Ένας συντονιστής έργου είναι ένας διοικητικός επαγγελματίας που διασφαλίζει ότι τα άτομα και οι πόροι που αφιερώνονται στην ολοκλήρωση ενός στόχου χρησιμοποιούνται κατάλληλα. Μερικές φορές ονομάζεται επίσης διαμεσολαβητής έργου, αυτό το άτομο συνήθως εργάζεται υπό τον διαχειριστή για να υποστηρίξει μία ή περισσότερες ομάδες έργου. Συνήθως αναμένεται να κάνει έναν συνδυασμό ευθυνών, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης του προγραμματισμού και της επικοινωνίας μεταξύ των μελών της ομάδας, του συντονισμού των υλικών της συνάντησης και της βοήθειας των μελών με τη μεταφορά ή τη μετεγκατάσταση εάν είναι απαραίτητο. Η είσοδος στην καριέρα απαιτεί συχνά ένα υπόβαθρο σε έναν τομέα που σχετίζεται με τους στόχους του έργου και μεγάλη εμπειρία εργασίας με ομάδες και ως ηγέτης ομάδας.
Ανάγκη συντονιστών
Τα μεγάλα έργα εντός μιας εταιρείας ή μεταξύ δύο ή περισσότερων ξεχωριστών οργανισμών απαιτούν συχνά από έναν διαχειριστή να επιβλέπει όλα όσα γίνονται. Καθώς ένα έργο γίνεται πιο περίπλοκο, με πρόσθετες εργασίες ή περισσότερα μέλη της ομάδας, καθίσταται συχνά αδύνατο για έναν μόνο διευθυντή να χειριστεί όλα όσα εμπλέκονται στη λειτουργία της ομάδας. Εδώ έρχεται ένας συντονιστής έργου. Αναλαμβάνει κάποιες από τις ευθύνες του διευθυντή για να διασφαλίσει την επίτευξη των στόχων του έργου.
Κοινά καθήκοντα
Ο συντονισμός συναντήσεων και άλλων συνεδρίων αποτελεί σημαντική λειτουργία του συντονιστή του έργου. Εάν η εργασία περιλαμβάνει συνεργασία μεταξύ πολλών ατόμων από διαφορετικά τμήματα ή οργανισμούς, για παράδειγμα, τότε αυτός ή αυτή βεβαιώνεται ότι όλοι γνωρίζουν πότε έχει προγραμματιστεί μια συνάντηση και βρει ένα μέρος που μπορεί να φιλοξενήσει όλους τους παρευρισκόμενους. Μεγάλο μέρος της εργασίας που πραγματοποιείται από έναν συντονιστή περιλαμβάνει συνομιλία με διάφορα μέλη της ομάδας και παρακολούθηση συναντήσεων με συναδέλφους.
Εκτός από την παροχή διοικητικής βοήθειας, ένας συντονιστής έργου μπορεί επίσης να απαιτείται να χειρίζεται ταξίδια και διαμονή. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μόνο την οργάνωση της μεταφοράς για όλα τα μέλη της ομάδας στις εκτός έδρας συναντήσεις με αυτοκίνητο. Σε περιπτώσεις όπου η ομάδα αποτελείται από μέλη από μια ευρεία περιοχή ή ακόμη και άλλες χώρες, ένας συντονιστής έργου μπορεί να χρειαστεί να βοηθήσει τα μέλη της ομάδας να μεταφερθούν προσωρινά ή μόνιμα πιο κοντά στο μέρος όπου πραγματοποιούνται οι περισσότερες συναντήσεις. Σε αυτό το σενάριο, αυτός ή αυτή μπορεί να βοηθήσει με τα καταλύματα ταξιδιού και στέγασης, να αντιμετωπίσει τα χαρτιά μετανάστευσης και να βοηθήσει τα μέλη να προσαρμοστούν σε ένα νέο περιβάλλον.
Προσόντα
Καθώς τα περισσότερα έργα περιλαμβάνουν τη συνεργασία ομάδων ανθρώπων, τα άτομα που αναλαμβάνουν ρόλους συντονισμού συχνά χρειάζονται ισχυρές δεξιότητες επικοινωνίας. Η διαχείριση του χρόνου είναι επίσης κρίσιμη, επομένως οι καλοί συντονιστές έργων πρέπει συνήθως να είναι σε θέση να εκτελούν πολλαπλές εργασίες και να τηρούν αποτελεσματικά τις προθεσμίες. Η πρόσθετη εμπειρία να είσαι μέλος μιας ομάδας ή να ηγηθείς μιας ομάδας είναι επίσης σημαντική.
Μια εκπαιδευτική εστίαση σε έναν συγκεκριμένο τομέα είναι συχνά χρήσιμη επίσης. Για παράδειγμα, ένας συντονιστής μιας ομάδας ανάπτυξης λογισμικού μπορεί να έχει πτυχίο προγραμματισμού ή μηχανικής λογισμικού. Όταν ο συντονιστής καταλάβει τι κάνει η ομάδα, μπορεί να βοηθήσει καλύτερα την ομάδα να πετύχει τους στόχους της.
Μισθός και άλλα μπόνους
Αυτή η θέση είναι συχνά σχετικά υψηλή σε μια εταιρεία, οπότε ένας συντονιστής έργου συνήθως πληρώνεται περισσότερο από άλλα μέλη της ομάδας, αν και εξακολουθεί να εργάζεται υπό τον διευθυντή. Ορισμένοι εργοδότες προσφέρουν επίσης μπόνους για να διασφαλίσουν ότι ένα έργο ολοκληρώνεται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα και εντός του προϋπολογισμού που έχει διατεθεί. Καθώς οι εταιρείες αναλαμβάνουν μεγαλύτερα έργα, συχνά αναγνωρίζουν πόσο σημαντική είναι μια καλά οργανωμένη ομάδα. Τα άτομα με το απαραίτητο υπόβαθρο και δεξιότητες στον συντονισμό έργων μπορούν συνήθως να βρουν δουλειά με ένα ευρύ φάσμα εργοδοτών.