Η δήλωση εμβέλειας είναι ένα γραπτό έγγραφο που ετοιμάζεται από έναν διαχειριστή έργου στην αρχή κάθε σημαντικής επιχείρησης ή κατασκευαστικού έργου. Αυτό το έγγραφο θα πρέπει να κοινοποιείται στον πελάτη, εάν πρόκειται για εξωτερική εργασία ή με τον χορηγό, εάν το έργο προορίζεται να εκτελεστεί εσωτερικά. Ο κύριος στόχος μιας δήλωσης εμβέλειας είναι να παρέχει μια λεπτομερή περιγραφή των στόχων του έργου, τα βήματα που έχουν ληφθεί για την επίτευξη αυτών των στόχων και τα εμπόδια και το κόστος που σχετίζονται με την όλη διαδικασία. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να παράσχει έναν τύπο λίστας ελέγχου που καθορίζει εάν το έργο ήταν επιτυχής ή όχι μόλις ολοκληρωθεί.
Η δουλειά ενός διαχειριστή έργου είναι να ενεργεί ως επιβλέπων για όλες τις διαφορετικές πτυχές κάθε είδους έργου για το οποίο έχει προσληφθεί η εταιρεία του. Ανάλογα με το μέγεθος του έργου, αυτό μπορεί να είναι μια φαινομενικά συντριπτική εργασία χωρίς κάποια δήλωση στόχων και στόχων που μπορούν να συμβουλευτούν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Μια δήλωση εμβέλειας εξυπηρετεί αυτόν τον σκοπό και είναι σημαντική όχι μόνο για έναν διαχειριστή έργου αλλά και για τους πελάτες που χρειάζονται την εργασία.
Πολλά στοιχεία θα πρέπει να συμπεριληφθούν σε μια αποτελεσματική δήλωση εμβέλειας. Θα πρέπει πρώτα να προσδιορίσει τον λόγο για τον οποίο αναλαμβάνεται αυτό το έργο, ορίζοντάς τον ως ένα είδος προβλήματος που το έργο προορίζεται να διορθώσει. Αυτό θα πρέπει να ακολουθηθεί από όποιο προϊόν προορίζεται να κάνει το έργο. Αυτό το προϊόν είναι ουσιαστικά η λύση στο πρόβλημα που εντοπίστηκε στο πρώτο μέρος.
Από εκείνο το σημείο, η δήλωση εμβέλειας θα πρέπει να γίνει πιο λεπτομερής στις περιγραφές των αναγκών και της πραγματικότητας του έργου. Η δήλωση θα πρέπει να παρέχει μια σαφή εικόνα για το τι ακριβώς μπορεί να προσφέρει η ομάδα του διαχειριστή έργου στη διαδικασία, και τι δεν εμπίπτει στη διάθεσή τους και επομένως πρέπει να παρέχεται από άλλους. Με αυτόν τον τρόπο, ο διευθυντής μπορεί να εκθέσει τι ακριβώς μπορεί να αναμένεται από τους εργαζομένους του κατά τη διάρκεια του έργου.
Ένα άλλο μέρος της δήλωσης εμβέλειας θα πρέπει να αφιερωθεί στο κόστος, τόσο ως προς το πόσο θα κοστίσει το έργο όσο και, εάν πρόκειται για κάποιο είδος επιχειρηματικής συμφωνίας, το ποσό των χρημάτων που θα πρέπει να δημιουργήσει. Με την ολοκλήρωση του έργου, μια γρήγορη διαβούλευση με την αρχική δήλωση δεν πρέπει να αφήνει καμία αμφιβολία εάν η αποστολή του έργου επιτεύχθηκε ή όχι. Λειτουργεί ως ένα είδος σύμβασης μεταξύ διαχειριστή έργου και πελάτη και, αν γίνει σωστά, εξαλείφει τυχόν αβεβαιότητες που μπορεί να είναι επιζήμιες και για τα δύο μέρη.
SmartAsset.