Ο όρος διαχείριση συμβολαίου χρησιμοποιείται συνήθως σε τμήματα προμηθειών ή αγορών. Στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του τμήματος προμηθειών, ο διευθυντής διαπραγματεύεται, αποδέχεται και υπογράφει συμβάσεις με προμηθευτές αγαθών και υπηρεσιών στον οργανισμό. Η διαχείριση συμβολαίου είναι η διαδικασία διασφάλισης ότι ο προμηθευτής τηρεί τους όρους της σύμβασης με διαπραγμάτευση. Παρόλο που ο ρόλος των προμηθειών στη διαδικασία διαπραγμάτευσης είναι ένα ουσιαστικό μέρος μιας διαδικασίας διαχείρισης κόστους, η διαχείριση των συμβάσεων είναι όπου επιτυγχάνεται ή χάνεται η πραγματική εξοικονόμηση.
Οι αποτελεσματικές πρακτικές διαχείρισης συμβάσεων έχουν ως αποτέλεσμα χαμηλότερο λειτουργικό κόστος, αποδοτικές υπηρεσίες και ισχυρότερη διαπραγματευτική θέση κατά τον επόμενο γύρο διαπραγματεύσεων. Η διαχείριση των συμβάσεων περιλαμβάνει τη διασφάλιση της συμμόρφωσης των συμβάσεων, τη λειτουργία ως κύρια επαφή για θέματα που σχετίζονται με την εξυπηρέτηση και την επίλυση διαφορών, καθώς και τη διαχείριση τυχόν πληρωμών ή ρητρών που έχουν διαπραγματευτεί στη σύμβαση. Γενικά, η διαχείριση συμβάσεων μπορεί να χωριστεί σε τρεις κύριους τομείς: κατώτατα όρια, εκπτώσεις και ρήτρες απόδοσης.
Το όριο είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να καθορίσει συγκεκριμένους στόχους δαπανών, συναλλαγών ή μονάδων που αγοράζονται σε δολάρια. Αυτά τα κατώτατα όρια συνδέονται συνήθως με εκπτώσεις σε δολάρια στην τιμή αγοράς και συχνά βασίζονται στον αριθμό των παραγγελιών που λαμβάνονται εντός συγκεκριμένης χρονικής περιόδου. Ως μέρος της διαδικασίας διαπραγμάτευσης, τα κατώτατα όρια χρησιμοποιούνται συχνά για να απαιτήσουν ακόμη μεγαλύτερες εκπτώσεις από αυτές που κανονικά θα παρείχε ο προμηθευτής. Καθώς ο όγκος αυξάνεται, ο προμηθευτής έχει το κίνητρο και την ικανότητα να μειώσει την τιμή, καθώς το κόστος του μειώνεται.
Οι εκπτώσεις χρησιμοποιούνται ως ανταμοιβή ή κίνητρο για τον προμηθευτή για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων. Για παράδειγμα, ένα αρτοποιείο μπορεί να διαπραγματευτεί για να αγοράσει μια συγκεκριμένη ποσότητα αλευριού σε μια καθορισμένη χρονική περίοδο. Τυχόν πρόσθετα, μη προγραμματισμένα αιτήματα που συμπληρώνονται εντός συγκεκριμένης χρονικής περιόδου είναι επιλέξιμα για έκπτωση στον προμηθευτή. Το τιμολόγιο είναι για το τυπικό ποσό, αλλά η έκπτωση υπολογίζεται και επιστρέφεται στον προμηθευτή ως ανταμοιβή για την κάλυψη μιας άμεσης ανάγκης. Αυτή η ευελιξία βρίσκεται συχνά σε περιβάλλοντα ευαίσθητα στο χρόνο, όπου η σύμβαση αφορά ένα τυπικό χρονοδιάγραμμα παράδοσης, αλλά απαιτείται επιπλέον ευελιξία για να ικανοποιηθούν οι επιχειρηματικές απαιτήσεις.
Οι ρήτρες απόδοσης βασίζονται σε μετρήσιμα στοιχεία που είναι κρίσιμα για τη λειτουργία της επιχείρησης. Οι κοινές ρήτρες βασίζονται στην παράδοση εντός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου, την τιμολόγηση εντός καθορισμένου εύρους ημερομηνιών, την τήρηση ημερομηνιών παράδοσης αναφοράς και το ποσοστό ολοκλήρωσης για κατασκευαστικά έργα. Ο σκοπός μιας ρήτρας απόδοσης είναι να δημιουργήσει μια αποδεκτή μέθοδο μέτρησης μεταξύ του προμηθευτή και του πελάτη. Αυτές οι ρήτρες συνδέονται συχνά με κυρώσεις ή ανταμοιβές, ανάλογα με τον κλάδο.
Η αποτελεσματική διαχείριση συμβολαίων περιλαμβάνει καθημερινή παρακολούθηση δραστηριοτήτων, διαχείριση επιδόσεων και παρακολούθηση με τον προμηθευτή. Μόνο μέσω μιας ενεργητικής διαδικασίας διαχείρισης συμβολαίου μπορεί η εταιρεία να διεκδικήσει τυχόν οφέλη που περιλαμβάνονται στη σύμβαση. Αυτά τα οφέλη μπορεί να περιλαμβάνουν ρήτρες πρόωρης αποδέσμευσης, πρόσθετες μειώσεις πληρωμών και άλλες κυρώσεις.