Η λογιστική κεφαλαίων είναι ένας τύπος λογιστικής στρατηγικής που εστιάζει περισσότερο στην λογοδοσία παρά στην παρακολούθηση της δημιουργίας κερδών. Αυτή η συγκεκριμένη προσέγγιση στη λογιστική χρησιμοποιείται συχνά από οντότητες που δεν επικεντρώνονται στην κερδοφορία, όπως μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί ή κυβερνητικά τμήματα και προμήθειες. Ένα από τα κύρια χαρακτηριστικά αυτής της μεθόδου είναι η χρήση πολλαπλών γενικών καθολικών που τεκμηριώνουν τη ροή και τη χρήση τυχόν κεφαλαίων που εισέρχονται στην οικονομική οντότητα, αλλά χωρίς την έμφαση στην παρακολούθηση κερδών.
Η γενική λειτουργία της λογιστικής κεφαλαίων έχει να κάνει με το να δείχνει πού ξοδεύονται χρήματα. Αυτή η έμφαση είναι ένας λόγος για τη διατήρηση πολλών γενικών λογιστικών βιβλίων, αντί των λογαριασμών αυτοεξισορρόπησης που αντικατοπτρίζονται σε ένα ενιαίο γενικό καθολικό, όπως συμβαίνει συνήθως με οντότητες που λειτουργούν με σκοπό το κέρδος. Καθένα από τα λογιστικά βιβλία παρακολουθεί τη λήψη και την εκταμίευση των πόρων καθώς σχετίζονται με τις δραστηριότητες που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο έργο ή ταμείο που διαχειρίζεται η μη κερδοσκοπική οντότητα. Για λογιστικούς σκοπούς, κάθε μεμονωμένο καθολικό ή ταμείο πρέπει να συμβιβάζεται μέσα του, με λεπτομερείς αναφορές που υποστηρίζουν το τρέχον υπόλοιπο στο ταμείο. Όλες οι αναφορές που σχετίζονται με τα διάφορα ταμεία χρησιμοποιούνται ως υποστηρικτικές λεπτομέρειες για μια σωρευτική αναφορά που διατίθεται στα μέλη του οργανισμού, καθώς και στους διευθυντές του.
Με τη λογιστική του ταμείου, τυχόν δωρεές ή κεφάλαια που λαμβάνονται από επιχορηγήσεις ή δωρεές καταχωρούνται απευθείας στο καθολικό ή ταμείο που έχει οριστεί από τον συνεισφέροντα. Εκεί αφαιρούνται από το υπόλοιπο τυχόν δαπάνες που σχετίζονται με το συγκεκριμένο έργο. Αυτή η ρύθμιση καθιστά πολύ εύκολο για τον μη κερδοσκοπικό οργανισμό να αναφέρει τη δραστηριότητα στους ψηφοφόρους του, καθώς και σε κάθε κρατικό φορέα που είναι επιφορτισμένος με την ευθύνη της επίβλεψης της λειτουργίας του μη κερδοσκοπικού οργανισμού.
Η λογιστική προσέγγιση των κεφαλαίων μπορεί να είναι πολύ αποτελεσματική όταν οι αναφορές πρέπει να αποστέλλονται σε περισσότερες από μία κρατικές υπηρεσίες. Για παράδειγμα, εάν μια τοπική φιλανθρωπική οργάνωση λάβει μια επιχορήγηση που προορίζεται για την παροχή γευμάτων σε κλειστούς χώρους, μια γενναιόδωρη δωρεά για την υποστήριξη ενός καταφυγίου αστέγων και μια δωρεά για τη λειτουργία ενός προγράμματος μετά το σχολείο, κάθε ένα από αυτά τα έργα είναι πιθανό να πέσει. στη δικαιοδοσία διαφορετικής κρατικής υπηρεσίας. Με τη δημιουργία και τη διατήρηση ενός καθολικού για κάθε έργο, είναι δυνατό να παρέχεται πάντα σε κάθε οργανισμό παρακολούθησης μια λογιστική για το τι έχει γίνει με τα χρήματα που λαμβάνονται για την υποστήριξη κάθε προγράμματος. Με τη χρήση της λογιστικής κεφαλαίων, η τοπική φιλανθρωπική οργάνωση παραμένει σε συμμόρφωση με τους κανονισμούς που της επιτρέπουν να λειτουργεί και μπορεί να αποδείξει ότι τα ληφθέντα κεφάλαια χρησιμοποιούνται με τον καθορισμένο τρόπο.