Μια ουσιώδης αδυναμία είναι ένα σημαντικό σφάλμα ή παρατυπία που εντοπίζεται στις οικονομικές πληροφορίες ή στους εσωτερικούς ελέγχους μιας εταιρείας. Οι εσωτερικοί έλεγχοι είναι οι κανόνες και οι κατευθυντήριες γραμμές που θεσπίζονται από τις εταιρείες για την προστασία των λογιστικών τους πληροφοριών από ουσιώδη αδυναμία. Εάν διαπιστωθούν σημαντικές αδυναμίες στη λογιστική διαδικασία μιας εταιρείας, ολόκληρη η διαδικασία μπορεί να θεωρηθεί αναποτελεσματική για την ορθή καταγραφή και αναφορά των οικονομικών πληροφοριών. Οι ουσιώδεις αδυναμίες που εντοπίζονται στη διαδικασία εσωτερικού ελέγχου μιας εταιρείας μπορεί να υποδεικνύουν αναποτελεσματικούς εσωτερικούς ελέγχους ή ότι η λογιστική διαχείριση δεν κατάφερε να προστατεύσει με ακρίβεια τις οικονομικές πληροφορίες από λάθη και παρατυπίες.
Οι γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές (GAAP) είναι η ανώτατη αρχή για τις λογιστικές αρχές στις Ηνωμένες Πολιτείες (ΗΠΑ). Ενώ οι εταιρείες πρέπει να ακολουθούν αυτές τις αρχές κατά την καταγραφή και την αναφορά οικονομικών πληροφοριών, οι GAAP δεν παρέχουν συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με το τι θεωρείται ουσιώδης αδυναμία. Εάν διαπιστωθεί σφάλμα ή παρατυπία σε έναν συγκεκριμένο λογαριασμό γενικού καθολικού ή ένα χρηματικό ποσό καταγράφεται εσφαλμένα στο λογιστικό βιβλίο μιας εταιρείας, το κοινό πρότυπο του κλάδου της λογιστικής είναι ο κανόνας του 5 τοις εκατό. Ο κανόνας του 5 τοις εκατό δηλώνει ότι μια σημαντική αδυναμία πρέπει να υπερβαίνει το 5 τοις εκατό του ποσού σε δολάρια στον λογαριασμό γενικού καθολικού ή το ποσό που έχει καταχωρηθεί σωστά στο γενικό λογιστικό βιβλίο της εταιρείας. Αυτός ο κανόνας του 5 τοις εκατό επιτρέπει στις εταιρείες να κάνουν ήσσονος σημασίας λάθη ή ασήμαντα λάθη, που δεν επηρεάζουν ουσιαστικά τις οικονομικές πληροφορίες.
Οι αδυναμίες εσωτερικού ελέγχου θεωρούνται συχνά ως πιο σημαντικά σφάλματα σε μια λογιστική λειτουργία. Η εσφαλμένη καταγραφή αριθμών σε ένα γενικό καθολικό μπορεί να προκύψει από απλό σφάλμα εισαγωγής δεδομένων από έναν λογιστή. Οι αδυναμίες εσωτερικού ελέγχου υποδηλώνουν ότι οι λογιστικοί έλεγχοι που αναπτύχθηκαν από τη διοίκηση της εταιρείας δεν μπόρεσαν να προστατεύσουν τις οικονομικές πληροφορίες από παραβίαση. Μια σημαντική αδυναμία που σχετίζεται με τους εσωτερικούς ελέγχους μπορεί να επιτρέψει την απάτη ή υπεξαίρεση από υπαλλήλους της εταιρείας. Οι δημόσιες εταιρείες πρέπει να είναι εξαιρετικά προσεκτικές με τις αδυναμίες εσωτερικού ελέγχου, δεδομένου ότι οι διευθυντές πρέπει να υπογράψουν μια δήλωση που να δείχνει ότι η διευθυντική ανασκόπηση των εσωτερικών ελέγχων δεν έχει ανακαλύψει σημαντική αδυναμία στη λογιστική λειτουργία της εταιρείας.
Οι εξωτερικοί οικονομικοί έλεγχοι είναι ένα κοινό εργαλείο που χρησιμοποιείται για την ανίχνευση της πιθανότητας ύπαρξης σημαντικής αδυναμίας σε μια εταιρεία. Αυτοί οι έλεγχοι ελέγχουν τις οικονομικές πληροφορίες της εταιρείας και τους εσωτερικούς ελέγχους για να διασφαλιστεί ότι τηρούνται όλοι οι κανόνες της εταιρείας κατά την καταγραφή και την αναφορά οικονομικών πληροφοριών. Οι ελεγκτές θα ελέγξουν επίσης τις οικονομικές πληροφορίες της εταιρείας σε σχέση με τις GAAP και άλλες εξωτερικές λογιστικές οδηγίες. Εάν υπάρχει σημαντική αδυναμία, οι ελεγκτές θα σημειώσουν την αδυναμία στην τελική τους έκθεση και θα συζητήσουν το θέμα με τη διοίκηση της εταιρείας. Αυτή η συνάντηση μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες να διορθώσουν ουσιώδεις αδυναμίες και να διασφαλίσουν ότι καμία μελλοντική οικονομική κατάσταση ή πληροφορία δεν περιέχει σφάλματα από το σφάλμα.