Η ηλικία εγγραφής μπορεί να είναι μια επίσημη ηλικία όπως καθορίζεται από ένα κρατικό έγγραφο ή μια τεκμηριωμένη ηλικία που χρησιμεύει για τη διαπίστωση της καταλληλότητας για υπηρεσίες. Αν και ο όρος φαίνεται αρκετά απλός, μπορεί να προκύψουν διαφωνίες όταν ένα άτομο δεν έχει επίσημο αρχείο γέννησης σε αρχείο σε κρατική υπηρεσία. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η ηλικία εγγραφής μπορεί να καθοριστεί με έμμεσες αποδείξεις.
Η ημερομηνία γέννησης ενός ατόμου καθορίζει την ηλικία του σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή. Μόνο στη σύγχρονη εποχή στις βιομηχανικές χώρες, ωστόσο, η πλειονότητα των γεννήσεων συμβαίνουν σε νοσοκομεία όπου ένα επίσημο αρχείο γεννήσεων μπορεί να δημιουργηθεί από ανεξάρτητο τρίτο μέρος. Στο ιστορικό παρελθόν και σήμερα σε πολλές λιγότερο ανεπτυγμένες χώρες, οι τοκετοί γίνονταν στο σπίτι και, σε πολλές περιπτώσεις, χωρίς να δημιουργηθεί επίσημο αρχείο.
Οι κυβερνήσεις έχουν έννομο συμφέρον να δημιουργήσουν αρχεία γεννήσεων για τον πληθυσμό της. Ένα πιστοποιητικό γέννησης, που δημιουργείται και καταγράφεται με την κυβέρνηση κατά τη γέννηση ενός ατόμου, καθορίζει την ηλικία του ατόμου για όλες τις κρατικές υπηρεσίες και παροχές. Για παράδειγμα, για την απόκτηση άδειας οδήγησης, μια κρατική υπηρεσία απαιτεί συχνά από τον αιτούντα να επιδείξει πιστοποιητικό γέννησης για να αποδείξει ότι η ηλικία του μητρώου του στην κυβέρνηση τον πληροί τις προϋποθέσεις για να υποβάλει αίτηση για την άδεια. Πολλοί άλλοι τύποι κρατικών υπηρεσιών και παροχών σχετίζονται με την ηλικία, συμπεριλαμβανομένων των παροχών συνταξιοδότησης, των φορολογικών πλεονεκτημάτων και της επιλεξιμότητας για καταταγή στο στρατό.
Όταν υπάρχει ένα επίσημο κρατικό έγγραφο για την τεκμηρίωση της γέννησης ενός ατόμου, είναι οριστική απόδειξη της ηλικίας του ατόμου. Προβλήματα προκύπτουν όταν ένα άτομο δεν έχει επίσημο αρχείο γέννησης, όταν το αρχείο είναι λάθος ή όταν ένα άτομο δεν έχει πλέον πρόσβαση στην υπηρεσία που έχει το αρχείο υπό τον έλεγχό του. Συνήθως, ένα άτομο χωρίς ιστορικό γέννησης θα έχει μία ευκαιρία στη ζωή του να καθορίσει την ηλικία του με έμμεσες αποδείξεις. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μια αναγγελία γέννησης σε μια εφημερίδα, ένα θρησκευτικό αρχείο ή μια προφορική ιστορία. Μόλις ένα άτομο χωρίς έγγραφο γέννησης καθορίσει μια ημερομηνία γέννησης για κυβερνητικό σκοπό, γίνεται η ηλικία του και είναι γνωστό ότι είναι δύσκολο να αλλάξει.
Εάν αποδειχθεί ότι το πιστοποιητικό γέννησης ενός ατόμου είναι λανθασμένο ή η ημερομηνία γέννησης που καθορίστηκε από έμμεσες αποδείξεις είναι λάθος, ο μόνος τρόπος για να το διορθώσετε είναι να προσφύγετε στο δικαστήριο. Ένα δικαστήριο μπορεί να αποφασίσει το θέμα και να καθορίσει μια επίσημη ηλικία που το άτομο μπορεί να χρησιμοποιήσει στο μέλλον. Μια ηλικία ρεκόρ δεν είναι μόνο σημαντική για τις κρατικές υπηρεσίες, είναι επίσης κρίσιμη για την καθημερινή ζωή. Για παράδειγμα, τα σχολεία συχνά τοποθετούν τα παιδιά σε τάξεις με βάση την ηλικία τους. Τα παιδιά που γεννήθηκαν πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία μπορούν να εγγραφούν στο σχολείο, ενώ τα παιδιά που γεννήθηκαν την ίδια χρονιά αλλά μετά από μια συγκεκριμένη ημερομηνία πρέπει να περιμένουν μέχρι την επόμενη σχολική χρονιά.