφουν τις επιχειρηματικές συναλλαγές στα οικονομικά βιβλία μιας εταιρείας. Στην πραγματικότητα, δεν υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι ανάρτησης λογιστικών συναλλαγών. Όλες οι μέθοδοι ουσιαστικά κάνουν το ίδιο πράγμα, αν και η γραπτή μορφή μπορεί να είναι λίγο διαφορετική. Η χρήση ηλεκτρονικού λογιστικού λογισμικού έχει συχνά διαφορετικές μεθόδους δημοσίευσης στα λογιστικά βιβλία, αν και η μεγαλύτερη διαφορά έγκειται στο πώς το κάνει ένας λογιστής και όχι στο τελικό αποτέλεσμα. Οι ακριβείς λογιστικές συναλλαγές αποτελούν έναν από τους κύριους κορμούς ενός συστήματος λογιστικών πληροφοριών.
Η κλασική μέθοδος δημοσίευσης στα λογιστικά βιβλία είναι η δημιουργία χειρόγραφης καταχώρισης ημερολογίου. Σε όλες τις εγγραφές ημερολογίου, οι χρεώσεις έρχονται πρώτες – στην κορυφή της καταχώρισης – με τις πιστώσεις να έρχονται σε δεύτερη μοίρα. Η καταχώριση ημερολογίου χρειάζεται ημερομηνία, αριθμό λογαριασμού και όνομα τόσο για τις χρεωστικές όσο και για τις πιστωτικές γραμμές και ένα ποσό σε δολάρια για κάθε χρέωση και πίστωση. Μια σύντομη περιγραφή βρίσκεται κάτω από το τελευταίο πιστωτικό όριο της καταχώρισης. Μόλις γραφτεί μόνος του, ένας λογιστής ενημερώνει κάθε λογαριασμό για τα ποσά σε δολάρια στην καταχώριση, γράφοντας χειρόγραφα την εγγραφή στα λογιστικά βιβλία σε ένα μη αυτόματο λογιστικό σύστημα.
Τα χειροκίνητα λογιστικά συστήματα είναι συχνά κουραστικό να ενημερώνονται κατά την καταχώρηση σε λογιστικά βιβλία. Παραδοσιακά, μια εταιρεία θα είχε πολλά διαφορετικά λογιστικά βιβλία και περιοδικά στο σύστημα. Οι λογιστές θα έπρεπε να βρουν τα απαραίτητα βιβλία και στη συνέχεια να γράψουν την εγγραφή σε καθένα με σαφή και ακριβή τρόπο. Σήμερα, ένα χειροκίνητο λογιστικό σύστημα μπορεί να αναφέρεται σε μια σειρά υπολογιστικών φύλλων που δεν έχουν ενιαίο σημείο εισαγωγής δεδομένων, όπως το λογιστικό λογισμικό. Τα υπολογιστικά φύλλα μπορεί επίσης να είναι δύσκολο να διατηρηθούν με μη αυτόματο τρόπο.
Η χρήση λογιστικού λογισμικού για την τήρηση των βιβλίων μιας εταιρείας μπορεί να φαίνεται πιο εύκολη στη διατήρηση κατά την καταχώριση στα λογιστικά βιβλία. Μια οθόνη καταχώρισης ημερολογίου είναι διαθέσιμη για τα περισσότερα συστήματα και απαιτεί τις ίδιες βασικές πληροφορίες με μια μη αυτόματη καταχώριση ημερολογίου, την ημερομηνία, τον αριθμό λογαριασμού και το όνομα τόσο για τις χρεωστικές όσο και για τις πιστωτικές γραμμές και έναν αριθμό δολαρίου για κάθε χρέωση και πίστωση. Ένα σημαντικό ζήτημα, ωστόσο, προέρχεται από ανακριβή στοιχεία που εισάγονται στο λογιστικό σύστημα. Δεν υπάρχουν φυσικά λογιστικά βιβλία ή περιοδικά, επομένως τα σφάλματα πρέπει να παρακολουθούνται ηλεκτρονικά και να διορθώνονται χρησιμοποιώντας το σύστημα. Δεν υπάρχει απλή διαδικασία διαγραφής και επανεγγραφής σε πολλές περιπτώσεις, γεγονός που μπορεί να κάνει τις σημαντικές διορθώσεις δύσκολο να ολοκληρωθούν.
Τα περισσότερα λογιστικά συστήματα λειτουργούν με μια αέναη μέθοδο. Κάθε λογιστική συναλλαγή πηγαίνει στα ημερολόγια και στα λογιστικά βιβλία καθώς συμβαίνουν. Η καταχώρηση στα λογιστικά βιβλία, επομένως, είναι μια από τις πιο κοινές λογιστικές εργασίες. Οι μεγάλοι οργανισμοί μπορούν να έχουν εκατοντάδες — ακόμη και χιλιάδες — μηνιαίες συναλλαγές. Πρέπει να υπάρχουν εσωτερικοί έλεγχοι για να διασφαλίζεται ότι οι ακριβείς και σχετικές συναλλαγές καταγράφονται έγκαιρα.