Ο λογιστικός κύκλος είναι μια σειρά βημάτων που ακολουθούνται πάντα στην ορθή λογιστική πρακτική. Τα βήματα καλύπτουν ολόκληρη τη διαδικασία από την πρώτη συλλογή δεδομένων σχετικά με τις συναλλαγές μέχρι το σημείο ολοκλήρωσης των λογαριασμών. Επομένως, ο λογιστικός κύκλος συμβαίνει μία φορά σε κάθε περίοδο αναφοράς, δηλαδή το διάστημα στο οποίο παράγονται οι λογαριασμοί. Η διάρκεια της περιόδου αναφοράς μπορεί να είναι από μια εβδομάδα για μια μεγάλη επιχείρηση έως ένα έτος για έναν αυτοαπασχολούμενο με λίγες συναλλαγές. Ο λογιστικός κύκλος εφαρμόζεται πιο άμεσα στη χειρωνακτική λογιστική, γνωστή ως λογιστική, αν και οι γενικές αρχές καλύπτονται από μηχανογραφημένες λογιστικές μεθόδους.
Ο αριθμός των βημάτων στον λογιστικό κύκλο εξαρτάται από τον τρόπο κατανομής του. Σε αυτή την εξήγηση υπάρχουν εννέα βήματα. Το πρώτο βήμα είναι η συλλογή των δεδομένων για συναλλαγές, όπως η εγγραφή σε κατάστημα ή η μισθοδοσία των εργαζομένων. Αυτά συχνά κατατάσσονται σε κατηγορίες που καθορίζονται από το λογιστικό σύστημα της εταιρείας. Οι κατηγορίες θα μπορούσαν να καλύπτουν διαφορετικά καταστήματα ή διαφορετικούς τύπους προϊόντων, για παράδειγμα.
Το δεύτερο βήμα είναι η δημοσιοποίηση, η οποία περιλαμβάνει απλώς την προσθήκη των δεδομένων σε μια εγγραφή που τρέχει, συνήθως γνωστή ως γενικό περιοδικό ή βιβλίο αρχικής καταχώρισης. Το τρίτο βήμα περιλαμβάνει τη άθροιση των στοιχείων για ολόκληρη την περίοδο αναφοράς σε αυτό που είναι γνωστό ως γενικό καθολικό. Το τέταρτο βήμα είναι να παραχθεί αυτό που είναι γνωστό ως μη προσαρμοσμένο δοκιμαστικό υπόλοιπο. Αυτός είναι απλώς ένας έλεγχος ότι το σύνολο όλων των πιστωτικών υπολοίπων, όπως τα έσοδα και τα περιουσιακά στοιχεία, ισούται με το σύνολο όλων των χρεωστικών υπολοίπων, όπως τα έξοδα και οι υποχρεώσεις. Εάν τα σύνολα δεν είναι ίσα, είναι σημάδι ότι έχει γίνει λάθος στη διαδικασία και χρειάζεται εντοπισμός και διόρθωση.
Το πέμπτο βήμα είναι να σημειώσετε τυχόν προσαρμογές τέλους περιόδου, οι οποίες περιλαμβάνουν έσοδα ή έξοδα που έχουν αποκτηθεί ή πραγματοποιηθεί, αλλά δεν έχουν ακόμη καταγραφεί. Το βήμα έξι είναι το προσαρμοσμένο δοκιμαστικό υπόλοιπο, το οποίο επαναλαμβάνει τη διαδικασία από το βήμα τέταρτο, αλλά περιλαμβάνει τις προσαρμογές στο τέλος της περιόδου. Και πάλι, τα πιστωτικά υπόλοιπα πρέπει να είναι ίσα με τα χρεωστικά υπόλοιπα.
Το έβδομο βήμα είναι η προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων χρησιμοποιώντας τα αριθμητικά στοιχεία που έχουν επιβεβαιωθεί στο βήμα έκτο. Το όγδοο βήμα είναι η προσθήκη του συνολικού αριθμού κέρδους ή ζημίας στα καταγεγραμμένα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας, για παράδειγμα ως προσθήκη στο ταμειακό της υπόλοιπο. Αυτό σημαίνει ότι τα χρήματα από τις συναλλαγές κατά την περίοδο αναφοράς είναι πλήρως «λογιστικοποιημένα» και δεν εμφανίζονται στα στοιχεία για τις συναλλαγές της επόμενης περιόδου. Αυτή η διαδικασία είναι γνωστή ως κλείσιμο των λογαριασμών. Το βήμα ένατο είναι να ελέγξετε ότι οι αλλαγές που έγιναν στο υπόλοιπο του βήματος οκτώ είναι σωστές.