Συνήθως, ένας πίνακας kanban είναι ένα φυσικό διάγραμμα που βρίσκεται σε μια κεντρική περιοχή ενός εργοστασίου παραγωγής. Έχει σχεδιαστεί για να διατηρεί τους στόχους και τις εργασίες του έργου ιδιαίτερα ορατούς για όλα τα μέλη της ομάδας. Οι πίνακες Kanban είναι διατεταγμένοι σε σειρές και στήλες, με κάθε στήλη ή σειρά να αντιπροσωπεύει έναν συγκεκριμένο στόχο, έργο ή μέλος της ομάδας. Οι κάρτες ή τα εισιτήρια τοποθετούνται σε αυτό το σύστημα πλέγματος για να αντιπροσωπεύουν βήματα ή εργασίες που σχετίζονται με καθέναν από αυτούς τους στόχους. Τα απλά έργα μπορεί να απαιτούν μόνο δώδεκα κάρτες, ενώ τα πολύπλοκα έργα μπορεί να περιλαμβάνουν εκατοντάδες κάρτες kanban.
Οι σανίδες Kanban είναι ένα κοινό εργαλείο που χρησιμοποιείται στη λιτή κατασκευή. Κατά τη διάρκεια της λιτής κατασκευής, ή ακριβώς στην έγκαιρη κατασκευή, οι εταιρείες προσπαθούν να ελαχιστοποιήσουν τα απόβλητα όσον αφορά τα υλικά, τον εξοπλισμό και τον χρόνο. Οι κατασκευαστές που χρησιμοποιούν αυτή τη στρατηγική επικεντρώνονται στη διασφάλιση ότι κάθε δολάριο και λεπτό που δαπανάται στην παραγωγή έχει κέρδος. Οι πίνακες Kanban, οι οποίοι ονομάζονται από έναν ιαπωνικό όρο για πινακίδες ή πινακίδες, βοηθούν αυτές τις εταιρείες να βελτιστοποιήσουν τον προγραμματισμό και τις λίστες εργασιών.
Οι κάρτες που χρησιμοποιούνται στους πίνακες kanban είναι συχνά χρωματικές, ώστε τα μέλη της ομάδας να μπορούν εύκολα να ταξινομήσουν τις εργασίες. Δουλειές υψηλής προτεραιότητας μπορεί να γράφονται σε κόκκινες κάρτες, για παράδειγμα, ενώ ένας συγκεκριμένος υπάλληλος μπορεί να αναζητήσει πράσινες κάρτες για να βρει τις ευθύνες του. Οι κάρτες μπορεί να είναι αυτοκόλλητες ή να χωρούν σε υποδοχές που είναι ενσωματωμένες σε κάθε πίνακα. Καθώς οι εργασίες ολοκληρώνονται ή προσαρμόζονται, η κάρτα μετακινείται από τον πίνακα ή τοποθετείται σε ξεχωριστό τμήμα. Μπορούν να προστεθούν νέες εργασίες ανά πάσα στιγμή, απλά προσθέτοντας μια νέα κάρτα.
Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν εικονικούς πίνακες kanban αντί για φυσικούς για να διευκολύνουν την επικοινωνία. Οι κατασκευαστές βασίζονται σε ειδικό λογισμικό σχεδιασμού έργων για να δημιουργήσουν αυτές τις πλακέτες, οι οποίες συχνά μοιάζουν πολύ με τις φυσικές αντίστοιχές τους. Οι χρήστες μπορούν να προσθέσουν ή να αφαιρέσουν εργασίες με το πάτημα ενός ποντικιού ή ακόμα και να σύρουν και να αποθέσουν κάρτες σε διάφορα μέρη του πίνακα. Αυτός ο τύπος εφαρμογής χρησιμεύει ως ένας αποτελεσματικός τρόπος για τα μέλη της ομάδας σε διαφορετικές τοποθεσίες να συνεργαστούν σε ένα έργο.
Οι πίνακες Kanban έχουν σχεδιαστεί για να εξαλείφουν τα εμπόδια στην κατασκευή και να κρατούν όλα τα μέλη της ομάδας στην ίδια σελίδα. Χρησιμεύουν ως μια συνεχής υπενθύμιση των εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθούν για την επίτευξη των στόχων της εταιρείας. Οι εργαζόμενοι δεν μένουν μπερδεμένοι ή ασαφείς σχετικά με τη σειρά με την οποία πρέπει να εκτελούνται οι εργασίες, επομένως είναι καλύτερα εξοπλισμένοι για να εκτελούν τις εργασίες τους. Όπως και η λιτή κατασκευή, οι σανίδες kanban έχουν σχεδιαστεί για να εξαλείφουν τα απόβλητα και να μεγιστοποιούν την παραγωγικότητα και το κέρδος.