Η λογιστική διαχείρισης αποθεμάτων είναι μια εσωτερική επιχειρηματική διαδικασία που χρησιμοποιούν οι εταιρείες για να διασφαλίσουν τον σωστό έλεγχο των αποθεμάτων. Αυτή η διαδικασία είναι συχνά μέρος του λογιστικού τμήματος και περιλαμβάνει τη βαριά χρήση του πακέτου λογισμικού αυτοματοποιημένης λογιστικής της εταιρείας. Οι συμβιβασμοί αποτελούν μεγάλο μέρος της λογιστικής διαχείρισης αποθεμάτων, καθώς οι λογιστές θα πρέπει να αναθεωρήσουν τις πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες στο πρόγραμμα λογισμικού υπολογιστών και να τις συγκρίνουν με το πραγματικό απόθεμα στην αποθήκη της εταιρείας. Μερικές διαφορετικές επιλογές είναι διαθέσιμες για τις εταιρείες που πρέπει να καθιερώσουν μια διαδικασία λογιστικής διαχείρισης για το απόθεμα.
Ένα από τα πρώτα ζητήματα που πρέπει να αποφασίσει μια εταιρεία για τη λογιστική της διαδικασία διαχείρισης αποθεμάτων είναι η λειτουργία ενός συστήματος διαρκούς ή περιοδικής απογραφής. Ένα διαρκές σύστημα θα ενημερώνει τους λογαριασμούς αποθέματος κάθε φορά που η εταιρεία αγοράζει, πουλά ή προσαρμόζει στοιχεία αποθέματος στο πρόγραμμα λογισμικού λογιστικής. Αυτό το σύστημα διασφαλίζει επίσης ότι η εταιρεία έχει ακριβή καταγραφή αποθεμάτων ως προς τα συνολικά δολάρια. Απαιτείται λιγότερη συμφωνία κατά τη διάρκεια της διαδικασίας διαρκούς απογραφής, καθώς το σύστημα διατηρεί μια σταθερή παρακολούθηση του αποθέματος.
Τα περιοδικά συστήματα απογραφής είναι λιγότερο έντονα από τα αέναα συστήματα. Ωστόσο, το σύστημα είναι λιγότερο ακριβές και απαιτεί πλήρη απογραφή κάθε λίγες εβδομάδες ή μήνες. Οι λογιστές θα πρέπει να δημιουργήσουν ένα αρχείο αποθέματος από το πακέτο λογισμικού τους και να το συγκρίνουν με το πραγματικό απόθεμα. Συχνά απαιτούνται σημαντικές προσαρμογές για τη διόρθωση σημαντικών διαφορών μεταξύ των δύο στοιχείων αποθέματος.
Ένα άλλο σημαντικό μέρος της λογιστικής διαχείρισης αποθεμάτων είναι η επιλογή ενός συστήματος αποτίμησης αποθεμάτων. Οι κοινές μέθοδοι αποτίμησης λογιστικού αποθέματος περιλαμβάνουν το FIFO (πρώτο σε, πρώτο έξω), LIFO (τελευταίο σε, πρώτο έξω) και σταθμισμένο μέσο όρο. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν τη μέθοδο FIFO καθώς είναι απλή και καταλήγει σε παλαιότερο απόθεμα που πωλείται πρώτα, μειώνοντας την πιθανότητα διαγραφής παρωχημένων αποθεμάτων. Η αποτίμηση αποθέματος LIFO πωλεί πρώτα νεότερα αποθέματα. Αυτό συχνά οδηγεί σε υψηλότερο κόστος πωληθέντων αγαθών και χαμηλότερο καθαρό εισόδημα. Επομένως, η LIFO θα έχει ως αποτέλεσμα χαμηλότερη φορολογική υποχρέωση για την εταιρεία στο τέλος του έτους.
Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι ένα άλλο μέρος της λογιστικής διαχείρισης αποθεμάτων. Αυτοί οι έλεγχοι περιορίζουν τον αριθμό των υπαλλήλων που μπορούν να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες αποθέματος ή να ολοκληρώσουν προσαρμογές ή άλλες λογιστικές δραστηριότητες που σχετίζονται με το απόθεμα. Για παράδειγμα, οι έλεγχοι θα περιορίσουν την πρόσβαση στο σύστημα, θα δημιουργήσουν ίχνη ελέγχου, ώστε οι διαχειριστές να μπορούν να δουν ποιος υπάλληλος εργάστηκε σε έργα απογραφής, να κλειδώσει το φυσικό απόθεμα σε ασφαλείς τοποθεσίες και να χρησιμοποιήσει περιοδικούς ελέγχους για την παροχή γνώμης τρίτου σχετικά με τη διαδικασία απογραφής της εταιρείας. Άλλοι έλεγχοι μπορεί να είναι απαραίτητοι ανάλογα με τις λειτουργικές διαδικασίες και τον κλάδο της εταιρείας, όπως η κατασκευή ή το λιανικό εμπόριο.
SmartAsset.