Ο διαχειριστής προσωπικών πληροφοριών είναι ένας ηλεκτρονικός τηρητής αρχείων, το είδος του συστήματος αρχειοθέτησης που τα παίρνει μαζί σου που τα στελέχη του χθες θα ήθελαν να είχαν στην παλάμη των χεριών τους. Το PIM, όπως το ακρωνύμιο του, μπορεί να είναι τόσο απλό όσο μια εφαρμογή λογισμικού ή τόσο περίπλοκο όσο μια ολόκληρη συσκευή.
Οι κοινές εκδόσεις του λογισμικού διαχείρισης προσωπικών πληροφοριών περιλαμβάνουν το Microsoft Outlook και το Entourage, τα οποία είναι κυρίως προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά μπορούν επίσης να παρέχουν υπηρεσίες όπως βιβλία διευθύνσεων, ημερολόγια, υπενθυμίσεις και παρακολούθηση και αποθήκευση δεδομένων. Ένα άλλο είδος PIM που βασίζεται σε λογισμικό είναι η ηλεκτρονική έκδοση που προσφέρεται από το Yahoo!, μεταξύ άλλων. Εδώ θα βρείτε το ίδιο είδος υπηρεσιών που προσφέρουν τα προϊόντα της Microsoft, μαζί με ορισμένα διακριτικά χαρακτηριστικά, όπως μουσική, ταινίες και παιχνίδια. Η Microsoft προσφέρει τη δική της έκδοση μέσω του δικτύου MSN. Με αυτόν τον τρόπο, τα κινητά τηλέφωνα προσομοιώνουν μηχανές που είναι έτοιμες για το Διαδίκτυο.
Το πλεονέκτημα ενός διαδικτυακού διαχειριστή προσωπικών πληροφοριών είναι η φορητότητα: Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στις πληροφορίες σας ακόμα κι αν δεν βρίσκεστε πουθενά κοντά στον κύριο υπολογιστή σας. Αυτό σας επιτρέπει επίσης να συγχρονίζετε τις πληροφορίες σας μεταξύ συσκευών – επιτρέποντας, για παράδειγμα, τη μεταφορά δεδομένων από υπολογιστή σε φορητό υπολογιστή ή από φορητό υπολογιστή σε PIM χειρός. Το μειονέκτημα ενός online PIM είναι ότι απαιτεί σύνδεση στο Διαδίκτυο, πράγμα που σημαίνει ότι η μεταφορά δεδομένων είναι αδύνατη εάν βρίσκεστε εκτός ζώνης ενσύρματου ή Wi-Fi.
Τα φορητά PIM διατίθενται σε σειρά λειτουργιών. Μερικά από τα πιο βασικά αυτές τις μέρες είναι τα κινητά τηλέφωνα, τα οποία μοιάζουν όλο και περισσότερο με μικροσκοπικούς φορητούς υπολογιστές. Σε συνδυασμό με τις μεγαλύτερες διαδικτυακές παρουσίες, πολλοί κατασκευαστές κινητών τηλεφώνων προσφέρουν σουίτες λογισμικού που επιτρέπουν εν κινήσει τη λειτουργία διαχείρισης προσωπικών πληροφοριών όπως δεν έχει ξαναδεί. Ορισμένα από αυτά τα PIM τηλεφώνου διαθέτουν πληκτρολόγια, τα οποία είναι σχετικά μικρά, αλλά μπορούν να λειτουργήσουν εξίσου καλά με μια έκδοση πλήρους μεγέθους σε φορητό ή επιτραπέζιο υπολογιστή. Οι κατασκευαστές τηλεφώνων μερικές φορές καταβάλλουν κάθε δυνατή προσπάθεια για να κρύψουν το πληκτρολόγιο, εισάγοντάς το σε ένα συγκεκριμένο μέρος του τηλεφώνου, όπως στο κάτω μέρος της διεπαφής, ή εγκαθιστώντας το στο επάνω μέρος ενός αναδιπλούμενου τηλεφώνου.
Ο πιο παραδοσιακός διαχειριστής προσωπικών πληροφοριών χειρός είναι ο PDA ή ο προσωπικός βοηθός γραφείου. Αυτή είναι συνήθως μια συσκευή που είναι μεγαλύτερη από ένα κινητό τηλέφωνο και περιλαμβάνει πληκτρολόγιο και θύρα δεδομένων, για σύνδεση σε υπολογιστή. Ένα από τα πιο γνωστά PDA είναι το Blackberry. Ένα άλλο είναι το Palm Pilot. Αυτά τα PDA έχουν παραδοσιακά περισσότερη λειτουργικότητα και μνήμη από τα κινητά τηλέφωνα.
Όλες αυτές οι συσκευές όχι μόνο σας επιτρέπουν να παίρνετε μαζί σας τα αρχεία του γραφείου σας, αλλά σας επιτρέπουν επίσης να έχετε πρόσβαση σε αυτά, εάν χρειάζεται, χωρίς να εξαρτάστε από μια παραδοσιακή σύνδεση στο Διαδίκτυο. Μέσω της μαγείας της δορυφορικής τεχνολογίας, μπορείτε πλέον να σερφάρετε στο Web χωρίς καλώδια και ακόμη και χωρίς Wi-Fi. Ο διαχειριστής προσωπικών πληροφοριών ενεργεί ως σημείο πρόσβασης.