Οι λογιστικές συναλλαγές χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση των περιουσιακών στοιχείων, των υποχρεώσεων και των ιδίων κεφαλαίων μιας εταιρείας. Οι περισσότερες εταιρείες καταγράφουν τις λογιστικές συναλλαγές σε ένα γενικό βιβλίο που αντικατοπτρίζει χρεώσεις και πιστώσεις. Τα χρηματοοικονομικά έγγραφα, όπως ο ισολογισμός, η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και η κατάσταση ταμειακών ροών βασίζονται στις συναλλαγές που καταγράφονται στο γενικό καθολικό. Οι βασικοί τύποι συναλλαγών που ενδέχεται να πραγματοποιηθούν θα επηρεάσουν τα μετρητά, τους εισπρακτέους λογαριασμούς και τους πληρωτέους λογαριασμούς μιας εταιρείας.
Όταν γίνονται λογιστικές συναλλαγές, οι χρεωστικές εγγραφές είτε αυξάνουν τα περιουσιακά στοιχεία είτε μειώνουν τις υποχρεώσεις. Οι πιστώσεις που γίνονται σε λογαριασμούς γενικού καθολικού μειώνουν τα περιουσιακά στοιχεία ή αυξάνουν τις υποχρεώσεις. Όσον αφορά τα ίδια κεφάλαια, οι χρεώσεις μειώνουν τις κοινές μετοχές και τα κέρδη εις νέον, ενώ οι πιστώσεις τα αυξάνουν. Τα έσοδα αυξάνονται με εγγραφές πιστώσεων και τα έξοδα αυξάνονται με χρεώσεις.
Ανά πάσα στιγμή, τα περιουσιακά στοιχεία πρέπει να ισούνται με τις υποχρεώσεις συν τα ίδια κεφάλαια μετόχων. Επομένως, οποιεσδήποτε λογιστικές συναλλαγές γίνονται θα πρέπει να έχουν ίση και αντίθετη επίδραση και στις δύο πλευρές της εξίσωσης. Για παράδειγμα, όταν μια εταιρεία εκδίδει κοινές μετοχές, θα πρέπει να γίνονται δύο ξεχωριστές εγγραφές. Το πρώτο θα ήταν μια αύξηση σε μετρητά για την αξία πληρωμής που ελήφθη και το δεύτερο θα ήταν μια αύξηση των κοινών μετοχών για να αντικατοπτρίζει το νέο χρηματικό ποσό των μετοχών που κυκλοφορούν.
Ομοίως, όταν μια εταιρεία λαμβάνει πληρωμή για υπηρεσίες που δεν έχουν ακόμη παρασχεθεί, θα πραγματοποιηθούν δύο λογιστικές συναλλαγές. Το ένα θα γίνει για να αυξηθούν τα μετρητά. Ένα άλλο θα αυξήσει το ποσό των μη δεδουλευμένων εσόδων. Αυτή η ταξινόμηση λογαριασμού θεωρείται υποχρέωση, δεδομένου ότι η εταιρεία εξακολουθεί να χρειάζεται να παρέχει τις υπηρεσίες.
Οι πληρωμές εξόδων τείνουν να καταλήγουν σε δύο συναλλαγές που μειώνουν τόσο τα περιουσιακά στοιχεία όσο και τα ίδια κεφάλαια. Για παράδειγμα, όταν μια εταιρεία πληρώνει ενοίκιο, θα κάνει μία συναλλαγή για να μειώσει τα μετρητά για το ποσό της δαπάνης. Αντίστοιχη εγγραφή θα γίνει για μείωση των ιδίων κεφαλαίων κατά το ίδιο ποσό.
Τυπικές συναλλαγές έναντι πληρωτέων λογαριασμών ενδέχεται να περιλαμβάνουν την αγορά ειδών γραφείου με πίστωση. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα μια καταχώρηση για αύξηση των προμηθειών κατά το χρηματικό ποσό που αγοράστηκε. Δεδομένου ότι οι προμήθειες θεωρούνται περιουσιακό στοιχείο, οι υποχρεώσεις θα πρέπει επίσης να αυξηθούν. Με βάση αυτό το σενάριο, οι πληρωτέοι λογαριασμοί θα αυξάνονται κατά το ίδιο ποσό.
Σε περίπτωση που μια εταιρεία παρέχει υπηρεσίες και στέλνει λογαριασμό για πληρωμή, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί θα αυξάνονται αντί για μετρητά. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η πληρωμή δεν έχει ακόμη ληφθεί, αλλά χρειάζεται ακόμη να χρεωθεί ένας λογαριασμός περιουσιακού στοιχείου. Η αντίστοιχη εγγραφή θα ήταν μια αύξηση στα ίδια κεφάλαια μετόχων στα έσοδα από υπηρεσίες.