Ο μεσίτης μηνυμάτων είναι μια εφαρμογή ενδιάμεσου λογισμικού που μεταφράζει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια ιδιόκτητη μορφή σε άλλη. Αυτή η εφαρμογή βοηθά στην ομαλή μετάβαση των μηνυμάτων μεταξύ μιας αρχιτεκτονικής ανταλλαγής μηνυμάτων σε μια άλλη.
Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία χρησιμοποιεί το Microsoft Exchange® ως λογισμικό διακομιστή email και το Outlook® ως πελάτη, ο μεσίτης μηνυμάτων που χρησιμοποιείται από το Exchange® χρησιμοποιείται για την επικοινωνία με εξωτερικούς διακομιστές αλληλογραφίας καθώς προκύπτει η ανάγκη δρομολόγησης μηνυμάτων. Όταν αποστέλλεται email, το Exchange® χρησιμοποιεί το τυπικό πρωτόκολλο απλής μεταφοράς μηνυμάτων (SMTP) για να στείλει το μήνυμα στον διακομιστή παραλήπτη. Με αυτόν τον τρόπο, το μήνυμα που αποστέλλεται χρησιμοποιώντας το Outlook® και το Exchange® μπορεί να ληφθεί από κάποιον σε έναν οργανισμό που εκτελεί το Lotus Domino® και το Lotus Notes®.
Για τους χρήστες του Outlook® ή του Lotus Notes®, η αλληλεπίδραση είναι απαρατήρητη. Αυτό οφείλεται στο ότι ο μεσίτης μηνυμάτων καθορίζει πού πηγαίνει το μήνυμα και ένα τυπικό πρωτόκολλο για την αποστολή του μηνύματος σε άλλο διακομιστή.
Οι μεσίτες μηνυμάτων αποτελούν μέρος της λύσης ανταλλαγής μηνυμάτων. Το Microsoft Exchange® είναι ένα λογισμικό διακομιστή email που λειτουργεί ως μεσίτης μηνυμάτων μεταφράζοντας τα μηνύματα που λαμβάνονται μέσω ενός πρωτοκόλλου, HTTP, MAPI ή SMTP, σε άλλο πρωτόκολλο προς αποστολή. Ενώ οι περισσότερες επικοινωνίες εξερχόμενων email σε κάποιο σημείο χρησιμοποιούν SMTP για την αποστολή του email, στην περίπτωση ενός διακομιστή ανταλλαγής μηνυμάτων όπως το Exchange®, εξαρτάται από τον πελάτη που χρησιμοποιείται με το σύστημα. Εάν ο πελάτης είναι το Outlook®, τα μηνύματα φτάνουν στον διακομιστή Exchange® χρησιμοποιώντας τη διεπαφή προγραμματισμού εφαρμογής μηνυμάτων (MAPI). Μόλις βρεθεί στο διακομιστή, το Exchange πρέπει να αξιολογήσει κάθε μήνυμα και να καθορίσει εάν χρειάζεται μετάφραση σε άλλο πρωτόκολλο. Εάν το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη βρίσκεται στον ίδιο διακομιστή, δεν χρειάζεται να αλλάξετε το πρωτόκολλο και το μήνυμα παραδίδεται. Εάν βρίσκεται σε άλλο διακομιστή και πρέπει να διασχίσει το Διαδίκτυο, το μήνυμα αποστέλλεται μέσω SMTP στον απομακρυσμένο διακομιστή, όπου μπορεί να το χειριστεί ένας μεσίτης μηνυμάτων για να παραδοθεί στο γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη.
Ένας μεσίτης μηνυμάτων δεν είναι το πλήρες πακέτο που είναι διακομιστής αλληλογραφίας ή διακομιστής μηνυμάτων, αλλά μέρος της εφαρμογής που επιτρέπει την ομαλή ροή αλληλογραφίας από το ένα άτομο στο άλλο. Αυτές οι εφαρμογές ενδιάμεσου λογισμικού βοηθούν να κρατηθεί η πλειονότητα της εργασίας που συνεπάγεται η αποστολή μηνυμάτων email στον διακομιστή και μακριά από τα μάτια και το μυαλό των ατόμων που κάνουν την αποστολή. Αυτή η διαδικασία βοηθά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο να παραμένει απρόσκοπτο στους χρήστες του και ενσωματωμένο στις καθημερινές επιχειρηματικές λειτουργίες.