Η συμφωνία γενικού καθολικού είναι ένα κρίσιμο βήμα για τη διασφάλιση ότι οι οικονομικές δραστηριότητες ενός οργανισμού έχουν καταγραφεί σωστά, έτσι ώστε η οικονομική κατάσταση του οργανισμού να μπορεί να είναι αξιόπιστη ως ακριβής αντανάκλαση της οικονομικής του κατάστασης. Η ίδια η συμφιλίωση αναφέρεται στη σύγκριση διαφορετικών αρχείων με σκοπό τη διασφάλιση της ακρίβειας και της συμφωνίας των αριθμών και, όταν δεν είναι, τη συμφωνία τους. Παρόμοια με τη συμφωνία του προσωπικού βιβλιαρίου επιταγών κάποιου, η συμφωνία γενικού καθολικού περιλαμβάνει την επαλήθευση ότι όλες οι συναλλαγές του οργανισμού κατά τη διάρκεια της περιόδου καταγράφηκαν σωστά. Η συμφιλίωση ενός γενικού καθολικού, φυσικά, είναι πολύ πιο περίπλοκη και συχνά μηχανογραφημένη. ακόμα κι έτσι, η συμφιλίωση του γενικού καθολικού μιας μεγάλης εταιρείας μπορεί μερικές φορές να πάρει μέρες.
Το πρώτο βήμα στη διαδικασία συμφιλίωσης γενικών βιβλίων είναι να διασφαλιστεί ότι οι υπεύθυνοι για τη συμφιλίωση δεν συμμετέχουν στην απόσπαση των λογαριασμών του. Η ύπαρξη ενός συστήματος ελέγχων και ισορροπιών είναι απαραίτητη για την πρόληψη της απάτης ή της υπεξαίρεσης. Ομοίως, θα πρέπει να τηρείται ένα σύγχρονο, μόνιμο αρχείο όλων των συναλλαγών. Για παράδειγμα, όλα τα έσοδα θα πρέπει να καταγράφονται αμέσως και να κατατίθενται καθημερινά στην τράπεζα. Οι διαφορές μεταξύ των ποσών που κατατίθενται στην τράπεζα και των εσόδων μπορεί να είναι απλώς γραφειακά λάθη, αλλά μπορεί επίσης να αποκαλύψουν απάτη.
Τα ποσά των εγγραφών στα δευτερεύοντα λογιστικά βιβλία καταχωρούνται σε “συμφιλίωση λογαριασμών” στο γενικό βιβλίο. Οι εγγραφές στα λογιστικά βιβλία της θυγατρικής, όπως οι πληρωτέοι λογαριασμοί ή οι εισπρακτέοι λογαριασμοί, θα πρέπει να συγκρίνονται με τα δικαιολογητικά τους και το άθροισμα των εγγραφών σε κάθε θυγατρικό καθολικό θα πρέπει να συγκρίνεται με την αντίστοιχη εγγραφή τους στο γενικό καθολικό. Υπάρχει μια σειρά από διαφορετικά πιθανά λάθη που μπορεί να γίνουν κατά την απόσπαση σε ένα γενικό καθολικό, και τα περισσότερα από αυτά δεν περιλαμβάνουν απάτη ή υπεξαίρεση. Για παράδειγμα, τα στοιχεία μπορεί να καταχωρούνται με τα κατάλληλα ποσά σε μετρητά, αλλά σε λάθος λογαριασμό, ή τα στοιχεία σε μια ανάρτηση μπορεί να μεταφερθούν. Μια ενδελεχής συμφωνία γενικού καθολικού θα πρέπει να αποκαλύψει αυτά τα σφάλματα. Όταν εντοπίζονται σφάλματα ή αποκλίσεις, δεν πρέπει να διορθώνονται, αλλά να καταγράφονται χωριστά και να δημοσιεύονται ως συμβιβαστικές καταχωρήσεις.
Μία από τις πιο σημαντικές συμφωνίες γενικού καθολικού είναι η συμφωνία μετρητών, η οποία συγκρίνει τις εγγραφές στο βιβλίο με τα αρχεία τραπεζικών καταθέσεων. Αν και τα σφάλματα που αποκαλύφθηκαν σε αυτό το στάδιο μπορεί να είναι απλοί λανθασμένοι υπολογισμοί γραφείου, θα πρέπει να ληφθούν πολύ σοβαρά υπόψη. Εάν δεν εντοπιστούν, μπορεί να οδηγήσουν σε ανακρίβεια της οικονομικής θέσης της εταιρείας στην οικονομική κατάσταση, η οποία προέρχεται εξ ολοκλήρου από το γενικό καθολικό.
Ένα άλλο σημαντικό στοιχείο της συμφωνίας του γενικού καθολικού είναι το δοκιμαστικό υπόλοιπο, το οποίο απλώς συγκρίνει το άθροισμα όλων των χρεώσεων με το άθροισμα όλων των πιστώσεων. Εάν τα δύο σύνολα δεν είναι ίσα, οι λογαριασμοί είναι εκτός ισορροπίας και τουλάχιστον, το σφάλμα πρέπει να εντοπιστεί και να γίνει μια διορθωτική καταχώριση.
Ειδικά σε έναν μεγάλο οργανισμό, είναι ασύνετο να περιμένεις την προετοιμασία της οικονομικής κατάστασης για να συμβιβάσει το γενικό καθολικό. Αντ ‘αυτού, η εναρμόνιση των λογαριασμών των γενικών βιβλίων θα πρέπει να πραγματοποιείται σε συνεχή βάση καθώς γίνονται οι καταχωρίσεις και τα συστατικά που περιλαμβάνουν τα επικουρικά βιβλία θα πρέπει να αναθεωρούνται και να συμβιβάζονται όσο το δυνατόν συχνότερα. Ένα δοκιμαστικό υπόλοιπο θα πρέπει επίσης να λαμβάνεται όσο συχνά είναι εφικτό, αλλά σε καμία περίπτωση λιγότερο από μία φορά το μήνα.
SmartAsset.