Σε πολλά γραφεία και αίθουσες δικαστηρίων, οι μεταγραφείς δικτάφωνου χρησιμοποιούνται από ειδικούς στην πληροφόρηση για την καταγραφή και την επεξεργασία προφορικών λέξεων με σκοπό την τεκμηρίωση διαφόρων γεγονότων. Τα δικτάφωνα υπάρχουν από τις αρχές του 1900 και έχουν κοσμήσει τα γραφεία των επιχειρήσεων, των νομικών και των επαγγελματιών υγείας ως σημαντικό εργαλείο που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση πληροφοριών. Ο εξοπλισμός μεταγραφής χρησιμοποιείται συχνότερα από γιατρούς, γραμματείς και καταγραφείς δικαστηρίων, αλλά χρησιμοποιείται επίσης από συγγραφείς, δασκάλους και άλλους επαγγελματίες για την καταγραφή και επεξεργασία προφορικών σημειώσεων.
Αν και ο Αμερικανός εφευρέτης Τόμας Έντισον έπαιξε κρίσιμο ρόλο στην εφεύρεσή του, οι πρώτοι μεταγραφείς δικτάφωνου δεν ήταν επίσημα διαθέσιμοι στους καταναλωτές μέχρι το 1907, όταν το όνομα «Dictaphone» κατοχυρώθηκε από την Columbia Graphophone Company. Αυτή η πρώιμη έκδοση επέτρεψε στους χρήστες να ηχογραφήσουν τη φωνή τους σε κυλίνδρους κεριού που θα μπορούσαν να αναπαραχθούν για μελλοντική ακρόαση. Αυτή η πρωτόγονη συσκευή χρησιμοποιήθηκε συχνά για την καταγραφή μεγάλων ομιλιών πολιτικών και πολιτικών ηγετών εκείνης της εποχής.
Στη δεκαετία του 1950, λόγω των επιτευγμάτων στην τεχνολογία, ο μεταγραφέας δικτάφωνου μετατράπηκε σε μια μικρότερη μονάδα επιτραπέζιου υπολογιστή που χρησιμοποιούσε ταινία μαγνητικού συντονισμού ως υλικό εγγραφής. Οι σημερινοί μεταγραφείς δικτάφωνου μπορούν να είναι τόσο μικροί όσο ένα στυλό και διατίθενται σε δύο μορφές: κασέτα ή ψηφιακή αποθήκευση φωνής. Επιπλέον, πολλοί μεταγραφείς είναι πλέον ενσωματωμένοι σε συστήματα με δυνατότητα λογισμικού τηλεφώνου και υπολογιστή, γεγονός που δημιουργεί ένα πιο ασφαλές περιβάλλον στο οποίο αποθηκεύονται τεράστιες ποσότητες πληροφοριών.
Οι μεταγραφείς δικτάφωνου βρίσκονται σε πολλά γραφεία, καθώς επιτρέπουν στους χρήστες να ηχογραφούν τις προφορικές σημειώσεις τους για μελλοντική αναφορά. Ενώ ορισμένοι χρήστες δικτάφωνου επιλέγουν να διατηρούν τα αρχεία τους σε μορφή ηχογραφημένης φωνής, πολλοί άλλοι χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες μιας υπηρεσίας μεταγραφής για να κρύψουν τις προφορικές εγγραφές σε γραπτό κείμενο. Τις περισσότερες φορές, αυτό το καθήκον διεκπεραιώνεται από γραμματέα γραφείου, παρανομικό ή επαγγελματία μεταγραφέα, οι οποίοι είναι όλοι ικανοί στο να ακούν και να ηχογραφούν σημειώσεις σε γραπτές μορφές ειδικά για τη βιομηχανία.
Οι πρακτικές χρήσεις του μεταγραφέα δικτάφωνου περιλαμβάνουν ηχογράφηση σημειώσεων υπόθεσης για νομικές διαδικασίες, εκθέσεις ιατρικών εξετάσεων που δημιουργούνται από ιατρούς και ηχογράφηση δημόσιων και εταιρικών συναντήσεων. Επιπλέον, πολλοί επαγγελματίες, όπως συγγραφείς, δάσκαλοι και δημόσιοι ομιλητές, χρησιμοποιούν μεταγραφείς για να ηχογραφήσουν σημειώσεις που αργότερα μεταφράζονται σε γραπτά έργα, όπως εκθέσεις και βιβλία. Οι μεταγραφείς χρησιμοποιούνται επίσης συχνά από μαθητές που επιθυμούν να αποφύγουν τη λήψη γραπτών σημειώσεων ενώ βρίσκονται στην τάξη.
Με την άνοδο της τεχνολογίας αναγνώρισης φωνής και των φορητών συσκευών που περιλαμβάνουν εφαρμογές εγγραφής φωνής, ο παραδοσιακός μεταγραφέας υπαγόρευσης μπορεί να γίνει παρελθόν. Ωστόσο, όσο υπάρχουν πληροφορίες για δημιουργία και αποθήκευση, η μεταγραφή πιθανότατα θα συνεχίσει να αποτελεί πολύτιμη πτυχή της επιχειρηματικής δραστηριότητας στον κόσμο. Η διαχείριση της μεταγραφής στο σύνολό της απλώς θα γίνεται με πιο αποτελεσματικές και ασφαλείς μεθόδους από ό,τι μπορεί να προσφέρει ο παλιομοδίτικος εξοπλισμός υπαγόρευσης.