Μια διαδικασία απογραφής αντιπροσωπεύει τα συγκεκριμένα βήματα ή διαδικασίες που χρησιμοποιεί μια εταιρεία όταν μετακινεί προϊόντα εφευρέτη μέσω των επιχειρηματικών της δραστηριοτήτων. Υπάρχουν διάφοροι τύποι αποθεμάτων στο επιχειρηματικό περιβάλλον. Οι εταιρείες παραγωγής και παραγωγής συνήθως ασχολούνται με πρώτες ύλες, εργασίες σε επεξεργασία και τελικά προϊόντα. Οι αποθήκες, οι διανομείς και οι λιανοπωλητές ασχολούνται κυρίως με τελικά προϊόντα έτοιμα προς πώληση σε ιδιώτες και επιχειρήσεις. Αν και αυτοί οι δύο όμιλοι αντιπροσωπεύουν επιχειρήσεις σε διαφορετικά άκρα της αλυσίδας εφοδιασμού, οι διαδικασίες απογραφής μπορεί να είναι παρόμοιες μεταξύ των δύο ομάδων.
Μια ευρεία επισκόπηση της διαδικασίας απογραφής είναι το σύστημα που χρησιμοποιεί μια εταιρεία για την παρακολούθηση των αποθεμάτων στο λογιστικό της βιβλίο. Τα περιοδικά και αέναα συστήματα απογραφής είναι τα πιο κοινά που βρίσκονται στις επιχειρήσεις. Τα περιοδικά συστήματα απογραφής δεν ενημερώνουν το γενικό καθολικό μιας εταιρείας για κάθε συγκεκριμένη κίνηση αποθέματος. Οι εταιρείες ξεκινούν συνήθως με ένα εναρκτήριο υπόλοιπο αποθέματος και ενημερώνουν τις πληροφορίες σε τριμηνιαία ή ετήσια βάση. Ορισμένες εταιρείες μπορεί να προτιμούν να ενημερώνουν τα συστήματα περιοδικής απογραφής τους σε μηνιαία βάση. Τα διαρκή συστήματα απογραφής ενημερώνουν το γενικό βιβλίο της εταιρείας μετά από κάθε αγορά, πώληση ή προσαρμογή στο λογαριασμό αποθέματος της εταιρείας. Αν και τα διαρκή συστήματα απογραφής απαιτούν περισσότερη δουλειά, παρέχουν ένα πιο ακριβές σύστημα για τη διαχείριση των μεμονωμένων διαδικασιών απογραφής.
Οι εταιρείες θα πρέπει να επιλέγουν κάθε διαδικασία απογραφής ανάλογα με τον τύπο των στοιχείων στην εταιρεία. Οι εταιρείες που παράγουν ή πωλούν ομοιογενή προϊόντα ή είδη σε μεγάλες παρτίδες μπορεί να προτιμούν μια απλούστερη διαδικασία απογραφής. Οι εταιρείες συχνά λαμβάνουν, αποθηκεύουν, επισημαίνουν και πωλούν αυτά τα προϊόντα αποθέματος χωρίς να επιθεωρούν κάθε μεμονωμένο είδος. Η δειγματοληψία είναι μια κοινή διαδικασία ποιοτικής επιθεώρησης για ομοιογενή προϊόντα ή παρτίδες. Οι εταιρείες θα αξιολογήσουν την ποιότητα του αποθέματος επιλέγοντας ένα τυχαίο δείγμα για την επιθεώρηση του αποθέματος.
Τα αποθέματα που αποτελούνται από μεμονωμένα προϊόντα ή σειρές προϊόντων απαιτούν συνήθως μια πιο λεπτομερή διαδικασία απογραφής. Οι εταιρείες θα ξοδέψουν άφθονο χρόνο για τη διαχείριση, την επισήμανση και την τιμολόγηση αυτών των αγαθών, καθώς το κόστος κάθε προϊόντος είναι συνήθως διαφορετικό. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι διαχειριστές συχνά παρακολουθούν αυτά τα στοιχεία ξεχωριστά για να καταλάβουν ποια στοιχεία χρειάζονται αναπλήρωση στην εταιρεία. Οι επιχειρήσεις με τεράστια αποθέματα μεμονωμένων προϊόντων χρησιμοποιούν συνήθως το σύστημα διαρκούς απογραφής. Αυτό τους επιτρέπει να διατηρούν λεπτομερείς πληροφορίες για το λογιστικό τους βιβλίο για να αντιπροσωπεύουν με ακρίβεια τις οικονομικές πληροφορίες που σχετίζονται με τα αποθέματα.
Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές επιχειρήσεων πρέπει επίσης να λάβουν υπόψη το ποσό της εργασίας που απαιτείται για τη διαχείριση του αποθέματος. Οι μικρότερες επιχειρήσεις συχνά δυσκολεύονται να διατηρήσουν τη διαδικασία απογραφής επειδή έχουν λιγότερους υπαλλήλους για να ολοκληρώσουν τις λειτουργίες τους και να παρέχουν στον πωλητή ακριβείς πληροφορίες αποθέματος. Οι μικρές επιχειρήσεις θα πρέπει επίσης να εξετάσουν την εξωτερική ανάθεση διαδικασιών απογραφής που ενδέχεται να περιπλέξουν τις επιχειρηματικές τους δραστηριότητες. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν επίσης να αποφύγουν τις συγκεκριμένες λεπτομέρειες της διαχείρισης μεμονωμένων διαδικασιών απογραφής.
SmartAsset.