Τα συστήματα Kanban χρησιμοποιούνται για να σηματοδοτούν πότε πρέπει να παραχθεί ή να παραγγελθεί ένα υλικό και πόσο χρειάζεται. Είναι ένας τύπος συστήματος έλξης που βασίζεται στη ζήτηση των πελατών και στο οποίο τα υλικά κατασκευάζονται μόνο όταν χρειάζονται. Ένα σύστημα kanban είναι ένας τύπος λιτής κατασκευής και προσπαθεί να μην έχει περισσότερο υλικό από ό,τι είναι απαραίτητο.
Τα πρώτα συστήματα kanban αναπτύχθηκαν από την Taiichi Ohno για χρήση από την κατασκευή της Toyota®. Στα μέσα της δεκαετίας του 1900, ο Ohno μελέτησε στρατηγικές απογραφής που χρησιμοποιούνται στα σούπερ μάρκετ. Πολλά σούπερ μάρκετ στην πραγματικότητα λειτουργούν σαν σύστημα kanban και διαθέτουν κάρτες για κάθε τύπο αντικειμένου που πωλείται. Ο Ohno πήρε ό,τι έμαθε από τα σούπερ μάρκετ και το εφάρμοσε στην κατασκευή.
Αργότερα, η Toyota εξέδωσε έξι κανόνες για να καθοδηγήσει το σύστημα kanban. Οι περισσότεροι από αυτούς τους κανόνες αφορούν την παραγγελία μόνο ό,τι χρειάζεται για να διατηρηθεί ο ρυθμός παραγωγής όσο το δυνατόν πιο σταθερός. Κάθε φορά που διαπιστώνεται κάποιο ελάττωμα, πρέπει να επιδιορθώνεται αμέσως ή να απορρίπτεται. Εάν ένα ελαττωματικό προϊόν αφεθεί να κατέβει σε μια γραμμή συναρμολόγησης, χάνεται χρόνος και χρήμα.
Τα οπτικά βοηθήματα χρησιμοποιούνται στα συστήματα kanban για να δείξουν πότε χρειάζεται ένα συγκεκριμένο εξάρτημα. Αυτά τα οπτικά βοηθήματα είναι συνήθως κάρτες kanban που διαθέτουν το όνομα, την εικόνα, τον κωδικό και την ποσότητα του εξαρτήματος που απαιτείται. Οι κάρτες Kanban συχνά προσαρτώνται σε ένα κοντέινερ όπου γίνονται ορατές μόλις η ποσότητα φτάσει σε ένα σημείο όπου πρέπει να παραγγελθούν περισσότερες.
Ένα σταθερό επίπεδο ζήτησης είναι σχεδόν απαίτηση για τα συστήματα kanban. Οι εταιρείες που παράγουν εποχιακά είδη, όπως στολές χιονιού ή παιχνίδια παραλίας, πρέπει να προσαρμόσουν τον αριθμό τους ανάλογα με την εποχή. Διαφορετικά, θα υπάρχει πάρα πολύ απόθεμα εκτός εποχής και πολύ λίγο απόθεμα όταν χρειάζεται.
Τα συστήματα Kanban είναι επίσης ένα εργαλείο για την επίτευξη της παραγωγής ακριβώς στην ώρα (JIT). Η κατασκευή JIT συμβαίνει όταν μια εγκατάσταση έχει σταθερό ρυθμό παραγωγής. Σε μια γραμμή συναρμολόγησης, κάθε σταθμός πρέπει να τελειώνει ακριβώς την κατάλληλη στιγμή για να διατηρείται η γραμμή σε κίνηση. Τα συστήματα Kanban διασφαλίζουν ότι κανένα υλικό δεν ξεμένει ποτέ εντελώς, έτσι η γραμμή δεν σταματά ποτέ να κινείται.
Αν και το σύστημα kanban δημιουργήθηκε αρχικά για να χρησιμοποιεί κάρτες kanban για κάθε είδος, ορισμένες εγκαταστάσεις παραγωγής χρησιμοποιούν τώρα άλλα είδη. Άλλα σήματα, όπως τετράγωνα kanban ή μπάλες του γκολφ, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να σηματοδοτήσουν την ανάγκη για περισσότερο υλικό σε έναν σταθμό εργασίας. Ορισμένες εγκαταστάσεις παραγωγής έχουν ακόμη εφαρμόσει ηλεκτρονικά συστήματα kanban.