Agent of record (AOR) είναι το πρόσωπο ή η εταιρεία που ορίζει ένας ασφαλισμένος για να τον εκπροσωπήσει όσον αφορά την ασφαλιστική κάλυψη. Αυτό το άτομο συνάπτει σύμβαση με έναν ασφαλιστικό πράκτορα που του/της δίνει την άδεια να ενεργεί για λογαριασμό του αντισυμβαλλομένου. Η συναλλαγή συνήθως πραγματοποιείται στο πλαίσιο της πώλησης ενός ασφαλιστηρίου συμβολαίου από τον πράκτορα στο άτομο. Ο αντιπρόσωπος καταγραφής έχει τη νόμιμη εξουσία να ενεργεί για λογαριασμό του αντισυμβαλλομένου και αποτελεί ρουτίνα για τις ασφαλιστικές εταιρείες να επικοινωνούν μόνο με αυτό το άτομο.
Τυπικές εξουσίες που μπορεί να έχει ένας αντιπρόσωπος ιστορικού περιλαμβάνουν την αγορά και τη διατήρηση ασφαλιστικής κάλυψης για τον αντισυμβαλλόμενο. Ένα AOR είναι επίσης υπεύθυνο για την αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων ή ερωτήσεων σχετικά με την πολιτική. Ίσως το πιο σημαντικό από τη σκοπιά του αντιπροσώπου, αυτό το άτομο έχει το δικαίωμα να εισπράττει προμήθειες από την πώληση και τη διαχείριση του ασφαλιστηρίου συμβολαίου στον κάτοχο της ασφάλισης.
Ουσιαστικά, η σύμβαση μεταξύ του λήπτη της ασφάλισης και του αντιπροσώπου της καταγραφής δίνει στην ασφαλιστική εταιρεία εξουσιοδότηση να κοινοποιεί πληροφορίες σχετικά με τα ασφαλιστήρια συμβόλαια του αντισυμβαλλομένου στην AOR. Εάν ένας αντισυμβαλλόμενος επιθυμεί να αλλάξει τον αντιπρόσωπό του, πρέπει να υπογράψει ένα έγγραφο που ονομάζει ένα νέο. Μόλις ο κάτοχος της ασφάλισης υπογράψει αυτό το έγγραφο, ο νέος αντιπρόσωπος θα έχει τη νομική εξουσία να ενεργεί για λογαριασμό του αντισυμβαλλομένου σε σχέση με τυχόν ασφαλιστήρια συμβόλαια. Η νέα σύμβαση δίνει στο άτομο την άδεια να έχει πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες σχετικά με τα ασφαλιστήρια συμβόλαια του ατόμου και να διαχειρίζεται τα συμβόλαια από εκείνο το σημείο και μετά. Αυτή η σύμβαση ανακαλεί επίσης αυτόματα τις νομικές εξουσίες του προηγούμενου ατόμου να ενεργεί για λογαριασμό του ασφαλισμένου.
Οι εξουσίες ενός αντιπροσώπου του αρχείου να ενεργεί για λογαριασμό ενός αντισυμβαλλόμενου μπορεί να διαφέρουν σύμφωνα με τους ασφαλιστικούς νόμους μιας συγκεκριμένης τοποθεσίας. Ως εκ τούτου, μπορεί να είναι σε θέση να προβεί σε ορισμένες ενέργειες για έναν αντισυμβαλλόμενο σε ένα μέρος που ένας αντιπρόσωπος δεν μπορεί να κάνει σε άλλο. Επιπλέον, οι απαιτήσεις που πρέπει να πληρούνται προκειμένου ένας ασφαλισμένος να αλλάξει τον αντιπρόσωπό του/της εξαρτώνται επίσης από τους περιφερειακούς νόμους. Πολλά μέρη έχουν τυποποιημένα έντυπα που πρέπει να χρησιμοποιούν οι αντισυμβαλλόμενοι για να αλλάξουν τους αντιπροσώπους τους. Αυτά αναφέρονται συχνά ως πράκτορες δισκογραφικών επιστολών. Το αν ο νόμος απαιτεί τη χρήση μιας συγκεκριμένης μορφής, πάλι, θα διαφέρει από τη μια τοποθεσία στην άλλη.