Η διαφορά μεταξύ θυγατρικών και γενικών λογαριασμών είναι λειτουργική. Το γενικό καθολικό μιας εταιρείας είναι το βιβλίο των λογαριασμών ανώτερης βαθμίδας που συνθέτουν το λογιστικό της σύστημα. Το θυγατρικό καθολικό είναι ένας υπολογαριασμός ενός λογαριασμού γενικού καθολικού. Τα γενικά καθολικά καταγράφουν συναλλαγές στοιχείων γραμμής σε κύριες κατηγορίες λογαριασμών. Τα θυγατρικά καθολικά παρέχουν τις λεπτομέρειες για ένα από αυτά τα στοιχεία γραμμής, δημιουργώντας έναν ξεχωριστό μίνι λογαριασμό για το στοιχείο που μπορεί να παρακολουθεί συναλλαγές που αφορούν συγκεκριμένα αυτό το στοιχείο.
Όλες οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να διατηρούν σύστημα τήρησης βιβλίων από κρατικούς φορείς. Οι μικρότερες επιχειρήσεις διατηρούν βιβλία, ώστε οι φορολογικές αρχές να μπορούν να εισπράττουν φόρους πωλήσεων, απασχόλησης και εισοδήματος σε περιοδική βάση. Οι μεγάλες δημόσιες εταιρείες έχουν αυτές τις ευθύνες και καλούνται επίσης από τις ρυθμιστικές αρχές των κρατικών τίτλων να διατηρούν ένα σύστημα τήρησης βιβλίων για να αναφέρουν την οικονομική θέση της εταιρείας στους επενδυτές. Παρόλο που οι μη δημόσιες επιχειρήσεις μπορούν τεχνικά να διατηρούν οποιοδήποτε είδος συστήματος τήρησης βιβλίων που αντικατοπτρίζει με ακρίβεια τα έσοδα και τα έξοδα, πολλές συμμορφώνονται με τα συστήματά τους με τα πρότυπα που ορίζουν οι δημόσιες εταιρείες. Οι δημόσιες εταιρείες χρησιμοποιούν ένα σύστημα διπλής λογιστικής που συμμορφώνεται με τα πρότυπα που ορίζονται από τις διεθνείς και εθνικές επιτροπές αναθεώρησης λογιστικών προτύπων.
Η διπλή λογιστική είναι ένα σύστημα που παρακολουθεί επτά τύπους λογαριασμών:
ακίνητη περιουσία
υποχρεώσεις
έσοδα
έξοδα
κέρδη
απώλειες
ίδια κεφάλαια
Αυτοί οι λογαριασμοί ονομάζονται συλλογικά γενικό καθολικό. Το γενικό καθολικό διατηρεί γενικούς λογαριασμούς που εμπίπτουν στις επτά κατηγορίες λογαριασμών. Για παράδειγμα, οι επιχειρήσεις έχουν συνήθως λογαριασμούς γενικού καθολικού για πάγια περιουσιακά στοιχεία, κυκλοφορούν ενεργητικό, τρέχουσες υποχρεώσεις, μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις, έσοδα από πωλήσεις και διοικητικά έξοδα. Οι εγγραφές γίνονται σε αυτούς τους λογαριασμούς χρησιμοποιώντας αντισταθμιστικές σημειώσεις χρέωσης και πίστωσης.
Δεδομένου ότι οι λογαριασμοί γενικού καθολικού είναι λογαριασμοί κορυφαίου επιπέδου που μπορούν να περιέχουν δευτερεύοντα στοιχεία, τα θυγατρικά λογιστικά βιβλία χρησιμοποιούνται για την παροχή τεκμηριωτικών λεπτομερειών σε ένα στοιχείο γραμμής λογαριασμού. Οι λογαριασμοί θυγατρικών και γενικών λογαριασμών έχουν μια εξαρτημένη σχέση, αλλά ο τρόπος με τον οποίο ένα άτομο διαχειρίζεται τους δύο τύπους λογαριασμών και εισάγει πληροφορίες είναι ο ίδιος. Η διαφορά μεταξύ θυγατρικών και γενικών λογαριασμών έγκειται απλώς στον τρόπο χρήσης των λογαριασμών.
Για παράδειγμα, ένας χονδρέμπορος θα διατηρούσε συνήθως έναν λογαριασμό εσόδων για τις πωλήσεις. Αυτός ο λογαριασμός είναι ένας λογαριασμός γενικού καθολικού κορυφαίου επιπέδου, επειδή συλλέγει όλες τις πληροφορίες πωλήσεων ανά περίοδο. Ο χονδρέμπορος πιθανότατα έχει λογαριασμούς πελατών, ωστόσο, που συνθέτουν τα στοιχεία των πωλήσεων και μπορεί να καταχωρηθούν στο γενικό καθολικό τοποθετώντας τον κάθε πελάτη σε ξεχωριστή γραμμή με το συνολικό ποσό των πωλήσεων για κάθε πελάτη για το έτος. Στο λογιστικό σύστημα, ο λογαριασμός πωλήσεων γενικού καθολικού θα μπορούσε να έχει θυγατρικά καθολικά συνδεδεμένα σε αυτόν για κάθε πελάτη. Οι μεμονωμένες συναλλαγές που αφορούν συγκεκριμένα τον συγκεκριμένο πελάτη θα καταγράφονται στον λογαριασμό θυγατρικής του πελάτη ως λεπτομέρεια του συνολικού ποσού που καταγράφεται στο γενικό καθολικό.
Οι λογαριασμοί θυγατρικών και γενικού καθολικού ελέγχουν και ισοσκελίζουν ο ένας τον άλλον. Η γραμμή γενικού καθολικού ότι τα στοιχεία του καθολικού της θυγατρικής ονομάζεται λογαριασμός ελέγχου. Το σύνολο των συναλλαγών στο θυγατρικό καθολικό πρέπει να ισούται με το ποσό στην αντίστοιχη γραμμή του λογαριασμού γενικού καθολικού, ώστε οι λογαριασμοί να παραμένουν σε ισορροπία.