Μια σύμβαση προσφοράς είναι μια εκτίμηση του συνολικού κόστους για την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης εργασίας. Χρησιμοποιείται σε διάφορες μορφές επιχειρήσεων, μια τέτοια σύμβαση παραδίδεται στο άτομο ή την επιχείρηση που ζητά την ολοκλήρωση της εργασίας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι προτάσεις κόστους θα συλλέγονται από διάφορους πλειοδότες, με έναν ή περισσότερους από αυτούς να επιλέγονται για την ολοκλήρωση της εργασίας.
Μια τέτοια σύμβαση μπορεί να ξεκινήσει με αυτό που ονομάζεται αίτηση για πρόταση (RFP). Αυτή είναι μια πρόσκληση υποβολής προσφορών για μια συγκεκριμένη εργασία. Το RFP συχνά διευκρινίζει λεπτομέρειες για τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν. Αυτές οι ιδιαιτερότητες θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν χρονοδιαγράμματα ή προθεσμίες εργασίας, τοποθεσία της εργασίας και οποιεσδήποτε άλλες λεπτομέρειες που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την προσφορά του προμηθευτή. Εάν το RFP δεν αναφέρει σαφώς ορισμένες από τις λεπτομέρειες που απαιτούνται για μια σωστή σύμβαση προσφοράς, ο δυνητικός προμηθευτής θα πρέπει να επικοινωνήσει με τον αιτούντα για περισσότερες πληροφορίες.
Κατά τη σύνταξη της σύμβασης προσφοράς, ο προμηθευτής μπορεί να χρειαστεί να λάβει υπόψη του τα υλικά όπως τα υλικά που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας, το χρόνο που πρέπει να αφιερωθεί στην εργασία και το κόστος εργασίας. Αυτά συχνά ποικίλλουν με βάση την εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί και το επίπεδο κατάρτισης που απαιτείται για τη δουλειά. Για παράδειγμα, όσο πιο τεχνική είναι μια εργασία, τόσο περισσότερα υλικά και εργασία μπορεί να κοστίσουν για την ολοκλήρωσή της. Ένα πρότυπο προσφοράς μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να διασφαλιστεί ότι καλύπτονται όλα τα έξοδα κατά τη σύνταξη της προσφοράς.
Η σύμβαση προσφοράς θα πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη το κέρδος που ο προμηθευτής θέλει να αποκομίσει από τη δουλειά. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτές οι προτάσεις είναι ένας τρόπος για την επιχείρηση που ζητά προσφορές να συγκρίνει πολλαπλές προσφορές για την εργασία. Όσο περισσότεροι προμηθευτές ανταγωνίζονται για τη δουλειά, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα μερικοί από αυτούς να δεχτούν περιθώρια κέρδους κάτω του μέσου όρου. Όσο χαμηλότερο είναι το απαιτούμενο περιθώριο κέρδους, τόσο χαμηλότερη μπορεί να είναι η συνολική προσφορά.
Μια σημαντική πτυχή της σύμβασης προσφοράς μπορεί να είναι η ρήτρα αλλαγής. Μια ρήτρα αλλαγής μπορεί να επιτρέψει στον προμηθευτή να ζητήσει αλλαγή στην προσφορά, εάν χρειάζονται περισσότερα χρήματα ή χρόνος για την ολοκλήρωση της εργασίας. Αυτό μπορεί να είναι κρίσιμο εάν η εργασία απαιτεί οικοδόμηση, ανακαίνιση ή κατασκευή οποιουδήποτε είδους. Εάν ένας ανάδοχος δεν γράψει ρήτρα αυτού του είδους στην προσφορά, τυχόν επιπλέον κόστος που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας εργασίας με απροσδόκητες ελαφρυντικές περιστάσεις θα βαρύνει τον προμηθευτή.
Μετά την αποδοχή της σύμβασης προσφοράς, ο ανάδοχος θα πρέπει συχνά να υπογράψει το τελικό αντίγραφο αυτοπροσώπως. Αυτή τη στιγμή, ένας εκπρόσωπος από την επιχείρηση που προσλαμβάνει τον προμηθευτή πρέπει επίσης να υπογράψει τη σύμβαση. Πολλαπλά πρωτότυπα αντίγραφα πρέπει να υπογράφονται ταυτόχρονα και να διατηρούνται στο αρχείο και από τα δύο μέρη.
SmartAsset.