Οι κάρτες Kanban αποτελούν ουσιαστικό μέρος οποιουδήποτε συστήματος kanban. Οι κάρτες χρησιμοποιούνται σε εγκαταστάσεις παραγωγής για να σηματοδοτήσουν ότι ένα εξάρτημα ή υλικό εξαντλείται και πρέπει να αντικατασταθεί. Κάθε κάρτα kanban δίνει συγκεκριμένες πληροφορίες για το τι χρειάζεται και πόσο ακριβώς χρειάζεται.
Αυτές οι κάρτες αναπτύχθηκαν αρχικά από την Taiichi Ohno στα τέλη της δεκαετίας του 1940 για χρήση σε εργοστάσια Toyota®. Ο Ohno δανείστηκε τη λέξη kanban από τα ιαπωνικά, η οποία αρχικά αναφερόταν σε περίτεχνες ξύλινες ή μεταλλικές πινακίδες που χρησιμοποιήθηκαν ως εμπορικά σήματα στην Ιαπωνία του 17ου αιώνα. Από τα μέσα του 20ου αιώνα, λιγότερο περίτεχνες κάρτες kanban χρησιμοποιούνται σε εργοστάσια σε όλο τον κόσμο για τη μείωση του κόστους.
Ο σκοπός ενός συστήματος kanban είναι να μειώσει το κόστος ελέγχοντας τα αποθέματα. Το υπερβολικό απόθεμα σπαταλά χώρο και οι εργαζόμενοι χάνουν χρόνο τοποθετώντας επιπλέον υλικά στην αποθήκευση και μεταφέροντάς τα αργότερα. Καμία επιχείρηση, ωστόσο, δεν θέλει να ξεμείνει από ένα αντικείμενο και να κάνει τους πελάτες να περιμένουν. Η σωστή χρήση των καρτών kanban διασφαλίζει ότι υπάρχει αρκετό απόθεμα διαθέσιμο για κανονική λειτουργία με πολύ μικρό απόθεμα.
Οι κάρτες Move, οι οποίες είναι επίσης γνωστές ως κάρτες μεταφοράς, και οι κάρτες παραγωγής είναι οι δύο κύριοι τύποι καρτών kanban. Μια κάρτα μετακίνησης χρησιμοποιείται για να ζητήσει τη μεταφορά υλικών από έναν σταθμό εργασίας ή χώρο αποθήκευσης σε έναν άλλο εντός μιας εγκατάστασης παραγωγής. Αυτό χρησιμοποιείται συχνότερα για κοινά εξαρτήματα, όπως βίδες και μπουλόνια, που μπορούν να διατηρηθούν κυρίως σε ένα μέρος, έτσι ώστε να μην καταλαμβάνουν πολύ χώρο σε μια συγκεκριμένη θέση εργασίας.
Οι κάρτες παραγωγής σηματοδοτούν ότι πρέπει να παραχθεί περισσότερο μέρος, είτε με κατασκευή εντός της εγκατάστασης είτε με παραγγελία από έναν προμηθευτή. Η κάρτα σήματος ή υλικού είναι ένας τύπος κάρτας παραγωγής που λέει στους διαχειριστές να παραγγείλουν ένα συγκεκριμένο υλικό. Οι κάρτες προμηθευτών μπορούν να αποσταλούν απευθείας σε έναν προμηθευτή για να παραγγείλει περισσότερο απόθεμα.
Μια θέση kanban είναι η κεντρική τοποθεσία για όλες τις κάρτες kanban. Όταν κάτι χρειάζεται, ένας υπάλληλος θα βάλει την κατάλληλη κάρτα στο τμήμα της θέσης kanban για νέες παραγγελίες. Όταν ένας διευθυντής κάνει μια παραγγελία, θα τοποθετήσει την αντίστοιχη κάρτα kanban στην ενότητα για είδη που έχουν παραγγελθεί αλλά δεν έχουν παραληφθεί.
Στα περισσότερα συστήματα, όταν το αντικείμενο έχει παραληφθεί, τοποθετείται μαζί του η κάρτα kanban. Καθώς το απόθεμα εξαντλείται, η κάρτα kanban θα γίνει ορατή και ένας υπάλληλος θα τοποθετήσει την κάρτα στο post kanban για να κάνει την παραγγελία. Σε άλλα συστήματα, όλες οι κάρτες παραμένουν στη θέση τους. Εάν ένα αντικείμενο δεν παραγγέλνεται ή δεν περιμένει αποστολή, απλώς θα αρχειοθετηθεί με τις άλλες κάρτες kanban μέχρι να χρειαστεί.