Η κονσόλα συνοδού είναι μια διεπαφή που χρησιμοποιείται από έναν υπάλληλο υποδοχής ή υπάλληλο για τη δρομολόγηση εισερχόμενων κλήσεων. Πολλά τηλεφωνικά συστήματα χρησιμοποιούν αυτοματισμό για αυτή τη λειτουργία με αυτόματο συνοδό, αλλά ορισμένες εταιρείες προτιμούν να έχουν έναν ζωντανό άνθρωπο ως το πρώτο σημείο επαφής για τους πιθανούς πελάτες. Άλλοι μπορεί να είναι πολύ μικροί για να πληρώσουν για ένα αυτοματοποιημένο σύστημα και χρειάζονται το προσωπικό γραμματείας τους για να μπορεί να χειρίζεται τις εισερχόμενες κλήσεις. Το μέγεθος και η πολυπλοκότητα μιας βοηθητικής κονσόλας μπορεί να ποικίλλει.
Όταν μια κλήση έρχεται σε ένα κεντρικό κέντρο όπως το γραφείο ενός ρεσεψιονίστ, ο ρεσεψιονίστ μπορεί να απαντήσει και να καθορίσει τη φύση της κλήσης για να ανακαλύψει πού πρέπει να πάει. Ορισμένοι ρεσεψιονίστ μπορούν να χειριστούν βασικές ερωτήσεις για γρήγορη εκκαθάριση κλήσεων, γεγονός που μπορεί να μειώσει το φόρτο κλήσεων για το υπόλοιπο προσωπικό. Εάν το άτομο που απαντά στην κλήση δεν μπορεί να τη χειριστεί, είναι απαραίτητο να απευθυνθείτε στην κονσόλα του συνοδού για να τη μεταφέρετε κατάλληλα.
Η κονσόλα του συνοδού λέει στον ρεσεψιονίστ ποιος είναι διαθέσιμος. Εάν κάποιος είναι ελεύθερος, ο ρεσεψιονίστ μπορεί να μεταφέρει την κλήση ή μπορεί να χτυπήσει το γραφείο του για να επιβεβαιώσει ότι είναι αποδεκτή η προώθηση της κλήσης. Οι ρεσεψιονίστ μπορούν επίσης να μεταφέρουν κλήσεις στον τηλεφωνητή, είτε κατόπιν αιτήματος είτε επειδή κάποιος είναι απασχολημένος. Μια άλλη επιλογή είναι η στάθμευση, όπου ο ρεσεψιονίστ θέτει τον καλούντα σε αναμονή για να περιμένει να κλείσει μια γραμμή. Οι κονσόλες συνοδών μπορούν επίσης να επιτρέψουν την επιδιόρθωση σε κλήσεις τριών κατευθύνσεων, κλήσεις συνδιάσκεψης και ούτω καθεξής.
Ιστορικά, οι συνοδός κονσόλες ήταν φυσικές κονσόλες με κουμπιά που χρησιμοποιούσαν οι ρεσεψιονίστ για τη μεταφορά κλήσεων και την πραγματοποίηση άλλων αλλαγών στο σύστημα. Μερικοί απαιτούσαν χειροκίνητη εναλλαγή, ενώ άλλοι επέτρεψαν σε έναν τεχνικό να προγραμματίσει το σύστημα ώστε να δρομολογεί τις κλήσεις κατάλληλα. Οι σύγχρονες κονσόλες συνοδών έχουν συχνά τη μορφή λογισμικού υπολογιστή που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο ρεσεψιονίστ για να ελέγξει τις τηλεφωνικές γραμμές. Το λογισμικό μπορεί επίσης να αναλάβει την αυτοματοποίηση όταν δεν υπάρχει διαθέσιμος υπάλληλος υποδοχής ή η επιχείρηση είναι κλειστή.
Η γρήγορη και κατάλληλη δρομολόγηση των τηλεφωνικών κλήσεων μπορεί να είναι σημαντική για την εξυπηρέτηση πελατών. Τα άτομα που καλούν μια επιχείρηση μπορεί να περιμένουν να απαντηθούν από ένα άτομο και να προωθηθούν μέσω ενός συστήματος από ζωντανούς χειριστές. Η κονσόλα συνοδού δημιουργεί έναν μηχανισμό για το χειρισμό των κλήσεων όσο το δυνατόν πιο γρήγορα και αποτελεσματικά. Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο για έναν ρεσεψιονίστ που πρέπει να παρακολουθεί ποιος είναι στο γραφείο και τι κάνει, καθώς ένα σύστημα υπολογιστή μπορεί να επιτρέψει στους εργαζόμενους να ορίσουν μια κατάσταση όπως “έξω για μεσημεριανό γεύμα” ή “σε μια συνάντηση” ο ρεσεψιονίστ μπορεί να χρησιμοποιήσει για να καθορίσει εάν και πότε είναι διαθέσιμα άτομα.