Η λογιστική του γραφείου είναι η διαδικασία τήρησης των οικονομικών αρχείων για ένα γραφείο. μοιάζει πολύ με τη λογιστική, αλλά συχνά είναι λίγο πιο απλοϊκή. Σε αντίθεση με τους λογιστές, οι άνθρωποι που κάνουν λογιστική για ένα γραφείο δεν απαιτείται συχνά να έχουν κάποια ειδική άδεια, αν και φυσικά η λογιστική ή η λογιστική εμπειρία των επιχειρήσεων είναι πολύ επωφελής. Η λογιστική του γραφείου απαιτεί προσεκτικά αρχεία για κάθε δαπάνη καθώς και για όλα τα έσοδα που πραγματοποιεί το γραφείο. τα αρχεία πρέπει να διατηρούνται πάντα ενημερωμένα και να τακτοποιούνται προσεκτικά τακτικά για να διασφαλίζεται ότι δεν έχουν γίνει λάθη.
Η λογιστική του γραφείου χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση τυχόν ζημιών που προκαλεί η επιχείρηση, καθώς και των κερδών που προκύπτουν καθ ‘όλη τη διάρκεια του έτους. Αυτές οι πληροφορίες χρησιμοποιούνται από την ίδια την επιχείρηση, καθώς και για φορολογικούς σκοπούς. Είναι πολύ σημαντικό να κάνετε προσεκτική λογιστική στο γραφείο για φορολογικούς σκοπούς, επειδή αυτό καθορίζει το ποσό του φόρου που οφείλει η επιχείρηση. Επιπλέον, η Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων μπορεί να ζητήσει από τα λογιστικά αρχεία να επιλύσουν τυχόν αποκλίσεις σε μια φορολογική δήλωση. Εάν τα αρχεία είναι ανακριβή, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρές νομικές συνέπειες.
Οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται στα αρχεία λογιστικής του γραφείου περιλαμβάνουν όλες τις συναλλαγές που έχει το γραφείο. Αυτό περιλαμβάνει συναλλαγές μετρητών, επιταγών ή πιστωτικών καρτών με πελάτες. πληρωμές μισθοδοσίας στους υπαλλήλους · τυχόν πληρωμές που γίνονται σε προμηθευτές που προμηθεύουν είδη στο γραφείο · ημερήσιες πωλήσεις ή εισόδημα · και κάθε άλλη οικονομική συναλλαγή που πραγματοποιείται. Η μέθοδος με την οποία φυλάσσονται τα βιβλία θα ποικίλει σίγουρα σε διαφορετικά γραφεία, ανάλογα με τη φύση της επιχείρησης, αλλά είναι καλύτερο να αναπτυχθεί μια σαφής μέθοδος που να καταλαβαίνει ο καθένας και στη συνέχεια να τηρείται.
Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι με τους οποίους μπορεί να γίνει η τήρηση βιβλίων γραφείου. Ορισμένα γραφεία θα προσλάβουν έναν λογιστή μόνο για να κάνει αυτή τη δουλειά, και μερικά θα προσλάβουν λογιστή εάν τα οικονομικά είναι πιο περίπλοκα. Ορισμένα γραφεία θα αναλάβουν την ευθύνη πολλών διαφορετικών υπαλλήλων και θα τηρούν αρχεία λογιστικής μέσω λογισμικού υπολογιστή. Οποιαδήποτε από αυτές τις μεθόδους μπορεί να λειτουργήσει, αλλά και πάλι, η ακρίβεια είναι υψίστης σημασίας όταν εξετάζουμε πρακτικές τήρησης βιβλίων γραφείου. Τα λογιστικά βιβλία μπορούν στη συνέχεια να εξεταστούν από τον ιδιοκτήτη ή τον διευθυντή της επιχείρησης για να καθορίσουν περιοχές όπου μπορούν να μειωθούν τα έξοδα ή όπου πρέπει να γίνουν άλλες αλλαγές.