Η πολιτική δαπανών είναι ένα λογικό και οργανωμένο σχέδιο δράσης που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό του τρόπου με τον οποίο δαπανώνται οι διαθέσιμοι πόροι. Μια τέτοια πολιτική εφαρμόζεται συχνά από κυβερνήσεις καθώς και επιχειρήσεις και βοηθά στη διαδικασία ελέγχου των δαπανών. Η ανάπτυξη μιας βιώσιμης πολιτικής δαπανών είναι ζωτικής σημασίας για τη συνεχιζόμενη λειτουργία μιας επιχείρησης, καθώς συμβάλλει στη διασφάλιση ότι τα αγαθά και οι υπηρεσίες που απαιτούνται για τη λειτουργία είναι διαθέσιμα και ότι τα χρήματα δεν σπαταλούνται σε μη απαραίτητα.
Κατά την κατάρτιση μιας πολιτικής δαπανών της εταιρείας, είναι σημαντικό να προσδιοριστεί όχι μόνο το είδος των δαπανών που είναι απαραίτητες για τη συνεχιζόμενη λειτουργία, αλλά και να δοθεί προτεραιότητα σε αυτές τις δαπάνες έτσι ώστε τα αγαθά να αγοράζονται εγκαίρως. Κάτι τέτοιο έχει πολλά οφέλη για την επιχείρηση. Με τον προγραμματισμό των δαπανών σύμφωνα με συγκεκριμένες κατευθυντήριες γραμμές αγορών, είναι δυνατό να διατηρηθούν τα αποθέματα εντός λογικών ορίων και να αποφευχθεί η καταβολή φόρων σε αγαθά που παραμένουν σε αποθήκευση για μεγάλα χρονικά διαστήματα. Επιπλέον, η θέσπιση κανόνων δαπανών που ελέγχουν τη διαδικασία δαπανών θα σημαίνει ότι υπάρχουν διαθέσιμοι πόροι για την αντιμετώπιση απρόβλεπτων ζητημάτων, αντί να δεσμεύονται με την υπάρχουσα απογραφή.
Η σύνταξη μιας πολιτικής δαπανών μοιάζει πολύ με τη σύνταξη προϋπολογισμού, καθώς είναι απαραίτητο να καθοριστούν οι τύποι των αγορών που απαιτούνται, όταν αυτές οι αγορές πρέπει να πραγματοποιηθούν και οι ποσότητες που μπορεί να επιτραπούν με την αγορά κάθε αγαθού ή υπηρεσίας. Πολλές εταιρείες λειτουργούν με ένα τμήμα αγορών που είναι υπεύθυνο για τη διασφάλιση της τήρησης της πολιτικής δαπανών. Αυτό συχνά μεταφράζεται σε μια δομή στην οποία τα τμήματα υποβάλλουν αιτήσεις για τα απαραίτητα αγαθά για έλεγχο από έναν αντιπρόσωπο αγορών. Ο πράκτορας αξιολογεί την αίτηση και, εάν εγκριθεί, εκχωρεί εντολή αγοράς στο αίτημα και εξουσιοδοτεί την τοποθέτηση της παραγγελίας. Αυτή η προσέγγιση διευκολύνει την επεξεργασία των πληρωμών στους προμηθευτές και την παρακολούθηση αυτών των δαπανών υπό το πρίσμα του προϋπολογισμού που έχει καθοριστεί για κάθε τμήμα εντός της δομής της εταιρείας.
Στην καλύτερη περίπτωση, μια πολιτική δαπανών επιτρέπει σε μια επιχείρηση να κάνει τη συνετότερη χρήση των οικονομικών της πόρων, με αποτέλεσμα τελικά την παραγωγή αγαθών και υπηρεσιών που πωλούνται στους πελάτες και δημιουργούν έσοδα. Όταν μια πολιτική δαπανών είναι ελλιπής ή κακώς
καθορίζονται, οι πιθανότητες να διατηρηθούν τα έξοδα εντός λογικής και να αυξηθεί η ουσία της εταιρείας μειώνονται σημαντικά, μερικές φορές στο σημείο να προκαλέσουν την αποτυχία της επιχείρησης.
SmartAsset.