Ο προϋπολογισμός κεφαλαιουχικών δαπανών είναι η διαδικασία κατάρτισης ενός οικονομικού σχεδίου για αγορές μακροπρόθεσμων περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησης. Οι επιχειρήσεις δημιουργούν ξεχωριστούς προϋπολογισμούς για την απόκτηση κυκλοφορούντων και μακροπρόθεσμων περιουσιακών στοιχείων. Οι αγορές κυκλοφορούντων περιουσιακών στοιχείων επηρεάζουν μόνο ένα έτος λειτουργίας, ενώ οι αγορές μακροπρόθεσμων περιουσιακών στοιχείων επηρεάζουν πολλά έτη. Η διατήρηση των δύο τύπων χωριστά διευκολύνει τις επιχειρήσεις να αναλύσουν τις φορολογικές επιπτώσεις και να αναφέρουν μόνο εκείνα τα στοιχεία που έχουν αντίκτυπο στην τρέχουσα οικονομική κατάσταση.
Ο προϋπολογισμός είναι ένα σημαντικό μέρος της διαχείρισης των επιχειρήσεων. Ένας προϋπολογισμός είναι ένα σχέδιο για το μέλλον που αναλύει τα αναμενόμενα έσοδα και έξοδα. Λειτουργικά, οι προϋπολογισμοί συνδέονται με τον πιο σημαντικό επιχειρηματικό κύκλο: το οικονομικό έτος. Κάθε οικονομικό έτος, μια επιχείρηση πρέπει να αναφέρει τις δραστηριότητές της για να πληρώσει φόρους και να κάνει τις απαιτούμενες γνωστοποιήσεις σε ρυθμιστικές αρχές και επενδυτές. Αν και μια επιχείρηση μπορεί να δημιουργήσει έναν προϋπολογισμό που να αντικατοπτρίζει οποιοδήποτε χρονικό διάστημα, είναι ο προϋπολογισμός του οικονομικού έτους που είναι το βασικό εργαλείο για τις λειτουργίες της.
Ένας προϋπολογισμός οικονομικού έτους αφορά μόνο τα περιουσιακά στοιχεία και τις υποχρεώσεις που επηρεάζουν το τρέχον έτος. Η συμπερίληψη στοιχείων που επηρεάζουν περισσότερο από ένα έτος καθιστά δύσκολη την αξιολόγηση της οικονομικής επιτυχίας ή αποτυχίας των τρεχουσών λειτουργιών. Για να διατηρηθεί η συνάφεια του προϋπολογισμού του οικονομικού έτους, τα μακροπρόθεσμα στοιχεία ενεργητικού και παθητικού καταχωρούνται σε ξεχωριστούς ειδικούς προϋπολογισμούς. Ένας από τους πιο σημαντικούς προϋπολογισμούς ειδικότητας είναι ο προϋπολογισμός κεφαλαίου.
Τα κεφαλαιουχικά έξοδα είναι αγορές ή επενδύσεις σε μακροπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία, όπως εγκαταστάσεις, εξοπλισμός και έρευνα και ανάπτυξη. Η χρηματοδότηση αυτών των στοιχείων γίνεται σε διάστημα μεγαλύτερο του ενός έτους. Ο προϋπολογισμός κεφαλαιουχικών δαπανών είναι η διαδικασία διατήρησης ενός χωριστού προϋπολογισμού για αυτά τα περιουσιακά στοιχεία και, συχνά, μιας ξεχωριστής διαδικασίας έγκρισης.
Συνήθως, η διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού κεφαλαιουχικών δαπανών περιλαμβάνει τη σύνταξη ενός κύριου προϋπολογισμού για έγκριση από τη διοίκηση ή το διοικητικό συμβούλιο. Αυτός ο προϋπολογισμός μπορεί να εκτείνεται σε δέκα ή περισσότερα χρόνια, ανάλογα με τα εμπλεκόμενα περιουσιακά στοιχεία. αντανακλά μακροπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία που η εταιρεία κατέχει, βρίσκεται σε διαδικασία χρηματοδότησης και αναμένει να αγοράσει στο μέλλον. Ο προϋπολογισμός κεφαλαιουχικών δαπανών συχνά περιλαμβάνει μεγάλα χρηματικά ποσά και αποφάσεις που θα έχουν σημαντική επίδραση στις μελλοντικές δραστηριότητες.
Η χρονική διάρκεια και το μέγεθος της επένδυσης σε μακροπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία συχνά σημαίνει ότι ο προϋπολογισμός κεφαλαιουχικών δαπανών έχει δύο φάσεις έγκρισης. Ένας κύριος προϋπολογισμός εγκρίνεται κάποια στιγμή ως γενικό σχέδιο παιχνιδιού. Καθώς πλησιάζει ο χρόνος στο σημείο κατά το οποίο θα διατεθούν πραγματικά κεφάλαια για την πραγματοποίηση μιας προϋπολογισμένης αγοράς, η μεμονωμένη κατανομή κεφαλαίων πρέπει συχνά να εγκρίνεται ξανά. Μερικές φορές, αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα την ακύρωση μιας αναμενόμενης κεφαλαιουχικής δαπάνης. Οι κυβερνήσεις βρίσκονται συχνά στη θέση να έχουν εγκρίνει μια κεφαλαιουχική δαπάνη σε ένα προηγούμενο έτος και να αναιρείται η απόφαση σε μεταγενέστερο έτος, όταν η πραγματική κατανομή καταψηφίζεται από διαφορετική διοίκηση.