Οι αγορές παγίων στοιχείων ενεργητικού και οι αγορές που πραγματοποιούνται για την αναβάθμιση των παγίων είναι οι δύο διαφορετικοί τύποι κεφαλαιουχικών δαπανών (capex). Τα πάγια στοιχεία είναι φυσικά ακίνητα με ωφέλιμη ζωή που εκτείνεται πολύ πέρα από το τρέχον έτος. Το ακίνητο πρέπει επίσης να είναι συγκεκριμένης φύσης για να χαρακτηριστεί ως πάγιο και όχι ως κυκλοφορούν περιουσιακό στοιχείο. Η φυσική περιουσία που αντιμετωπίζεται ως πάγιο περιουσιακό στοιχείο πρέπει να έχει ποιότητα μονιμότητας, όπως ακίνητα ή μεγάλα μηχανήματα, αντί για κάτι που μπορεί να έχει ωφέλιμη ζωή πολλών ετών, αλλά που μετακινείται ή πωλείται εύκολα, όπως ένας εκτυπωτής υπολογιστή. Η κατηγορία των παγίων αναφέρεται συνήθως σε έναν προϋπολογισμό ως ενσώματα πάγια στοιχεία (PP&E).
Τα επαγγελματικά έξοδα πρέπει να κατηγοριοποιούνται σωστά για λογιστικούς και φορολογικούς σκοπούς. Τα περιουσιακά στοιχεία που αποκτά μια εταιρεία κατά τη διάρκεια ενός οικονομικού έτους μπορούν να αντιμετωπίζονται είτε ως κυκλοφορούντα είτε ως σταθερά, γεγονός που επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο το περιουσιακό στοιχείο αντιμετωπίζεται για φορολογικούς σκοπούς. Ένα περιουσιακό στοιχείο θεωρείται κυκλοφοριακό εάν έχει εξαντληθεί στο τρέχον ή το επόμενο έτος ή μπορεί εύκολα να μετατραπεί σε μετρητά. Η δαπάνη για την απόκτηση ενός κυκλοφορούντος περιουσιακού στοιχείου διαγράφεται στα βιβλία της εταιρείας κατά το έτος που αποκτάται το περιουσιακό στοιχείο.
Ένα πάγιο είναι ακίνητο που έχει μεγάλη ωφέλιμη ζωή και δεν μπορεί εύκολα να πουληθεί ή να μετατραπεί σε μετρητά. Αυτού του είδους τα ακίνητα δεν μπορούν να εξοδοποιηθούν κατά το έτος που αποκτάται. Ο φορολογικός κώδικας απαιτεί το κόστος των πάγιων περιουσιακών στοιχείων να αποσβένεται κατά τη διάρκεια της ωφέλιμης ζωής του, που σημαίνει ότι ολόκληρο το κόστος πρέπει να κατανεμηθεί στα χρόνια που θα χρησιμοποιηθεί το ακίνητο και να αφαιρείται ίσο μέρος κάθε χρόνο. Τα ακίνητα αποσβένονται κάθε χρόνο, κάτι που είναι άλλο ένα έξοδο που πρέπει να καταγράψει η εταιρεία στο λογιστικό της σύστημα.
Οι κεφαλαιουχικές δαπάνες είναι χρήματα που δαπανώνται για PP&E. Υπάρχουν δύο τύποι ταμειακών δαπανών που θα χαρακτηρίσουν το έξοδο ως κεφάλαιο για φορολογικούς σκοπούς. Εάν μια εταιρεία αγοράσει οτιδήποτε θεωρείται πάγιο περιουσιακό στοιχείο, η δαπάνη είναι κεφαλαιουχική δαπάνη. Κεφάλαια θεωρούνται και τα έξοδα για την αναβάθμιση ενός παγίου ή την παράταση της ωφέλιμης ζωής του. Οποιαδήποτε δαπάνη χρημάτων για την απόκτηση ενός κυκλοφορούντος περιουσιακού στοιχείου θεωρείται αντίθετα ως λειτουργική δαπάνη (opex).
Η σημασία της ταξινόμησης των κεφαλαιουχικών δαπανών σχετίζεται κυρίως με τη φορολογική μεταχείριση, αλλά έχει και άλλες συνέπειες για τις χρηματοοικονομικές λειτουργίες μιας εταιρείας. Οι επιχειρήσεις λειτουργούν σύμφωνα με έναν ετήσιο προϋπολογισμό και οι επιχειρησιακοί προϋπολογισμοί διαχειρίζονται τις ταμειακές ροές κατά τη διάρκεια ενός οικονομικού έτους. Τα πάγια στοιχεία ενεργητικού καταχωρούνται χωριστά σε έναν κεφαλαιουχικό προϋπολογισμό που αντανακλά μόνο τις κεφαλαιουχικές δαπάνες. Η αγορά ή η ανάπτυξη PP&E απαιτεί συνήθως μεγάλες δαπάνες σε μετρητά, πολύπλοκη χρηματοδότηση και ένα σχέδιο εξαγορών που εκτείνεται σε πολλά χρόνια, το οποίο απαιτεί από τη διοίκηση να προσδιορίσει εκ των προτέρων τα περιουσιακά στοιχεία, ώστε να μπορούν να λογιστικοποιηθούν σωστά στο οικονομικό σχέδιο της εταιρείας.