Τι είναι μια εντολή αλλαγής μηχανικής;

Μια εντολή αλλαγής μηχανικής (ECO), γνωστή και ως ειδοποίηση αλλαγής μηχανικής (ECN), είναι η τεκμηρίωση που απαιτείται για την ολοκλήρωση ενός αιτήματος αλλαγής μηχανικής (ECR). Το αίτημα αλλαγής μηχανικής είναι ένα επίσημο αίτημα για αλλαγή σε ένα κατασκευασμένο προϊόν ή διαδικασία. Εάν εγκριθεί ένα ECR, ολοκληρώνεται μια εντολή αλλαγής μηχανικής για την παροχή των λεπτομερειών και των προδιαγραφών που απαιτούνται για την πραγματοποίηση της απαιτούμενης αλλαγής.

Τα αιτήματα αλλαγής μηχανικής και οι εντολές αλλαγής είναι απαραίτητα για τη δημιουργία μιας διεξοδικής «χάρτινης διαδρομής» — αν και συχνά η διαδρομή είναι πραγματικά ηλεκτρονική. Αυτό το ίχνος χαρτιού καταγράφει κάθε αλλαγή σε ένα σχέδιο, καθιστώντας εύκολη την επιστροφή σε μια προηγούμενη επανάληψη εάν είναι απαραίτητο. Εάν μια νέα διαδικασία αποδειχθεί λιγότερο αποτελεσματική από την παλιά ή εάν ένα νέο υλικό γίνει απαγορευτικό για το κόστος, μια ενδελεχής καταγραφή της προηγούμενης διαδικασίας ή σχεδιασμού προϊόντος διασφαλίζει ότι το σχέδιο μπορεί εύκολα να επιστραφεί στην προηγούμενη έκδοσή του. Η διαδρομή της τεκμηρίωσης δείχνει επίσης στους ενδιαφερόμενους και στους πελάτες ότι η εταιρεία εργάζεται για να διορθώσει προβλήματα και να κάνει βελτιώσεις.

Ενδέχεται να απαιτείται εντολή αλλαγής μηχανικής για διάφορους λόγους. Εάν το ECO αφορά ένα προϊόν, οι σχεδιαστές μπορεί να έχουν ανακαλύψει ένα πρόβλημα που πρέπει να επιδιορθωθεί ή έναν τρόπο να διορθώσουν μια αδυναμία του προϊόντος. Ένα προϊόν μπορεί να ωφεληθεί από την αναβάθμιση με πιο προηγμένη τεχνολογία ή από ένα σχέδιο που μπορεί να παραχθεί με χαμηλότερο κόστος, για παράδειγμα. Εάν το ECO πρόκειται να αλλάξει μια διαδικασία, μπορεί να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα, να μειώσει το κόστος ή να αναβαθμίσει το λογισμικό ή τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται στη διαδικασία.

Μια ενδελεχής εντολή αλλαγής μηχανικής ενημερώνει τυχόν σχέδια και οδηγίες που είναι απαραίτητες για την παραγωγή ενός προϊόντος ή την εκτέλεση μιας διαδικασίας. Επίσης, ενημερώνει τυχόν άλλα σχετικά έγγραφα που επηρεάζονται από τις αλλαγές, όπως εγχειρίδια χρήστη και τιμές προϊόντων. Το ECO θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει ανάλυση του τρόπου με τον οποίο η αλλαγή βελτιώνει το προϊόν ή τη διαδικασία και πόσο πιθανό να κοστίσει η αλλαγή. Συχνά περιλαμβάνει μια περιγραφή της αλλαγής καθώς και σχέδια με τις αλλαγές να επισημαίνονται επίσης.

Μόλις παράγεται μια παραγγελία αλλαγής μηχανικής, πρέπει να εγκριθεί από τους διαχειριστές και πιθανώς τους ενδιαφερόμενους, ανάλογα με το είδος και το μέγεθος της αλλαγής. Το ECO υφίσταται συχνά πολλά σετ αλλαγών κατά τη διαδικασία έγκρισης. Πολλές εταιρείες απλοποιούν τη διαδικασία χρησιμοποιώντας ένα ηλεκτρονικό σύστημα ECO, το οποίο επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να προτείνουν αλλαγές στο ίδιο έγγραφο. Μόλις οι αλλαγές στο ECO αντιμετωπιστούν και εγκριθούν από όλους τους εμπλεκόμενους, η εντολή αλλαγής μηχανικής ολοκληρώνεται και οι αλλαγές μπορούν να γίνουν.