Η ταμειακή ροή συνήθως εννοείται ότι είναι το συνολικό ποσό μετρητών που δημιουργείται και λαμβάνεται από μια εταιρεία, μαζί με το ποσό μετρητών που χρησιμοποιείται για έξοδα του οργανισμού. Γενικά, η παρακολούθηση ταμειακών ροών σημαίνει την άμεση καταγραφή των συναλλαγών σε ένα ημερολόγιο μετρητών. Αυτό θεωρείται απαραίτητο για να έχουμε μια ακριβή εικόνα της χρηματοοικονομικής σταθερότητας της επιχείρησης και συχνά μπορεί να δώσει πληροφορίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη βελτίωση της οικονομικής κατάστασης της εταιρείας.
Μια ταμειακή ροή μπορεί να σχετίζεται με τη γενική λειτουργία της εταιρείας ή με ένα συγκεκριμένο στοιχείο ή έργο της εταιρείας. Για παράδειγμα, όταν ένα τμήμα διατηρεί ένα διακριτικό ταμείο μικρομετρητών, θα τηρείται αρχείο συναλλαγών. Η ιδέα πίσω από την καταγραφή των εσόδων σε ασήμαντα μετρητά καθώς και των δαπανών που καταβάλλονται θα βοηθήσει την επιχείρηση να αναγνωρίσει πότε μια παρεπόμενη δαπάνη γίνεται επαναλαμβανόμενη και θα πρέπει να προστεθεί ως στοιχείο γραμμής στον προϋπολογισμό.
Στην περίπτωση ενός ειδικού έργου, όπως μια εκστρατεία μάρκετινγκ, η παρακολούθηση των ταμειακών ροών είναι μια καλή ιδέα. Η απλή τήρηση αρχείων θα βοηθήσει την επιχείρηση να προσδιορίσει εάν η προσπάθεια δημιουργεί έσοδα σε προβλεπόμενα επίπεδα στην πορεία. Ταυτόχρονα, η παρακολούθηση πού πηγαίνουν τα χρήματα θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι το έργο δεν υπερβαίνει το ποσό που έχει διατεθεί για το σκοπό αυτό.
Ένας από τους κεντρικούς στόχους κάθε είδους επιχείρησης είναι η διατήρηση μιας θετικής ταμειακής ροής. Αυτή είναι ουσιαστικά μια κατάσταση όπου οι εισπράξεις σε μετρητά υπερβαίνουν τις πληρωμές σε μετρητά σταθερά κατά τη διάρκεια μιας δεδομένης περιόδου. Η τακτική παραγωγή καθαρού κέρδους θεωρείται βασικός δείκτης οικονομικής ευρωστίας. Συχνά, η παρακολούθηση των συναλλαγών μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό πιθανών ζητημάτων που απειλούν να μετατρέψουν μια θετική ταμειακή ροή σε αρνητική προτού αυτό συμβεί πραγματικά. Όταν απομονώνεται μια αρνητική τάση, μπορούν να ληφθούν μέτρα για την προσαρμογή των δαπανών προκειμένου να χρησιμοποιηθούν πιο αποτελεσματικά τα έσοδα που εισέρχονται στον οργανισμό και να διατηρηθεί η επιχείρηση κερδοφόρα.